Scheduling

Le guide de la réunion de l'éducateur

Temps de lecture : 9 minutes

Doodle Content Team

Mise à jour : 21 juin 2023

Les plus grands défis de la planification dans les collèges et les universités

Peu de professions vivent et meurent en fonction du calendrier et des délais comme le secteur de l'éducation. Les classes, les trimestres, les semestres et les années universitaires ont tous une durée définie, et un travail spécifique est requis entre les dates de début et de fin. Les étudiants travaillent sans cesse pour respecter les délais d'évaluation, tandis que les professeurs et les assistants de recherche ont leurs propres délais pour publier des études ou des textes. Et puis, il y a les réunions.

Chaque fois que nous parlons à des éducateurs, l'une des choses qu'ils disent le plus souvent est à quel point il est gratifiant d'enseigner. Mais que se passe-t-il lorsque vous n'avez tout simplement pas assez de temps pour tous vos élèves ? Ou pire, vous passez tellement de temps à organiser des réunions que vous n'avez pas le temps d'aider réellement vos élèves.

*Trouver le temps de rencontrer tous vos élèves.** *Demandez à toute personne travaillant dans l'enseignement comment se déroule sa journée et la réponse sera probablement "occupé". Bien qu'il n'y ait guère de consensus à ce sujet, les professeurs déclarent qu'ils travaillent environ 60 heures par semaine en moyenne. La plupart des professeurs et maîtres de conférences admettent que l'enseignement et la recherche sur une passion sont agréables et ne ressemblent pas à du travail, mais ils passent également jusqu'à 30 % de leur semaine en réunions ou à répondre à des courriels. Ces exigences supplémentaires peuvent rendre extrêmement difficile la recherche et la programmation d'heures de bureau régulières et prévisibles pour rencontrer les étudiants. Cette situation est d'autant plus préoccupante que les étudiants considèrent le retour d'information des professeurs comme essentiel pour atteindre leurs objectifs universitaires. Malgré cela, près de la moitié des étudiants ne rencontrent leurs professeurs qu'une fois par mois ou moins.
*Le professeur aux multiples casquettes.** *Les membres du corps professoral doivent souvent être des valets de plusieurs métiers dans la même journée. Sans une approche organisée de l'ordonnancement, il devient impossible de bloquer des créneaux horaires et pour des tâches spécifiques. Les journées deviennent rapidement une marche zombie entre les cours, les réunions de professeurs et les heures de bureau. Après une longue journée, il y a ensuite le classement, la préparation et, enfin, quelques recherches personnelles à faire, si vous avez de la chance.
Les interminables échanges de courriels. *** À l'exception des doyens, des directeurs et peut-être de certains chefs de département dans les grands établissements d'enseignement, les employés académiques et de soutien n'ont pas d'assistants sur lesquels s'appuyer pour prendre en charge leur emploi du temps. Pour une main-d'œuvre déjà très sollicitée, le va-et-vient supplémentaire d'e-mails pour organiser une réunion est une perte de temps criminelle qui fait chuter à la fois la productivité et les niveaux d'engagement. Après tout, il faut en moyenne 30 minutes de temps de travail pour organiser une réunion. Les heures passées à faire des tâches administratives fastidieuses et répétitives, comme la planification de réunions, privent la faculté d'un temps précieux de recherche, de rédaction ou de préparation. Elles augmentent également la probabilité que l'insatisfaction des employés sur le lieu de travail s'accroisse, entraînant un épuisement professionnel, des arrêts maladie plus fréquents ou un taux de rotation plus élevé.

Le rôle que la technologie de planification peut jouer

*Gestion du quotidien.** *Les meilleures technologies de planification d'aujourd'hui sont sécurisées, privées, totalement intégrées à l'infrastructure informatique globale et permettent au corps enseignant, au personnel non enseignant et aux étudiants de planifier leurs réunions rapidement et facilement, économisant ainsi des milliers d'heures perdues. Votre corps professoral est susceptible de collaborer avec des collègues d'autres institutions et même de pays différents. Votre personnel administratif sera amené à rencontrer un large éventail de partenaires, d'agences et de fournisseurs. Veillez donc à rechercher un outil de planification compatible avec les plates-formes, qui vous aidera à programmer efficacement des réunions avec des personnes utilisant des logiciels de messagerie et d'agenda totalement différents. Certaines solutions de pointe intègrent également des ajustements de fuseau horaire, ce qui est particulièrement utile pour collaborer avec des collègues dans d'autres États ou pays, voire pour coordonner des campus jumeaux à l'étranger.
Une gestion efficace du temps. ***La technologie de planification est incroyablement puissante lorsqu'elle est associée au blocage du temps. Par exemple, un professeur peut créer une page de réservation que les étudiants diplômés peuvent utiliser pour planifier des entretiens individuels, mais uniquement pendant les heures de bureau pré-attribuées. Les meilleurs outils de planification utilisent également l'apprentissage automatique pour tirer des enseignements des habitudes des utilisateurs. Un enseignant pourrait bloquer une heure chaque jour pour s'assurer qu'il a le temps de prendre un déjeuner sain et l'IA préservera ce bloc de temps dans des circonstances normales et n'utilisera ce créneau qu'en cas d'urgence ou si une demande de dernière minute lui parvient. De même, l'IA peut apprendre que vos heures de bureau habituelles de 9 à 5 peuvent s'étendre à 7 ou 21 heures une fois par semaine pour des appels avec des collègues de recherche dans des fuseaux horaires différents.
*Empower remote learning.** *Lorsque les chiffres du COVID-19 ont atteint un pic et ont forcé des millions de personnes à s'enfermer, les établissements d'enseignement ont dû pivoter du jour au lendemain et transformer leurs expériences habituelles d'enseignement en face à face en un environnement en ligne. Les initiés de l'éducation ont affirmé que cela pourrait être un tournant pour l'apprentissage à distance. De nombreux enseignants et étudiants ont découvert qu'ils appréciaient cette expérience plus que prévu. Ce changement forcé a également mis en lumière les anciens stigmates attachés à la classe virtuelle et remis en question ces attitudes. N'étant plus limités par la disponibilité des salles de classe ou des amphithéâtres, les professeurs peuvent laisser les étudiants choisir le moment qui leur convient le mieux pour dispenser leurs cours ou leurs conférences. Le temps que les professeurs gagnent en n'ayant plus à se déplacer d'une salle à l'autre, ou à prendre l'avion pour donner une conférence dans une autre université, leur permet de passer plus de temps de qualité avec leurs étudiants. Là encore, les réunions en tête-à-tête organisées par le biais d'un logiciel de conférence offrent plus de disponibilité et de flexibilité aux professeurs et aux étudiants.

Si vous êtes un éducateur désireux de récupérer votre journée, consultez l'intégralité du Educator's Meeting Playbook.