Trouvez en quelques minutes le créneau horaire disponible pour votre groupe

Temps de lecture : 3 minutes

Franchesca Tan

Franchesca Tan

Mise à jour : 9 févr. 2024

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Imaginez la situation suivante : vous planifiez un projet ou une campagne et votre équipe doit organiser une séance de remue-méninges. Cependant, compte tenu de l'emploi du temps chargé et de la disponibilité variable de chacun, il semble impossible de trouver un créneau horaire qui convienne à tous, à moins que ce ne soit plusieurs semaines, voire plusieurs mois, à l'avance.

Dans un autre scénario, vous collaborez avec plusieurs clients et coordonnez des réunions dans différents fuseaux horaires et dans différentes entreprises. Le processus de planification devient de plus en plus complexe et vous devez tout vérifier trois fois en permanence.

Ce ne sont là que deux exemples de frustrations liées à la planification, qui font malheureusement partie de la vie professionnelle. Si tout cela vous semble familier, vous n'êtes pas seul.

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L'inefficacité de la recherche manuelle de créneaux horaires

Traditionnellement, la planification des réunions implique un va-et-vient d'e-mails ou de messages, les organisateurs essayant de trouver manuellement des créneaux horaires disponibles qui correspondent aux emplois du temps de chacun. Non seulement cette méthode prend du temps, mais elle augmente également la probabilité de manquer des opportunités ou de commettre des erreurs de planification. Les erreurs peuvent aller du chevauchement d'événements à des noms mal orthographiés. Cela nuit à la productivité, en particulier pour ceux qui collaborent souvent avec d'autres personnes.

Les avantages de l'utilisation d'outils de planification

Entrez dans services de planification. Heureusement, la technologie progresse sans cesse, y compris la façon dont nous planifions les réunions. Vous pouvez tirer parti des outils de planification qui offrent des solutions efficaces et optimisent les processus.

L'accélération du processus de planification est l'un des principaux avantages de l'utilisation d'outils de planification. Au lieu d'envoyer des messages pour déterminer la disponibilité de chacun, les utilisateurs peuvent simplement créer un sondage avec des créneaux horaires potentiels et inviter les participants à indiquer leurs heures préférées. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de s'assurer que les disponibilités de chacun sont prises en compte.

En outre, les participants peuvent consulter le sondage et y répondre à leur convenance. Cette communication asynchrone élimine le besoin de coordination en temps réel. Elle permet également à des personnes se trouvant dans des fuseaux horaires différents ou ayant des emplois du temps conflictuels d'être plus flexibles et plus pratiques.

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Trouver le prochain créneau horaire disponible avec Doodle

Les outils de planification tels que Doodle vous permettent de trouver et de suggérer facilement des créneaux horaires pour les réunions de groupe. Vous pouvez créer des sondages avec plusieurs options de créneaux horaires et de durée et personnaliser les paramètres pour répondre aux besoins spécifiques de votre équipe.

La création d'un sondage avec Doodle est très simple. Saisissez les détails de la réunion, y compris le titre, le lieu et la durée, puis ajoutez des plages horaires potentielles parmi lesquelles les participants pourront choisir. Une fois que vous avez créé un sondage, vous pouvez partager le lien avec votre groupe et observer les réponses. Vous serez en mesure d'identifier le créneau horaire le plus approprié pour votre réunion en un rien de temps.

Si vous souhaitez accélérer le processus de planification, connectez votre calendrier pour synchroniser automatiquement les rendez-vous programmés. Vous pouvez également configurer des rappels automatiques ou des échéances, afin de ne pas avoir à vous soucier des autres.

En un rien de temps, les frustrations liées à la planification appartiendront au passé.

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