State of Meetings Report 2023

Las reuniones son una forma de vida. Independientemente de a qué se dedique, es poco probable que su carrera profesional transcurra sin reuniones. Ya sean reuniones semanales, reuniones para ponerse al día o, más recientemente, reuniones virtuales, es casi imposible escapar de ellas.

Doodle, una de las herramientas de programación más populares del mundo, ayuda a millones de personas a encontrar el momento perfecto para reunirse cada día.

Más del 70% de los usuarios que acuden a Doodle lo hacen para que les ayude profesionalmente en su vida laboral. De este grupo, destacan los empresarios, los líderes y los asistentes ejecutivos.

Estas personas residen principalmente en Norteamérica y Europa, así como en algunos lugares seleccionados de otras partes del mundo.

Teniendo esto en cuenta, hemos encuestado a dos mil quinientos de estos usuarios para recopilar las conclusiones de este informe. Nuestro análisis ha contado con el apoyo de la Escuela de Psicología Aplicada de la Universidad de Ciencias Aplicadas de Zúrich.

Los datos del siguiente informe se han sometido a pruebas estadísticas, principalmente mediante pruebas de chi-cuadrado. Todos los resultados presentados son significativos. Para facilitar la lectura de este informe, nos hemos abstenido de facilitar estadísticas, aunque están disponibles.

Así pues, descubramos más sobre lo que ocurrirá en el mundo de las reuniones en 2023.

Tendencias mundiales

Donde vimos una fusión de estilos de reuniones durante la pandemia COVID-19, ahora parece haber una creciente divergencia entre Norteamérica y Europa. Desglosémoslo.

Planificación anticipada:

Más de la mitad de las reuniones (55%) en Norteamérica se organizan con una antelación de entre una semana y un mes. En cambio, en Europa esa cifra es del 40%.

Casi la mitad (46%) de las reuniones europeas se organizan con más de un mes de antelación.

Participantes:

Tanto Europa como Norteamérica coinciden en el rango de tamaño de reunión más popular.

De 6 a 10 personas representaron el 43% de todas las reuniones reservadas en Norteamérica. En Europa, esta cifra fue casi idéntica, el 42%.

Las reuniones de grupos de tres o más participantes fueron las más solicitadas en todo el mundo, superando a las reuniones individuales.

Esto se debe probablemente a la vuelta a unos hábitos de trabajo más "normales" después de la COVID-19.

Durante la pandemia, cuando muchas personas se vieron obligadas a trabajar desde casa, se observó un notable aumento de las personas que organizaban cosas como revisiones de salud mental y puestas al día virtuales, que tenían lugar a solas, porque no podían hacerlo en persona.

Con las restricciones a las reuniones convirtiéndose rápidamente en un recuerdo lejano, los eventos individuales están volviendo a los niveles anteriores a la pandemia.

Duración:

En Norteamérica, más de la mitad (55%) de las reuniones duraron entre 30 minutos y una hora. El 40% de las reuniones duraron más de una hora.

En Europa, en cambio, casi dos tercios (67%) de las reuniones duraron más de una hora. Entre 30 minutos y una hora fue la segunda duración más popular, con alrededor del 29% de las reuniones.

Ubicación:

Siguiendo la tendencia de los últimos años, las reuniones virtuales siguen siendo la forma más habitual de reunión en Norteamérica.

El 42% de las reuniones se celebraron exclusivamente en línea. Las reuniones híbridas (en las que había una mezcla de personas en persona y llamadas telefónicas) fueron las segundas más populares, con un 38%.

En Europa se ha vuelto más rápidamente a la situación anterior a COVID.

Las reuniones en persona fueron las más habituales y representaron algo menos de la mitad de todas las reuniones (44%). Una cuarta parte de las reuniones fueron híbridas y sólo alrededor de una quinta parte (21%) se celebraron exclusivamente por Internet.

Ahora que todos estos formatos son habituales, Doodle ayuda a navegar por esta nueva programación complejidad.

Puede que seas alguien que esté pensando en combinar reuniones online y presenciales. Por ejemplo, quieres que los compañeros que están en el extranjero participen en los eventos de la empresa. Las encuestas de grupo facilitan esta tarea.

También pueden aumentar la productividad, ser más rentables, ayudar a las empresas a alcanzar objetivos ecológicos y conseguir fácilmente que todos los miembros de una empresa estén de acuerdo.

¿Quién organiza más reuniones?

Puede que programar reuniones no sea algo que nos encante, pero es algo que todos tenemos que hacer. En una primicia de Doodle, hemos podido desglosar quién organiza más reuniones.

En nuestra encuesta, hablamos con asistentes ejecutivos, empresarios y líderes empresariales.

Los asistentes ejecutivos solían organizar reuniones de mayor envergadura. El 28% de los eventos que organizaron eran para más de 10 personas.

En comparación con los empresarios, sólo el 16% de las reuniones que organizaron eran para más de 10 personas.

La mayoría de las reuniones reservadas por administradores (50%) y empresarios (56%) se organizaron con más de una semana de antelación.

En cambio, los empresarios reservan muchas más reuniones con menos de seis días de antelación (35%) que los administradores (que sólo reservan un 19% en el mismo periodo).

Algunos datos interesantes sobre reuniones

Dejando a un lado dónde y quién organiza las reuniones, he aquí algunas tendencias interesantes en el mundo de las reuniones.

Cuanto más tarde se cursa la invitación, menos dura la reunión.

Si las personas son invitadas con más de un mes de antelación, las reuniones suelen durar más de una hora, mientras que si son invitadas en el plazo de una semana, las reuniones suelen durar entre 30 y 60 minutos.

Cuanto más larga es la reunión, más probable es que se celebre en un lugar físico.

El 63% de las reuniones de más de una hora se celebraron in situ. Más de la mitad (56%) de las reuniones en línea duraron entre 30 minutos y una hora.

Cuantas más personas asisten a una reunión, más tiempo dura.

Cuando sólo se reunían dos personas, sólo el 15% duraba más de una hora. Cuando asistían más de 10 personas, el 64% de las reuniones duraba más de 60 minutos.

Las herramientas de programación facilitan la programación de todo tipo de reuniones.

El 44% de los organizadores de reuniones híbridas y el 38% de los organizadores de reuniones en línea utilizaron Doodle para encontrar y concertar una hora.

También ayudó con reuniones más grandes. El 68% de las reuniones a las que asistieron cinco o más personas utilizaron Doodle para coordinar la organización del evento.

Todo el mundo habla de IA... ¿dónde entra la automatización?

Sería un error hablar de tecnología de programación este año y no echar un vistazo a la inteligencia artificial.

2023 ha sido notable por lo rápido y prominente que se ha vuelto la IA. Esto, por supuesto, no existe de forma aislada y ha visto cómo se mezclaban muchas cosas que nos facilitan la vida laboral.

Principalmente, la IA nos ha permitido utilizar la automatización más que nunca.

Desde decisiones empresariales difíciles hasta la creación de calendarios de contenidos, tareas que antes llevaban horas o incluso días pueden hacerse en una fracción del tiempo.

También ha facilitado aún más el trabajo a distancia. Pensemos en ello desde el punto de vista de la programación. Si puedes automatizar tu calendario, podrás centrarte en tareas más importantes y optimizar tu productividad.

A medida que 2023 se acerca a su fin, es justo decir que nuestra cultura de reuniones sigue cambiando.

No importa cómo quieras reunirte, ya sea por motivos profesionales o personales, Doodle te lo pone fácil.

De media, podrías ahorrar hasta 45 minutos a la semana en comparación con la programación manual por correo electrónico.

Así que pruébalo gratis hoy mismo.