Was ist eine Ausschusssitzung?

Was ist ein Ausschuss?

Ein Ausschuss kann viele verschiedene Aufgaben haben. Bei der Arbeit werden sie vielleicht gebildet, um sich mit Projekten zu befassen oder die Geschäftsleitung über mögliche Änderungen zu beraten. Aber auch außerhalb des Arbeitsplatzes werden Sie sie wahrscheinlich in Ihrer örtlichen HMA, in der Sportmannschaft Ihrer Kinder oder in der Schule antreffen. Sie sind überall.

Das liegt daran, dass es eine der einfachsten Möglichkeiten für eine Gruppe von Menschen ist, sich zusammenzuschließen, um ein Problem anzugehen, das viele Stimmen und Fachkenntnisse erfordert, oder um eine Organisation zu leiten, die von einer Person allein nicht bewältigt werden kann. In der Regierung nutzen Gesetzgeber sie, um die Gesetzgebung zu überprüfen, und in der Wirtschaft nutzen Unternehmen sie, um spezifische Probleme entweder in einem bestimmten Bereich oder für die Organisation als Ganzes anzugehen.

Wie lange ein Ausschuss besteht, hängt davon ab, wofür er eingesetzt wird. Ein Beratungsausschuss kann nur so lange bestehen, bis ein bestimmtes Projekt abgeschlossen ist. Ein Verwaltungsausschuss, der sich mit dem Tagesgeschäft eines Unternehmens befasst, besteht hingegen so lange, wie das Unternehmen besteht.

Was ist eine Ausschusssitzung?

Es wird Sie vielleicht nicht überraschen zu erfahren, dass es genauso wie Ausschüsse in allen möglichen Formen und Größen gibt, auch ihre Sitzungen.

In der Verwaltung zum Beispiel haben Ausschusssitzungen eine sehr formale Struktur. Hier sind Dinge wie Häufigkeit, Beschlussfähigkeit und Protokolle wahrscheinlich gesetzlich festgelegt. In Unternehmen finden sie vielleicht einmal im Quartal statt, um den Ablauf eines Projekts zu überprüfen oder Feedback zu geben. Es gibt wirklich kein einziges Format, das man als Vorlage für alle bezeichnen könnte.

In der Regel handelt es sich bei den Teilnehmern jedoch um Experten in den entsprechenden Bereichen, um Teammitglieder, die an einem (zur Diskussion stehenden) Projekt beteiligt sind, um Organisationsleiter oder um Personen, die helfen können, Lücken zu füllen und eine Lösung anzubieten. An einem Lenkungsausschuss beispielsweise nehmen nur die Projektleitung und Berater teil, die den Kontext der Forschungsarbeiten erläutern können.

Wie bei anderen Arten von Sitzungen ist die Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg.

Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Tagesordnung rechtzeitig an alle Teilnehmer verschicken. Auf diese Weise ist nicht nur sichergestellt, dass alle vorbereitet sind, sondern sie können auch Fragen zu bestimmten Punkten stellen und Vorschläge machen, die die Dinge voranbringen könnten.

Sie sollten wissen, wer den Vorsitz der Sitzung führt, welche Ziele die Sitzung verfolgt und wer das Protokoll führt. Dadurch wird sichergestellt, dass alles pünktlich geschieht und keine Punkte vergessen werden. Wenn Ihr Ausschuss rechtlich an ein bestimmtes Verfahren gebunden ist, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie dieses kennen und dass es eingehalten wird.

So planen Sie eine Ausschusssitzung

Egal, ob es sich um Ihren örtlichen Fußballverein oder einen Sonderausschuss des Senats handelt, es ist schwierig, einen Termin zu finden, auf den sich alle einigen können. Hier kommt Doodle ins Spiel.

Mit Gruppenumfrage können Sie den Ort auswählen, Notizen vor dem Treffen hinzufügen und den Teilnehmern eine Reihe von Zeiten anbieten. Die Teilnehmer entscheiden, was für sie in Frage kommt, und innerhalb weniger Minuten haben Sie einen Termin, der für alle passt.

Mit Doodle Professional können Sie den Einladungen zu Besprechungen auch Ihr eigenes Branding hinzufügen, Werbung loswerden, Fristen und Erinnerungen festlegen und Ihr bevorzugtes Videokonferenzprogramm hinzufügen.

Wenn Sie Ihre Besprechung virtuell abhalten, werden Videokonferenz-Links automatisch zu der E-Mail hinzugefügt, die gesendet wird, wenn eine Zeit ausgewählt wird. Mit einem Professional-Konto, das Microsoft Team, Google Meet und Webex umfasst.

Doodle macht es Ihnen leicht, Ihr Komitee in wenigen Minuten zusammenzubringen, ohne dass E-Mails hin und her geschickt werden müssen. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus - keine Kreditkarte erforderlich.