Che cos'è una riunione di comitato?

Cos'è un comitato?

Un comitato può essere molte cose diverse. Sul posto di lavoro, è possibile che vengano costituiti per gestire progetti o per consigliare la dirigenza di livello superiore su possibili cambiamenti. Anche lontano dal lavoro, è probabile che li incontriate nella vostra HMA locale, nella squadra sportiva dei vostri figli o a scuola. Sono ovunque.

Questo perché è uno dei modi più semplici per un gruppo di persone di riunirsi per affrontare un problema che richiede molte voci e competenze o per gestire un'organizzazione che non può essere portata avanti da una sola persona. Nel governo, i legislatori li usano per esaminare le leggi e nelle aziende per affrontare problemi specifici in un'area particolare o per l'organizzazione nel suo complesso.

La durata del comitato dipende dalla sua funzione. Un comitato consultivo può esistere solo fino al completamento di un progetto specifico. Mentre un comitato di gestione coinvolto nella gestione quotidiana di un'azienda esisterà per tutta la durata dell'azienda stessa.

Che cos'è una riunione di comitato?

Forse non vi sorprenderà sapere che, così come i comitati hanno forme e dimensioni diverse, anche le loro riunioni sono diverse.

Nel governo, ad esempio, le riunioni delle commissioni hanno una struttura molto formale. In questo caso, la frequenza, il numero legale e i verbali sono probabilmente stabiliti dalla legislazione. Nelle aziende, invece, possono svolgersi una volta al trimestre per controllare il processo di un progetto o per fornire un feedback. Non esiste un unico formato da etichettare come modello per tutti.

In genere, però, i partecipanti sono esperti in settori rilevanti, membri di team coinvolti in un progetto (in discussione), leader dell'organizzazione o qualcuno che può aiutare a riempire i vuoti e offrire una soluzione. Per esempio, un comitato direttivo coinvolge solo la leadership del progetto, insieme a consulenti che possono aiutare a dare un contesto alla ricerca.

Come per altri tipi di riunioni, la preparazione è la chiave del successo.

Assicuratevi di inviare l'ordine del giorno a tutti i partecipanti con largo anticipo. In questo modo non solo tutti saranno preparati, ma potranno anche fare domande su punti specifici e offrire suggerimenti che possano aiutare a far progredire le cose.

Sapere chi presiede la riunione, quali sono gli obiettivi della riunione e chi redige il verbale. In questo modo si rispetteranno le scadenze e si eviterà di tralasciare alcuni punti. Se il vostro comitato è legalmente vincolato a una particolare procedura, assicuratevi di sapere qual è e che venga rispettata.

Come programmare una riunione della commissione

Che si tratti della squadra di calcio locale o di un comitato ristretto del Senato, trovare un orario che metta d'accordo tutti è difficile. È qui che entra in gioco Doodle.

Utilizzando Sondaggio di gruppo è possibile selezionare il luogo, aggiungere eventuali note pre-riunione e offrire una serie di orari ai partecipanti. Saranno loro a decidere cosa va bene per loro e in pochi minuti avrete una data che va bene per tutti.

Doodle Professional consente inoltre di aggiungere il proprio marchio agli inviti alle riunioni, di eliminare gli annunci, di impostare scadenze e promemoria e di aggiungere lo strumento di videoconferenza preferito.

Se la riunione si tiene virtualmente, i link per le videoconferenze vengono aggiunti automaticamente all'e-mail inviata quando si seleziona un orario. Con un account Professional che include Microsoft Team, Google Meet e Webex.

Doodle vi permette di riunire facilmente il vostro comitato in pochi minuti senza dover inviare e-mail a ripetizione. Provatelo gratuitamente oggi stesso, senza bisogno di carta di credito.