Evitar as armadilhas comuns no planejamento de reuniões: Guia do empresário

Como empresário, você sabe successful meetings are an essential part of running your business. As reuniões podem ser uma ótima maneira de compartilhar informações, gerar idéias e tomar decisões importantes. No entanto, elas também podem ser uma perda de tempo, consumir sua agenda se não forem bem planejadas e executadas e isso muitas vezes leva a tantos erros comuns de planejamento de reuniões.

Embora às vezes possa parecer impossível - você pode ter reuniões bem sucedidas e evitar erros na gestão do calendário. Vamos explorar algumas armadilhas comuns no planejamento de reuniões e como você pode evitá-las. Seguindo estas dicas de gerenciamento de calendário para empresários, você pode garantir que suas reuniões sejam produtivas, eficientes e eficazes.

Desperdício de tempo

Quantas vezes você já esteve em uma reunião para dizer a si mesmo: "isto deveria ter sido um e-mail"? Perder tempo em reuniões sem pontos não é uma boa maneira de administrar seus negócios.

Antes de agendar uma reunião, dedique algum tempo para pensar no que você quer realizar. Você está tentando compartilhar informações? Resolver um problema? Tomar uma decisão? Ao estabelecer objetivos claros, você pode garantir que sua reunião permaneça concentrada e no caminho certo.

Como empresário, o moniker 'tempo é dinheiro' nunca soará mais verdadeiro. Muito do tempo vai parecer que se você não estiver trabalhando, não está ganhando. Isto significa que quando se trata de reuniões, eles precisam estar com as pessoas certas para que você faça crescer seu negócio. Convidar demasiadas pessoas pode levar à confusão e ao caos. Isso também significa que nada é feito. Escreva uma lista de quem você precisa para tomar decisões e obter conselhos. Não convide pessoas que não fazem o corte.

Andar para frente e para trás para encontrar um tempo para reunir as pessoas pode ser cansativo. Também desperdiça tempo. Como empresário, você pode estar procurando encontrar investidores e eles são pessoas ocupadas. Tente usar uma ferramenta de agendamento como o Doodle. Com uma Página de Reserva, você pode definir sua disponibilidade e então tudo o que você tem que fazer é enviar um link. Isto permitirá que as pessoas reservem tempo com você em nada mais do que um clique - sem perda de tempo!

Tomar decisões eficazes

Você convidou as pessoas certas para sua reunião, por isso é importante certificar-se de incentivar a participação e o engajamento deles. Estas são as pessoas que o ajudarão a tomar uma decisão, portanto, solicite a contribuição e o feedback de todos os presentes na sala. É seu trabalho garantir que todas as perspectivas sejam ouvidas e consideradas.

Se você tiver funcionários, escutá-los pode ajudá-los a se sentirem mais valorizados e incluídos no processo. Nunca se sabe, você pode receber um grande feedback de alguém que você não espera.

Você nem sempre será capaz de tomar todas as decisões no local da reunião. Mails de acompanhamento são importantes. Certifique-se de que os itens de ação sejam concluídos para que outras decisões possam ser tomadas com base em evidências e não em adivinhações. Ao acompanhar o progresso de suas decisões e fornecer atualizações regulares, você pode ajudar a garantir que elas sejam bem sucedidas e eficazes.

Esteja preparado para o controle remoto

Os empresários modernos precisam estar preparados para fazer seus negócios on-line. É inevitável que você se encontre participando cada vez mais reuniões extraordinárias. Para estar preparado para estas reuniões, é importante estar ciente dos fusos horários e garantir que você compreenda como utilizar sua ferramenta de videoconferência.

Um dos principais desafios das reuniões remotas é a coordenação cronogramas em diferentes fusos horários. A fim de evitar confusão e garantir que todos possam comparecer, é importante considerar cuidadosamente a hora de sua reunião e comunicar claramente a hora a todos os participantes. As ferramentas de agendamento são ótimas para ajustar o horário de uma reunião à hora local da pessoa, o que significa que ela sabe exatamente quando a reunião é realizada. Pode acrescentar a isto, reservando a hora que for acordada. Isso significa que não haverá mais marcações duplas.

Outra consideração importante é sua videoferramenta de conferência. A fim de garantir que sua reunião transcorra sem problemas, é importante se familiarizar com a ferramenta e garantir que você compreenda como utilizá-la. Isto pode envolver o teste da ferramenta antes da reunião, a solução de qualquer problema técnico e a garantia de que você tenha uma boa conexão com a Internet.

Não fique sobrecarregado

De acordo com a Forbes, a produtividade é espremida por empresários em início de carreira que agendam demasiadas reuniões. Como pessoa de negócios, é fácil cair na armadilha de fazer overbooking com reuniões. Você pode sentir que precisa reunir-se com o maior número possível de pessoas para fazer crescer seus negócios e ficar em cima das coisas. Entretanto, estar constantemente em reuniões pode, na verdade, ser contraproducente.

As reuniões consomem muito tempo e o afastam de tarefas mais importantes. Se você está constantemente em reuniões, pode não ter tempo suficiente para trabalhar nas coisas que realmente importam para seu negócio, como desenvolver novos produtos ou serviços, trabalhar em marketing e vendas ou gerenciar suas finanças.

Além disso, podem ser mentalmente esgotantes, especialmente se envolverem conversas difíceis ou tomada de decisões. Se você está constantemente em reuniões, pode se encontrar sentindo-se queimado e incapaz de se concentrar nas coisas que realmente importam.

Nem todas as reuniões são igualmente importantes, portanto, certifique-se de organizar e assistir apenas aquelas que realmente importam.

No geral, são pequenas mudanças que podem ajudá-lo a evitar armadilhas comuns de reuniões e é importante encontrar um equilíbrio sobre quantos você tem. Reuniões com investidores e especialistas podem ser úteis no crescimento de seus negócios, mas não deixe que eles sejam donos de sua agenda. É importante ter tempo livre em sua agenda para fazer outras coisas.

Quando você tem que ter reuniões. Priorize, planeje e esteja disposto a adotar a tecnologia para maximizar sua disponibilidade. Menos reuniões bem planejadas serão muito mais produtivas para você e sua empresa.