Che cos'è un prima riunione?

Che cos'è il primo incontro?

La risposta semplice è che un primo incontro può essere molte cose diverse. Potreste entrare a far parte di una squadra sportiva e andare agli allenamenti per la prima volta. Oppure un incontro Zoom con un selezionatore per un potenziale nuovo lavoro. Le opzioni sono infinite.

Se pensiamo a questo aspetto dal punto di vista lavorativo, ci sono alcune cose comuni da fare quando si incontra qualcuno per la prima volta.

Che si tratti di un cliente o di un membro del vostro team, dovreste prendervi un po' di tempo per pianificare ciò che volete discutere. Quali argomenti avete in mente? Cosa vi aiuterà a fare passi avanti?

Una volta che avete in mente tutto questo, pensate a quanto tempo ci vorrà per coprire il tutto e a chi dovete avere a disposizione per ottenere dei risultati. Invitare l'intero team potrebbe non essere produttivo quando pochi membri selezionati possono coprire tutte le basi.

Quando sapete a cosa serve la riunione e chi deve essere presente, preparate un ordine del giorno che illustri gli argomenti e la durata della discussione. Assicuratevi di mettere i punti di maggiore priorità in cima alla lista, in modo che vengano sicuramente trattati.

Inviate l'agenda ai vostri ospiti e date loro la possibilità di fornire un feedback. Non si sa mai, potreste aver dimenticato qualcosa di importante.

Il giorno della riunione, ricordate che potreste incontrare persone per la prima volta o tenere la prima riunione di un nuovo progetto. Iniziate con un rompighiaccio, in modo che tutti si sentano a proprio agio e disposti a contribuire alla conversazione.

Se siete voi a presiedere la riunione, assicuratevi di ottenere il parere di tutti sugli argomenti da trattare. Non lasciate che una persona domini la conversazione. Inoltre, cercate di rispettare scrupolosamente i tempi dell'ordine del giorno. Potete anche organizzare un follow-up se qualcosa merita un'ulteriore discussione.

Alla fine della riunione, assicuratevi di creare dei punti d'azione, in modo che tutti sappiano cosa devono fare prima della prossima riunione.

Come organizzare il primo incontro

Se state incontrando qualcuno per la prima volta o se state organizzando la prima riunione di un nuovo progetto, volete fare un'ottima impressione. Questo non è sempre facile se si cerca di riunire molte persone e si rimane bloccati in un ping-pong di e-mail. È qui che Doodle può aiutare.

Con Sondaggio di gruppo è sufficiente dare un nome alla riunione, impostare il luogo e selezionare l'orario in cui ci si vuole incontrare. I vostri ospiti sceglieranno l'orario più adatto a loro e voi otterrete l'orario migliore per incontrarvi in un tempo più breve di quello necessario per preparare un caffè.

Se dovete incontrare i clienti per la prima volta, Doodle Professional vi permette di dare un aspetto elegante ai vostri inviti, di rimuovere gli annunci e di inviare promemoria e di impostare scadenze. Inoltre, potete aggiungere i vostri strumenti di videoconferenza preferiti.

L'uso di Doodle offre ai vostri ospiti un'ottima prima impressione, sia che si tratti di un incontro individuale che di una riunione con 5000 persone. Provatelo gratuitamente oggi stesso, senza bisogno di carta di credito.