Raport dotyczący stanu spotkań za rok 2023

Spotkania to nieodłączna część życia. Niezależnie od tego, czym się zajmujesz, raczej nie uda ci się przejść przez całą karierę zawodową bez udziału w nich. Niezależnie od tego, czy chodzi o cotygodniowe spotkanie, programy na żądanie czy – od niedawna – wirtualne spotkania – praktycznie nie da się od nich uciec.

Jako jedno z najpopularniejszych na świecie narzędzi do ustalania terminów, Doodle każdego dnia pomaga milionom ludzi znaleźć idealny czas na spotkanie.

Ponad 70 procent użytkowników korzystających z serwisu Doodle robi to w celu uzyskania wsparcia zawodowego w życiu zawodowym. W tej grupie szczególnie liczną część stanowią przedsiębiorcy, liderzy oraz asystenci kadry kierowniczej.

Osoby te działały głównie w Ameryce Północnej i Europie, a także w kilku wybranych lokalizacjach w innych częściach świata.

Mając to na uwadze, przeprowadziliśmy ankietę wśród dwóch i pół tysiąca tych użytkowników, aby zebrać dane do niniejszego raportu. Nasza analiza została wsparta przez Wydział Psychologii Stosowanej Uniwersytetu Nauk Stosowanych w Zurychu.

Dane zawarte w poniższym raporcie zostały poddane analizie statystycznej, głównie za pomocą testów chi-kwadrat. Wszystkie przedstawione wyniki są istotne statystycznie. Aby raport był bardziej przystępny dla czytelnika, zrezygnowaliśmy z zamieszczania danych statystycznych, jednak są one dostępne. Dowiedzmy się więc więcej o tym, co dzieje się w świecie spotkań w 2023 roku.

Trendy światowe

Podczas gdy w czasie pandemii COVID-19 obserwowaliśmy zbieżność stylów prowadzenia spotkań, obecnie wydaje się, że między Ameryką Północną a Europą narasta rozbieżność. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Planowanie z wyprzedzeniem:

Ponad połowa spotkań (55 procent) w Ameryce Północnej jest organizowana z wyprzedzeniem wynoszącym od jednego tygodnia do jednego miesiąca. Natomiast w Europie odsetek ten wynosi 40 procent.

Prawie połowa (46 procent) wszystkich spotkań w Europie jest organizowana z ponad miesięcznym wyprzedzeniem.

Uczestnicy:

Zarówno w Europie, jak i w Ameryce Północnej dominuje ten sam przedział wielkości spotkań.

Spotkania z udziałem od sześciu do dziesięciu osób stanowiły 43 procent wszystkich zarezerwowanych spotkań w Ameryce Północnej. W Europie odsetek ten był niemal identyczny i wyniósł 42 procent.

Spotkania grupowe, w których brało udział co najmniej trzech uczestników, stanowiły największy odsetek wszystkich spotkań na całym świecie, przewyższając liczbę spotkań indywidualnych.

Prawdopodobnie wynika to z powrotu do bardziej „normalnych” nawyków zawodowych po pandemii COVID-19.

W czasie pandemii, kiedy wiele osób było zmuszonych do pracy z domu, zaobserwowaliśmy wyraźny wzrost liczby osób organizujących takie spotkania jak rozmowy dotyczące zdrowia psychicznego czy wirtualne spotkania towarzyskie, które odbywały się w trybie jeden na jeden, ponieważ nie można było ich przeprowadzić osobiście.

W miarę jak ograniczenia dotyczące spotkań szybko stają się odległym wspomnieniem, liczba wydarzeń w formule „jeden na jeden” wraca do poziomu sprzed pandemii.

Czas trwania:

W Ameryce Północnej ponad połowa (55 procent) spotkań trwała od 30 minut do jednej godziny. 40 procent spotkań trwało dłużej niż godzinę.

Natomiast w Europie prawie dwie trzecie (67 procent) spotkań trwało dłużej niż godzinę. Drugim najczęściej wybieranym czasem trwania było przedział od 30 minut do godziny, który stanowił około 29 procent wszystkich spotkań.

Lokalizacja:

Zgodnie z trendem ostatnich lat, spotkania wirtualne nadal stanowią najpopularniejszą formę spotkań w Ameryce Północnej.

42 procent spotkań odbyło się tam wyłącznie w trybie online. Spotkania hybrydowe (w których uczestniczyli zarówno uczestnicy obecni na miejscu, jak i dołączający zdalnie) były drugim najpopularniejszym formatem, stanowiąc 38 procent.

W Europie powrót do sytuacji sprzed pandemii COVID-19 przebiegał szybciej.

Spotkania stacjonarne były najczęstsze i stanowiły nieco mniej niż połowę wszystkich spotkań (44 procent). Jedna czwarta spotkań miała charakter hybrydowy, a jedynie około jedna piąta (21 procent) odbyła się wyłącznie online.

Ponieważ wszystkie te formaty stały się już powszechne, Doodle pomaga odnaleźć się w tej nowej sytuacji planowanie złożoność.

Być może zastanawiasz się nad połączeniem spotkań online i stacjonarnych. Chcesz na przykład, aby koledzy pracujący za granicą mogli brać udział w wydarzeniach firmowych. Group Poll znacznie to ułatwia.

Mogą one również zwiększyć wydajność, być bardziej opłacalne, pomóc firmom w realizacji celów związanych z ochroną środowiska oraz z łatwością zapewnić wszystkim pracownikom spójne podejście.

Kto organizuje najwięcej spotkań?

Planowanie może nie należeć do naszych ulubionych zajęć, ale wszyscy musimy się tym zajmować. Udało nam się ustalić, kto organizuje najwięcej spotkań.

W ramach naszego badania przeprowadziliśmy rozmowy z asystentami kadry kierowniczej, przedsiębiorcami i liderami biznesu.

Asystenci kierownictwa zazwyczaj organizowali większe spotkania. 28 procent wszystkich wydarzeń, które zorganizowali, było przeznaczonych dla ponad 10 osób.

Porównajmy to z przedsiębiorcami, u których zaledwie 16 procent zarezerwowanych spotkań dotyczyło grup liczących ponad 10 osób.

Większość spotkań zarezerwowanych przez administratorów (50 procent) i liderów biznesu (56 procent) została umówiona z ponad tygodniowym wyprzedzeniem.

Natomiast przedsiębiorcy znacznie częściej umawiają spotkania z wyprzedzeniem krótszym niż sześć dni (35 procent) w porównaniu z pracownikami administracyjnymi (którzy w tym samym okresie umawiają tylko około 19 procent takich spotkań).

Kilka ciekawych faktów dotyczących spotkań

Pomijając na chwilę kwestię tego, gdzie i przez kogo organizowane są spotkania, oto kilka interesujących trendów w świecie spotkań.

Im później wysyłane jest zaproszenie, tym krócej trwa spotkanie.

Jeśli zaproszenia wysyła się z ponad miesięcznym wyprzedzeniem, spotkania często trwają dłużej niż godzinę, natomiast jeśli zaproszenia wysyła się w ciągu tygodnia, spotkania najczęściej trwają od 30 do 60 minut.

Im dłuższe spotkanie, tym większe prawdopodobieństwo, że odbędzie się ono w fizycznej lokalizacji.

63 procent spotkań trwających dłużej niż godzinę odbyło się na miejscu. Dla porównania ponad połowa (56 procent) spotkań online trwała od 30 minut do godziny.

Im więcej osób bierze udział w spotkaniu, tym dłużej ono trwa.

Gdy spotykały się tylko dwie osoby, zaledwie 15 procent spotkań trwało dłużej niż godzinę. Gdy w spotkaniu brało udział ponad 10 osób, 64 procent spotkań trwało dłużej niż 60 minut.

Narzędzia do planowania ułatwiają organizowanie wszelkiego rodzaju spotkań.

44 procent organizatorów spotkań hybrydowych i 38 procent organizatorów spotkań online korzystało z serwisu Doodle w celu ustalenia terminu spotkania.

Okazało się to pomocne również w przypadku większych spotkań. W 68 procentach spotkań, w których uczestniczyło co najmniej pięć osób, do koordynacji organizacji wydarzenia wykorzystano serwis Doodle.

Wszyscy mówią o sztucznej inteligencji… a gdzie tu jest miejsce na automatyzację?

Byłoby błędem mówić w tym roku o technologiach planowania, nie zwracając uwagi na sztuczną inteligencję.

Rok 2023 wyróżniał się tym, jak szybko i wyraźnie zyskała na znaczeniu sztuczna inteligencja. Nie jest to oczywiście zjawisko odosobnione – towarzyszyło mu zacieranie się granic między wieloma elementami, które ułatwiają nam życie zawodowe.

Przede wszystkim sztuczna inteligencja pozwoliła nam w większym stopniu niż kiedykolwiek wcześniej wykorzystać automatyzację.

Od trudnych decyzji biznesowych po tworzenie kalendarzy treści — zadania, które kiedyś zajmowały godziny, a nawet dni, można teraz wykonać w ułamku tej czasu.

Dzięki temu praca zdalna stała się jeszcze łatwiejsza. Spójrzmy na to z punktu widzenia planowania. Jeśli uda Ci się zautomatyzować kalendarz, będziesz mógł skupić się na ważniejszych zadaniach i zoptymalizować swoją wydajność.

W miarę jak rok 2023 dobiega końca, można śmiało stwierdzić, że kultura organizowania spotkań wciąż się zmienia.

Niezależnie od tego, w jakim celu chcesz się spotkać – czy to w sprawach zawodowych, czy prywatnych, Doodle to ułatwia.

Średnio można zaoszczędzić nawet 45 minut tygodniowo w porównaniu z ręcznym ustalaniem terminów za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Warto więc wypróbować tę usługę już dziś za darmo.