Een vergadering plannen over verschillende tijdzones heen

Uit recente rapporten blijkt dat organisaties tot 15 procent van hun gezamenlijke tijd in vergaderingen. Voor het hoger management loopt dat cijfer op tot 50 procent. Toch beschouwen leidinggevenden meer dan 67 procent van de vergaderingen als mislukt en geeft maar liefst 92 procent van de respondenten toe dat ze tijdens een vergadering aan het multitasken zijn. Deze cijfers verklaren meteen waarom het zo’n uitdaging kan zijn om snel vergaderingen in te plannen. Kortom, mensen zijn er gewoon niet zo dol op. Als jij degene bent die de vergadertijden voor een evenement moet regelen, benijden de anderen je waarschijnlijk niet om je taak. Wat dit waarschijnlijk nog ingewikkelder maakt, is het plannen van een vergadering over verschillende tijdzones heen.

Sinds het begin van de pandemie wordt thuiswerken in rap tempo de norm in plaats van de uitzondering. Digitale nomaden zijn gemeengoed geworden en bedrijven hebben steeds vaker medewerkers verspreid over de hele wereld. Als vergaderplanner kan het vinden van een datum en tijdstip die voor iedereen geschikt zijn bijna net zo tijdrovend zijn als de vergadering zelf. Hier zijn een paar tips die je werk misschien wat makkelijker maken.

1. Controleer of er overlappingen in de planning zijn

Het lijkt in eerste instantie misschien vanzelfsprekend, maar het kan een heel handige manier zijn om het tijdvenster voor de planning te beperken zonder dat er conflicten ontstaan tussen je deelnemers. Als je met mensen uit verschillende tijdzones vergadert, hebben je deelnemers waarschijnlijk maar een deel van hun werkdag gemeen. Als je je hiervan bewust bent, kun je makkelijker een vergadertijdstip vinden dat in ieders agenda past.

2. Gebruik een vergaderplanner

Meestal proberen mensen via overleg een vergadering in te plannen. Dit leidt vaak tot langdradige discussies waarin deelnemers in een e-mailwisseling hun voorkeurtijden proberen door te drukken. Maar als je een vergadering over verschillende tijdzones heen moet coördineren, is dat via e-mail of chat niet alleen inefficiënt, maar kan het ook contraproductief zijn. De online planningstool van Doodle, automatiseert bijvoorbeeld een groot deel van het proces om een evenement te plannen, waardoor het neerkomt op notulen.

3. Laat iedereen aan het woord komen

Een belangrijk onderdeel van het afspreken van een tijdstip voor een bijeenkomst is ervoor zorgen dat iedereen de kans heeft gehad om zijn of haar voorkeuren kenbaar te maken. Een online enquête is de ideale manier om dit te doen. De enquêtefunctie zit standaard ingebouwd in de vergaderplanner van Doodle. Je kunt een aantal vooraf geselecteerde tijdvakken beschikbaar stellen aan je deelnemers. Vervolgens kan iedereen stemmen op het tijdvak dat hem of haar het beste uitkomt. Zodra alle stemmen zijn uitgebracht, zijn de resultaten voor iedereen zichtbaar. Zo ligt de verantwoordelijkheid voor het plannen van de vergadering weer bij de deelnemers, waardoor de druk van één persoon wordt weggenomen.

4. Zorg ervoor dat je agenda’s gesynchroniseerd zijn

Als je een vergadering ruim van tevoren inplant, bestaat de kans dat mensen het op het moment zelf vergeten zijn. De laatste stap nadat je een tijdstip hebt gekozen, is het synchroniseren van de vergadertijd in alle agenda’s en kalenders, zodat het definitief vastligt. Als je Doodle gebruikt, kun je dit heel handig doen door je online agenda te koppelen aan je Doodle-account. Zo wordt de afgesproken tijd automatisch in je agenda gezet en hoef je er geen omkijken meer naar te hebben. Dit is vooral belangrijk als je deelnemers vanuit verschillende locaties meedoen en ieders agenda de vergadering in lokale tijd weergeeft.

Het belangrijkste bij het plannen van een vergadering over verschillende tijdzones heen is dat je een manier kiest die het planningsproces soepeler laat verlopen. Je wilt dat mensen uitkijken naar de vergadering en niet geïrriteerd raken omdat ze extra moeite moeten doen om erbij te zijn.

Elke maand vertrouwen meer dan 30 miljoen mensen op Doodle om hun vergaderingen te regelen, juist omdat Doodle het zo makkelijk en snel maakt. Als je meer wilt weten over hoe de vergaderplanner van Doodle het plannen voor jou echt makkelijk maakt, kijk dan eens op de kenmerken of gewoon neem contact met ons op. We helpen je graag op weg.