Hoe de executive assistant van UVA met Doodle 2 dagen per maand bespaart op plannen
Doodle helpt bij het beheren van de agenda's van meerdere leidinggevenden en het inplannen van wel tien interne en externe vergaderingen per week.
Klaar om meer uit je tijd te halen? Bespreek het met een Doodle-expert.
Executive assistant Sarah vertelde ons hoe ze Doodle gebruikt om de agenda's van meerdere leidinggevenden te beheren en wekelijks wel tien interne en externe vergaderingen in te plannen – zonder er moe van te worden!
Zeg vaarwel tegen zinloos heen-en-weer gemail
Vergaderingen inplannen binnen een universiteit is ingewikkeld, zeker als daar interne en externe belanghebbenden of deelnemers van zowel de onderzoeks- als de bestuurskant bij betrokken zijn. Door Doodle in te zetten om een groot aantal botsende agenda's op elkaar af te stemmen, voorkomt Sarah tijdrovend vergaderadministratiewerk – goed voor twee bespaarde dagen per maand!
Zet de agenda's van je directie moeiteloos vast
Sarah's onofficiële functietitel is, tussen aanhalingstekens, 'super-temp', en dat is net zo veeleisend als het klinkt. Ze is een vliegende executive assistant: de ene dag boekt ze vergaderingen voor de COO van de universiteit, de volgende dag ondersteunt ze de VP.
Ondanks dat drukke schema glipt er bij vergaderingen niets tussendoor. Sarah beheert met Doodle de vergaderingen in al die agenda's, en ze is dolblij met het resultaat. Hoeveel mensen er ook bij een vergadering zijn, Sarah vindt in een handomdraai een tijd die iedereen schikt.
Met de introductie van Doodle's assistent voor het inplannen van afspraken, de Boekingspagina, kan Sarah meerdere online agenda's instellen waarin gasten rechtstreeks afspraken boeken in de agenda's van haar leidinggevenden.
"De vergaderingen die ik inplan, kunnen van alles zijn: met VP's van de hele universiteit, assistent-VP's, andere directeuren, COO's, CFO's, CTO's en bestuurders van verschillende afdelingen."
Voer complexe projecten moeiteloos uit, dankzij de hulp van Doodle
Toen Sarah een leiderschapsretraite moest organiseren voor honderden hooggeplaatste bestuurders en academische medewerkers van de universiteit, koos ze voor Doodle. Een tijd vinden die iedereen uitkwam was een pijnloos en bovendien razendsnel proces, en al snel kon ze door naar de volgende fases van de projectplanning.
Use cases: Evenementen, planning voor directieleden, teamvergaderingen, 1:1's, afspraken, meerdere agenda's
