A arte da programação eficaz de reuniões: Dicas para líderes ocupados

Como líder empresarial, você sabe da importância das reuniões para reunir sua equipe, tomar decisões e levar sua empresa de força em força. Entretanto, com tantas exigências de seu tempo, agendar reuniões efetivamente é um dos maiores desafios para a maioria dos CEOs e altos executivos a dominar. Então, como podemos reservar tempo para líderes ocupados?

De acordo com uma survey of employees by the University of North Carolina, a maioria disse que tanto quanto um terço das reuniões eram improdutivas. Isto acrescenta outro ponto importante. Todos em uma organização e não apenas aqueles que ocupam cargos de alto nível precisam aproveitar ao máximo seu tempo.

Ferramentas de agendamento como o Doodle são apenas uma das maneiras que as pessoas podem cortar o ruído e retomar mais controle de seu dia, mas para ajudá-lo ainda mais, aqui estão alguns problemas de produtividade para os líderes ocupados para torná-lo um profissional de agendamento.

Comece com um propósito claro

Antes mesmo de começar a marcar uma reunião, reserve algum tempo para pense no propósito da reunião e no que você quer alcançar. Isto o ajudará a determinar quem precisa estar envolvido e quanto tempo é necessário.

Uma das melhores coisas a fazer é criar um esboço de reunião. Isto é um pouco diferente de uma agenda na medida em que se trata mais de estabelecer ou trabalhar expectativas, metas e objetivos de alto nível. Isto não precisa ser algo formal ou levar muito tempo, mas lhe dará uma idéia do que você precisa realizar.

Convidar as pessoas certas

Nem todas as reuniões precisam envolver toda a equipe. Considere quem realmente precisa estar presente, com base em sua experiência, insumo ou poder de decisão. Convidar demasiadas pessoas pode perder tempo e diluir a conversa, enquanto não convidar as pessoas certas pode impedir o progresso.

Ao planejar a reunião, pense em quem vai agregar valor à reunião e assegure-se de que os próximos passos serão claros quando ela terminar.

Estabelecer uma agenda específica

Uma vez conhecida a finalidade da reunião e quem precisa estar presente, crie uma agenda específica com metas e objetivos claros. Isto ajudará todos a entender o que será discutido e o que se espera deles. Também garantirá que a reunião permaneça no caminho certo e não se desdobre em tópicos não relacionados.

Também é importante certificar-se de que você dedique tempo para reconhecer as realizações da equipe. Acrescente alguns minutos à sua agenda para dar um grito de agradecimento por um grande trabalho. Isso vai ajudar a motivar sua equipe e levantar o espírito da reunião.

Escolha a hora e o lugar certos

Ao agendar uma reunião, considere a disponibilidade de todos os participantes e escolha um horário que funcione para todos. É aqui que uma ferramenta como o Doodle pode tornar o processo simples. Se você precisar reunir um grupo, tente enviar uma Pesquisa de Grupo convide e encontre um horário que funcione para todos.

Pense também no local e se você precisa estar pessoalmente ou on-line para uma discussão produtiva. Por exemplo, uma sala de conferência pode ser melhor para um grupo maior, enquanto que uma reunião individual poderia acolher uma cafeteria.

Considerar a tecnologia

Com video conferência agora uma parte chave da maioria das empresas, é mais fácil do que nunca ter reuniões com pessoas que não estão no mesmo lugar que você. É uma das melhores técnicas de gestão de tempo para os executivos ocupados fazerem uso.

Esta também pode ser uma ótima opção para equipes remotas ou para convidar especialistas externos para participar da conversa. Basta testar a tecnologia com antecedência, levar em conta os fusos horários e fornecer instruções claras para garantir uma reunião tranqüila.

Acompanhamento após a reunião

Um dos maiores erros que as pessoas cometem com as reuniões é não acompanhar os itens de ação e as decisões.

Após a reunião, reserve algum tempo para rever as notas e enviar um resumo do que foi discutido, assim como os próximos passos e quem tem que fazer o quê. Isto ajudará todos a permanecerem no caminho certo e responsáveis por sua vez, a alcançar os objetivos da reunião.

Eficaz marcação de reuniões pode ser um fator chave para o sucesso de seu negócio. Ao seguir estas dicas, você pode garantir que suas reuniões sejam produtivas, eficientes e valiosas para sua equipe.

Para recapitular estas dicas eficazes de gerenciamento de tempo, lembre-se de começar com um propósito claro, convide as pessoas certas, defina uma agenda específica, escolha o tempo e o lugar certos, considere a tecnologia como videoconferência e faça o acompanhamento após a reunião. Ao fazer estas coisas, você pode aproveitar ao máximo seu tempo e alcançar seus objetivos de forma mais eficaz.