Hoe Science Gallery weken bespaarde door wereldwijde vergaderingen in minuten in te plannen

We spraken met Katrina Enros, verantwoordelijk voor Global Engagement and Insights, over hoe Science Gallery Doodle gebruikt om vergaderingen te stroomlijnen, samenwerkingen te optimaliseren en hun unieke missie waar te maken.

Honderden vergaderingen met belanghebbenden over de hele wereld

Weken aan tijd bespaard.

Science Gallery nodigt het publiek uit om op verrassende en interactieve manieren kennis te maken met wetenschappelijk onderzoek. Samen met een netwerk van academische instellingen brengt Science Gallery uiteenlopende transdisciplinaire tentoonstellingen, evenementen en publieksprogramma's die de gemeenschap betrekken bij wetenschappelijk onderzoek en ruimte maken voor ontdekking op de plek waar wetenschap en kunst samenkomen.

Eenvoudig plannen (en opschalen) met Doodle

Bij Science Gallery draait alles om samenwerken: tijdens hun evenementen, maar ook om die evenementen van de grond te krijgen. Science Gallery stemt vergaderingen af met 130 interne medewerkers én met externe belanghebbenden en potentiële partners. Dankzij Doodle kunnen ze op grote schaal en over instellingen heen vergaderingen inplannen, zonder gedoe. Katrina schat dat het hun soms weken heen-en-weergemail heeft bespaard om een tijdstip vast te leggen. Katrina zegt: '...het zorgt er zelfs voor dat we vergaderingen hebben die anders misschien niet zouden plaatsvinden.'

“We hebben veel te maken met potentiële leden, van wie we de agenda niet kunnen inzien... Doodle werkt daarvoor als een handige schakel.”

Platformonafhankelijk plannen met Doodle

Science Gallery gebruikt één agendatool, maar veel van hun externe partners hebben voor een andere gekozen. Gelukkig werkt Doodle op alle platforms. Katrina vindt dat vooral handig bij het benaderen van potentiële partners. Ook als Science Gallery hun agenda's niet kan inzien, kunnen ze toch afspraken maken zonder tijdrovend heen-en-weergemail.

Doodle 1:1 is de perfecte oplossing voor een gesprek onder vier ogen

Met partners van Dublin tot Detroit moet Katrina vaak afspraken inplannen over meerdere tijdzones heen. Een tijdstip vinden voor een korte 1:1 met de partners van Science Gallery in Melbourne was een bijzondere uitdaging: de enige momenten die werkten, vielen buiten de kantooruren in Melbourne. Maar met Doodle 1:1 kunnen de partners in Melbourne zelf een tijdstip buiten kantooruren voorstellen dat hun uitkomt. Nog meer voordelen van Doodle 1:1? Katrina is fan van de strakke, overzichtelijke URL met het domein van Science Gallery en van het feit dat je die zo makkelijk kunt delen.

Toepassingen: Teamvergaderingen, externe belanghebbenden, wereldwijd plannen, evenementen, 1:1-afspraken