Vind binnen enkele minuten het beschikbare tijdvak voor je groep

Stel je voor: je bent een project of campagne aan het plannen en je team moet een brainstormsessie inplannen. Maar met ieders drukke agenda’s en wisselende beschikbaarheid lijkt het onmogelijk om een tijdstip te vinden dat voor iedereen past, tenzij dat pas over weken of zelfs maanden is. In een ander scenario werk je samen met meerdere klanten en coördineer je vergaderingen tussen verschillende tijdzones en bedrijven. Het planningsproces is behoorlijk ingewikkeld en je bent constant alles driemaal aan het controleren.

Dit zijn maar twee voorbeelden van frustraties rond planning, die helaas bij het werk hoort. Als dit je bekend in de oren klinkt, ben je niet de enige.

De nadelen van het handmatig zoeken naar beschikbare tijdvakken

Normaal gesproken gaat het plannen van vergaderingen gepaard met heen-en-weer-mailen of berichten sturen, waarbij de organisatoren handmatig moeten zoeken naar beschikbare tijdstippen die voor iedereen passen. Deze methode kost niet alleen veel tijd, maar vergroot ook de kans op gemiste kansen of fouten in de planning. Fouten kunnen variëren van overlappende afspraken tot verkeerd gespelde namen. Dit belemmert de productiviteit, vooral voor mensen die veel met anderen samenwerken.

De voordelen van het gebruik van planningstools

Druk op Enter planningsdiensten. Gelukkig gaat de technologie steeds vooruit, en dat geldt ook voor de manier waarop we vergaderingen plannen. Je kunt gebruikmaken van planningshulpmiddelen, want die bieden efficiënte oplossingen en optimaliseren processen. Het versnellen van het planningsproces is een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van planningshulpmiddelen. In plaats van berichten te sturen om de beschikbaarheid van iedereen te peilen, kun je gewoon een poll maken met mogelijke tijdstippen en deelnemers uitnodigen om hun voorkeur aan te geven. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat er rekening wordt gehouden met ieders beschikbaarheid.

Bovendien kunnen deelnemers de enquête bekijken en invullen wanneer het hen uitkomt. Door deze asynchrone communicatie is realtime afstemming niet meer nodig. Het biedt ook ruimte voor mensen in verschillende tijdzones of als de agenda’s niet op elkaar aansluiten, waardoor je meer flexibiliteit en gemak hebt.

Zoek het eerstvolgende beschikbare tijdstip met Doodle

Met planningsapps zoals Doodle kun je makkelijk tijdstippen vinden en voorstellen voor groepsbijeenkomsten. Je kunt enquêtes maken met verschillende tijdvakken en duuropties, en de instellingen aanpassen aan de specifieke behoeften van je team.

Een poll maken Met Doodle gaat dat heel makkelijk. Voer de gegevens van de vergadering in, zoals de titel, de locatie en de duur, en voeg vervolgens mogelijke tijdstippen toe waaruit de deelnemers kunnen kiezen. Zodra je een poll hebt aangemaakt, kun je de link delen met je groep en zien hoe de reacties binnenkomen. Zo weet je in een mum van tijd welk tijdstip het meest geschikt is voor je vergadering.

Als je het planningsproces nog verder wilt versnellen, koppel dan je agenda zodat geplande afspraken automatisch worden gesynchroniseerd. Je kunt ook automatische herinneringen of deadlines instellen, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over het achter anderen aan zitten.

Voor je het weet, behoren frustraties over het plannen tot het verleden.