Ventajas de una agenda digital: Ahorro de tiempo en el trabajo

Hay un idioma alemán; 'Alles hat ein Ende, nur die Wurst hat zwei' que se traduce como 'todo el mundo tiene un final, sólo la salchicha tiene dos'. En español, diríamos que todo llega a su fin, y eso es lo que ocurre con las agendas y calendarios de papel.

En la última década, la tecnología ha experimentado una rápida evolución que ha transformado nuestra forma de comunicarnos y trabajar. Desde los smartphones hasta las reuniones virtuales, el mundo digital ha facilitado que las personas se mantengan conectadas y organizadas, estén donde estén.

Y aunque la tecnología ha cambiado, las percepciones siempre han sido un poco más difíciles de cambiar. Eso fue hasta COVID-19. Ahora, con más gente que nunca trabajando desde casa, las actitudes han alcanzado por fin a la tecnología.

Una de las cosas cruciales para trabajar a distancia es mantenerse conectado. Con una agenda digital no solo podrás hacerlo, sino que ahorrarás mucho tiempo gracias a la automatización del calendario. Descubramos cómo.

Acceso desde cualquier lugar

Si hace 50 años le dijeras a un banquero de Wall Street que podía acceder a su agenda desde cualquier parte del mundo, pensaría que estás loco. Pero ahora que casi todo el mundo tiene un calendario en línea vinculado a su correo electrónico, es algo muy habitual.

Para los ejecutivos ocupados, esto significa que pueden mantenerse conectados con su negocio sin importar a qué lugar del mundo tengan que ir o a qué dispositivo tengan acceso. Pueden crear y gestionar fácilmente eventos, citas y recordatorios o incluso pedir a sus asistentes que lo hagan desde el otro lado del globo.

Ahora, con los smartphones y los calendarios digitales compatibles con móviles, es más fácil que nunca que los equipos remotos o aquellos que están siempre en movimiento estén al tanto de sus agendas. Si tienes representantes de ventas que viajan por todo el país, un calendario en línea les facilita la convocatoria de una reunión. Basta con adjuntar un enlace o un número de teléfono a la reunión para que puedan charlar sobre la marcha.

Gestione fácilmente su agenda

Si es posible coordinar tu tiempo desde cualquier parte del mundo, gracias a una agenda digital, también es fácil gestionar tu propia agenda. Esto significa que puedes evitar situaciones incómodas como doble reserva de clientes.

A diferencia del seguimiento de todo en papel, un calendario en línea le da la capacidad de compartir su horario directamente con los demás. Conectar tu calendario a una herramienta como Doodle te permite invitar a otros a eventos y citas con sólo unos clics, lo que facilita la coordinación y la colaboración con los demás.

Tu calendario vinculado a una herramienta como Booking Page simplifica aún más el proceso. Simplemente establece tu disponibilidad, y cuando alguien quiera reservar tiempo contigo, todo lo que tienes que hacer es enviar un enlace. Se acabaron los correos electrónicos. Además, y quizás lo más importante, estas reservas pueden sincronizarse con todos tus dispositivos, lo que significa que nunca te sorprenderá una reunión inesperada.

Integraciones

Si hay un consejo que deberías sacar de todo esto, es integrar tu agenda online con una herramienta de videoconferencia. Te facilitará quedar con gente, ahorrarás tiempo, reducirás el estrés y aumentarás la productividad.

Digamos que vinculas Zoom a tu cuenta de Doodle. Cada vez que crees una Página de reservas o una Encuesta de grupo y selecciones que la reunión se producirá virtualmente, el enlace de Zoom aparecerá automáticamente en tu invitación. Esto significa que no tienes que hacer ningún trabajo extra, simplemente establecer tu disponibilidad y proporcionar un enlace. No hay necesidad de cambiar entre diferentes aplicaciones para programar y unirse a reuniones... ¡un gran ahorro de tiempo!

Esto es especialmente útil para líderes y empresarios. Al estar al tanto de tu agenda, incluso sobre la marcha, puedes evitar el riesgo de agotamiento. No tener que desplazarte en persona a cada reunión significa que tendrás tiempo para cosas mucho más importantes, como dirigir tu negocio y pasar tiempo con tu familia.

Recordatorios: No vuelva a perderse una reunión

Puede sonar a hipérbole decir que nunca volverás a faltar a una reunión, pero con un uso eficaz de recordatorios, no está muy lejos de la realidad.

Configurar recordatorios en un calendario digital puede ayudarte a saber en todo momento cuándo se acerca una reunión importante o una fecha límite. Y lo que es más, puedes establecer notificaciones para el tiempo de viaje si la reunión es en persona o enviar recordatorios por correo electrónico con antelación para asegurarte de que todos tus invitados acuden.

Además de no perderte ninguna reunión, podrás centrarte en preparar la reunión, lo que te ayudará a dar una excelente impresión a las partes interesadas. Demostrarás que eres organizado, fiable y profesional.

Coordinar horarios en segundos

En los lugares de trabajo modernos, cada vez es más habitual que tu calendario esté visible para todos tus compañeros. Para la empresa, esto es estupendo, ya que facilita a los empleados programar el tiempo con su equipo.

También ayuda a aquellos empleados que tratan con clientes potenciales a asegurarse de que mantienen el proceso de ventas lo más corto posible. Si un jefe de ventas está atendiendo solicitudes entrantes, puede saber al instante quién de su equipo está libre y asignarle la reunión.

Con la Página de reservas de Doodle, Anfitriones permite tener en cuenta los horarios de todas las personas que deben estar presentes en una reunión. Genial si, por ejemplo, trabajas para una empresa tecnológica que requiere que un especialista acompañe a un comercial.

Las reuniones periódicas son fáciles

En la mayoría de los calendarios digitales, programar reuniones periódicas es tan fácil como configurar una invitación normal. Sólo tienes que especificar si se trata de un evento único o recurrente y, si se va a celebrar más de una vez, decidir con qué frecuencia.

Programar eventos recurrentes de esta manera significa que tienes la posibilidad de establecer recordatorios y notificaciones. Aunque esto es importante para las reuniones puntuales, para las reuniones múltiples garantiza que los asistentes no se olviden y puedan planificarse y prepararse con antelación.

También significa que las partes interesadas importantes pueden tener sus calendarios bloqueados con antelación. Así que si usted es un CEO que necesita que sus ejecutivos de nivel c se reúnan cada trimestre - a través de una reunión recurrente es mucho más probable que suceda.

Cuando recordamos la expresión alemana sobre las salchichas, nos viene a la mente otra: 'wer rastet, der rostet', que significa "el que descansa, se oxida". No te aferres a tu calendario de papel, porque pasarte al digital tiene muchas ventajas.

Te permite trabajar a distancia, programar reuniones y establecer recordatorios, estés donde estés. Puedes agilizar tu jornada laboral, alcanzar tus objetivos de forma más eficiente y colaborar estrechamente con tus compañeros encontrando disponibilidad en cuestión de segundos.