State of Meetings Report 2023

Meetings gehören zum Leben dazu. Unabhängig davon, womit Sie Ihren Lebensunterhalt verdienen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie im Laufe Ihres Berufslebens ohne sie auskommen. 

Ob es sich um regelmäßige Präsenzmeetings oder um virtuelle Zusammenkünfte handelt - es ist fast unmöglich, ihnen zu entkommen.

Als eines der beliebtesten Terminplanungs-Tools der Welt hilft Doodle Millionen von Menschen, jeden Tag den perfekten Zeitpunkt für ein Treffen zu finden.

Über 70 Prozent der User nutzen Doodle beruflich. In dieser Gruppe sind Unternehmer, Führungskräfte und Assistenten der Geschäftsführung besonders stark vertreten.

Diese Personen sind vor allem in Nordamerika und Europa zu Hause - sowie an einigen ausgewählten Standorten in anderen Teilen der Welt.

Vor diesem Hintergrund haben wir knapp 2.500 dieser Nutzerinnen und Nutzer befragt, um die Ergebnisse dieses Berichts zusammenzustellen. Unsere Analyse wurde vom Departement Angewandte Psychologie, der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften, unterstützt.

Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, was in der Welt der Meetings im Jahr 2023 geschehen ist.

Welttrends

Während in der COVID-19-Pandemie eine Verschmelzung der verschiedenen Meeting Formen zu beobachten war, scheint es nun zu einer zunehmenden Divergenz zwischen Nordamerika und Europa zu kommen. Lassen Sie uns das aufschlüsseln.

Planung im Voraus:

Mehr als die Hälfte der Meetings (55 Prozent) in Nordamerika werden zwischen einer Woche und einem Monat im Voraus geplant. In Europa sind es dagegen nur 40 Prozent.

Fast die Hälfte (46 Prozent) aller europäischen Meetings werden mehr als einen Monat im Voraus geplant.

Teilnehmer: 

Sowohl Europa als auch Nordamerika stimmen bei der beliebtesten Größe von Meetings überein. Meetings mit sechs bis zehn Personen machten 43 Prozent der gebuchten Besprechungen in Nordamerika aus. In Europa war diese Zahl mit 42 Prozent fast identisch.

Gruppenmeetings mit drei oder mehr Teilnehmern machten weltweit den größten Anteil an Meetings aus und übertrafen damit diejenigen, die Einzelgespräche planten.

Das liegt wahrscheinlich daran, dass nach der COVID-19 Pandemie eine Rückkehr zu "normalen" Arbeitsgewohnheiten stattgefunden hat.

Während der Pandemie, als viele Menschen von zu Hause aus arbeiten mussten, sahen wir einen deutlichen Anstieg der Menschen, die Termine zu Themen wie psychische Gesundheitschecks und virtuelle Nachholtermine vereinbarten. 

Da die Beschränkungen für Meetings nach COVID-19 nach und nach abnahmen, kehrten die Einzelgespräche auf das Niveau vor der Pandemie zurück.

Dauer: 

In Nordamerika dauerten mehr als die Hälfte (55 Prozent) der Sitzungen zwischen 30 Minuten und einer Stunde. 40 Prozent der Sitzungen waren länger als eine Stunde.

In Europa hingegen dauerten fast zwei Drittel (67 Prozent) der Sitzungen länger als eine Stunde. 30 Minuten bis eine Stunde waren die zweithäufigste Dauer, die rund 29 Prozent der Sitzungen ausmachten.

Ort: 

Dem Trend der letzten Jahre folgend, sind virtuelle Meetings nach wie vor die häufigste Form der Zusammenkunft in Nordamerika.

42 Prozent der Sitzungen fanden dort ausschließlich online statt. Hybride Treffen (mit einer Mischung aus persönlichen und telefonischen oder Videokonferenz Terminen) waren mit 38 Prozent am zweithäufigsten vertreten.

In Europa hat sich die Situation schneller wieder so entwickelt, wie sie vor der Einführung von COVID war.

Persönliche Treffen waren am weitesten verbreitet und machten etwas weniger als die Hälfte aller Treffen aus (44 Prozent). Ein Viertel der Treffen war eine Mischform und nur etwa ein Fünftel (21 Prozent) fand rein online statt.

Doodle hilft dabei, die neue Komplexität der Meeting-Organisation zu bewältigen, denn all diese Formate sind inzwischen alltäglich.

Vielleicht sind Sie jemand, der Online- und Offline-Meetings kombinieren möchte. Sie möchten zum Beispiel, dass Kollegen, die im Ausland arbeiten, an Firmenveranstaltungen teilnehmen. Durch Gruppen Umfragen wird Ihnen dies erleichtert.

Sie können auch die Produktivität steigern, kosteneffizienter sein und Unternehmen dabei helfen, ihre umweltfreundlichen Ziele zu erreichen.

Wer organisiert die meisten Meetings?

Terminplanung ist vielleicht nicht etwas, das wir lieben, aber wir alle müssen es tun.

In unserer Umfrage haben wir das Verhalten von Assistenten der Geschäftsleitung, Unternehmern und Geschäftsführern abgefragt.

Assistenten der Geschäftsleitung buchen tendenziell größere Meetings. 28 Prozent aller von ihnen organisierten Veranstaltungen waren für mehr als 10 Personen.

Im Vergleich dazu waren bei den Unternehmern nur 16 Prozent der von ihnen gebuchten Veranstaltungen für mehr als 10 Personen.

Die Mehrheit der von verwaltenden Funktionen (50 Prozent) und Geschäftsführern (56 Prozent) gebuchten Meetings wurde mehr als eine Woche im Voraus vereinbart.

Unternehmer hingegen buchen viel mehr Sitzungen mit weniger als sechs Tagen Vorlauf (35 Prozent) als Personen in Administration Rollen (die im gleichen Zeitraum nur etwa 19 Prozent buchen).

Einige interessante Fakten zu Meetings

Wenn man davon absieht, wo und wer Meetings organisiert, lassen sich einige interessante Trends in der Welt der Meetings feststellen.

Je später die Einladung ausgesprochen wird, desto kürzer dauert das Meeting. 

Werden Teilnehmende mehr als einen Monat im Voraus eingeladen, dauern die Sitzungen oft länger als eine Stunde, während sie bei Einladungen innerhalb einer Woche meist zwischen 30 und 60 Minuten dauern.

Je länger das Treffen dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass es an einem physischen Ort stattfindet. 

63 Prozent der Sitzungen, die länger als eine Stunde dauerten, fanden vor Ort statt. Mehr als die Hälfte (56 Prozent) der Online-Sitzungen dauerten dagegen zwischen 30 Minuten und einer Stunde.

Je mehr Personen an einem Meeting teilnehmen, desto länger dauert es. 

Wenn nur zwei Personen zusammenkamen, dauerten 15 Prozent der Termine länger als eine Stunde. Wenn mehr als 10 Personen teilnahmen, dauerten 64 Prozent der Sitzungen länger als 60 Minuten.

Tools zur Terminplanung erleichtern die Planung aller Besprechungsarten.

44 Prozent der Organisatoren von Hybrid-Meetings und 38 Prozent der Organisatoren von Online-Meetings nutzten Doodle, um einen Termin zu finden und zu vereinbaren.

Es half auch bei der Planung größeren Meetings. 68 Prozent der Meetings, an denen fünf oder mehr Personen teilnahmen, nutzten Doodle, um die Organisation der Veranstaltung zu koordinieren.

AI ist in aller Munde... Wo kommt die Automatisierung ins Spiel?

Es wäre falsch, in diesem Jahr über Terminplanung Technologie zu sprechen und dabei die künstliche Intelligenz außer Acht zu lassen.

Das Jahr 2023 zeichnet sich dadurch aus, wie schnell und prominent AI geworden ist. Diese Entwicklung ist natürlich nicht isoliert zu betrachten und beeinflusst verschiedene Bereiche, die unser Arbeitsleben erleichtern.

In erster Linie hat AI es uns ermöglicht, die Automatisierung mehr als je zuvor zu nutzen.

Von schwierigen Geschäftsentscheidungen bis zur Erstellung von Inhalts-Kalendern können Aufgaben, die früher Stunden oder sogar Tage in Anspruch nahmen, in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden.

Auch die Arbeit aus der Ferne ist dadurch noch einfacher geworden. Betrachten wir das Ganze einmal unter dem Gesichtspunkt der Terminplanung. Wenn Sie Ihren Kalender automatisieren können, können Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und Ihre Produktivität optimieren.

Egal ob Sie sich aus beruflichen oder privaten Gründen treffen möchten, Doodle macht es Ihnen leicht. Im Durchschnitt können Sie durch den Einsatz eines Terminplanungstool bis zu 45 Minuten pro Woche einsparen, verglichen mit der manuellen Terminplanung per E-Mail.

Probieren Sie es also noch heute kostenlos aus.