¿Qué es una reunión de comisión?

¿Qué es un comité?

Un comité puede ser muchas cosas diferentes. En el trabajo, es posible que se formen para tratar proyectos o asesorar a la dirección sobre posibles cambios. Incluso fuera del trabajo, es probable que te los encuentres en tu AMPA local, en el equipo deportivo de tus hijos o en el colegio. Están por todas partes.

Es una de las formas más sencillas de que un grupo de personas se reúna para abordar un problema que requiere muchas voces y conocimientos, o para gestionar una organización que no puede hacer una sola persona. En el gobierno, los legisladores las utilizan para examinar la legislación, y en las empresas, para abordar problemas específicos, ya sea en un área concreta o para la organización en su conjunto.

Dependiendo de para qué sirva el comité, se determinará su duración. Un comité asesor puede existir sólo hasta que finalice un proyecto específico. En cambio, un comité de gestión que se ocupe del día a día de una empresa existirá mientras ésta exista.

¿Qué es una reunión de comité?

Quizá no le sorprenda saber que, del mismo modo que hay comités de todas las formas y tamaños, también hay reuniones.

En la Administración, por ejemplo, las reuniones de comité tienen una estructura muy formal. La legislación establece la frecuencia, el quórum y las actas. En las empresas, pueden celebrarse una vez al trimestre para comprobar el proceso de un proyecto o hacer comentarios. En realidad, no existe un formato único que pueda etiquetarse como modelo para todos.

Pero, por lo general, los asistentes son expertos en los campos pertinentes, miembros de los equipos implicados en un proyecto (en discusión), líderes de la organización o alguien que pueda ayudar a rellenar huecos y ofrecer una solución. Por ejemplo, en un comité directivo sólo participa la dirección del proyecto, junto con asesores que pueden ayudar a dar contexto a la investigación.

Como en otros tipos de reuniones, la preparación es la clave del éxito.

Asegúrese de enviar el orden del día a todos los asistentes con suficiente antelación. Así no sólo se asegurará de que todos estén preparados, sino que podrán hacer preguntas sobre puntos concretos y ofrecer sugerencias que ayuden a avanzar.

Sepa quién preside la reunión, cuáles son sus objetivos y quién levanta acta. Así se mantendrá todo puntual y se evitará que se pasen por alto puntos. Si tu comité está legalmente obligado a seguir un procedimiento concreto, asegúrate de que lo conoces y de que se cumple.

Cómo programar una reunión de comisión

Tanto si se trata de tu equipo de fútbol local como de un Comité Selecto del Senado, encontrar una hora en la que todos estén de acuerdo es difícil. Ahí es donde entra en juego Doodle.

Con Encuesta en grupo puedes seleccionar el lugar, añadir notas previas a la reunión y ofrecer una serie de horarios a los participantes. Ellos decidirán qué les viene bien y en cuestión de minutos tendrás una fecha que funcione para todos.

Doodle Professional también te permite añadir tu propia marca a las invitaciones de reunión, deshacerte de los anuncios, establecer fechas límite y recordatorios y añadir tu herramienta de videoconferencia favorita.

Si la reunión se celebra virtualmente, los enlaces de videoconferencia se añaden automáticamente al correo electrónico que se envía cuando se selecciona una hora. Con una cuenta Profesional que incluye Microsoft Team, Google Meet y Webex.

Doodle te lo pone fácil para que tu comité se reúna en cuestión de minutos sin rondas de correos electrónicos de ida y vuelta. Pruébalo gratis hoy mismo, sin necesidad de tarjeta de crédito.