Rapport om mötesläget 2023

Möten är en del av vardagen. Oavsett vilket yrke du har är det osannolikt att du klarar dig igenom din karriär utan att delta i några. Oavsett om det är ett veckomöte, att ta igen det man missat eller, på senare tid, virtuella sammankomster – det är nästan omöjligt att undkomma dem.

Som ett av världens mest populära verktyg för tidsbokning hjälper Doodle varje dag miljontals människor att hitta den perfekta tidpunkten för ett möte.

Över 70 procent av användarna som besöker Doodle gör det för att få hjälp i sitt yrkesliv. Inom denna grupp utgör företagare, chefer och chefsassistenter betydande grupper.

Dessa personer var främst verksamma i Nordamerika och Europa – samt på några utvalda platser i andra delar av världen.

Med detta i åtanke har vi genomfört en enkätundersökning bland 2 500 av dessa användare för att sammanställa resultaten i denna rapport. Vår analys har genomförts i samarbete med Institutionen för tillämpad psykologi vid Zürichs universitet för tillämpad vetenskap.

Uppgifterna i följande rapport har analyserats statistiskt, främst med hjälp av chi-kvadrattest. Alla presenterade resultat är statistiskt signifikanta. För att göra rapporten mer läsarvänlig har vi valt att inte redovisa statistiken, men den finns tillgänglig. Låt oss alltså ta reda på mer om vad som händer inom mötesbranschen år 2023.

Världstrender

Medan vi under covid-19-pandemin såg en sammansmältning av olika mötesformer, verkar det nu finnas en växande skillnad mellan Nordamerika och Europa. Låt oss titta närmare på detta.

Planera i förväg:

Mer än hälften av mötena (55 procent) i Nordamerika planeras mellan en vecka och en månad i förväg. I Europa är siffran däremot 40 procent.

Nästan hälften (46 procent) av alla möten i Europa planeras mer än en månad i förväg.

Deltagare:

Både Europa och Nordamerika ligger i linje när det gäller den vanligaste storleken på möten.

Möten med 6 till 10 deltagare utgjorde 43 procent av alla bokade möten i Nordamerika. I Europa var siffran nästan identisk, nämligen 42 procent.

Gruppmöten med tre eller fler deltagare utgjorde den största andelen av mötena världen över och var fler än de som planerade enskilda möten.

Det beror förmodligen på att man efter covid-19-pandemin har återgått till mer ”normala” arbetsvanor.

Under pandemin, när många tvingades arbeta hemifrån, såg vi en märkbar ökning av antalet personer som ordnade till exempel samtal om psykisk hälsa och virtuella träffar, som ägde rum en-mot-en eftersom de inte kunde träffas ansikte mot ansikte.

Nu när mötesrestriktionerna snabbt håller på att bli ett avlägset minne återgår evenemang med en-till-en-möten till samma nivåer som före pandemin.

Varaktighet:

I Nordamerika var mer än hälften (55 procent) av mötena mellan 30 minuter och en timme långa. 40 procent av mötena varade längre än en timme.

I Europa var det däremot så att nästan två tredjedelar (67 procent) av mötena varade längre än en timme. 30 minuter till en timme var den näst vanligaste möteslängden och utgjorde cirka 29 procent av mötena.

Plats:

I linje med trenden under de senaste åren, virtuella möten är fortfarande den vanligaste formen av sammankomst i Nordamerika.

42 procent av mötena där hölls enbart online. Hybridmöten (där deltagarna var en blandning av personer på plats och deltagare som deltog via telefon) var det näst vanligaste alternativet med 38 procent.

Europa har återgått snabbare till hur det var före covid.

Fysiska möten var vanligast och utgjorde knappt hälften av alla möten (44 procent). En fjärdedel av mötena var hybridmöten och endast omkring en femtedel (21 procent) hölls helt online.

Nu när alla dessa format har blivit vardagsmat hjälper Doodle dig att hitta rätt i denna nya värld schemaläggning komplexitet.

Du kanske funderar på att kombinera möten online med fysiska möten. Du vill till exempel att kollegor som är stationerade utomlands ska kunna delta i företagets evenemang. Med Group Poll blir det enkelt att ordna.

De kan dessutom öka produktiviteten, vara mer kostnadseffektiva, hjälpa företag att uppnå miljömål och enkelt få alla inom företaget att dra åt samma håll.

Vem anordnar flest möten?

Att planera möten är kanske inte något vi älskar, men det är något vi alla måste göra. Vi har lyckats ta reda på vem som anordnar flest möten.

I vår undersökning har vi talat med chefsassistenter, entreprenörer och företagsledare.

Chefsassistenterna tenderade att boka större möten. 28 procent av alla evenemang som de anordnade var för fler än 10 personer.

Jämför detta med företagare, där endast 16 procent av de möten de bokade var för fler än 10 personer.

Merparten av de möten som bokades av administratörer (50 procent) och företagsledare (56 procent) planerades mer än en vecka i förväg.

Entreprenörer bokar däremot betydligt fler möten med mindre än sex dagars varsel (35 procent) jämfört med administratörer (som endast bokar cirka 19 procent under samma tidsperiod).

Några intressanta fakta om möten

Om man bortser från var och vem som anordnar mötena, finns det några intressanta trender inom mötesvärlden.

Ju senare inbjudan skickas ut, desto kortare blir mötet.

Om deltagarna bjuds in mer än en månad i förväg brukar mötena ofta pågå längre än en timme, medan de oftast varar mellan 30 och 60 minuter om de bjuds in inom en vecka.

Ju längre mötet är, desto större är sannolikheten att det hålls på en fysisk plats.

63 procent av mötena som varade längre än en timme hölls på plats. Detta kan jämföras med att över hälften (56 procent) av online-mötena varade mellan 30 minuter och en timme.

Ju fler som deltar i ett möte, desto längre tar det.

När det bara var två personer som träffades varade endast 15 procent av mötena längre än en timme. När fler än 10 personer deltog tog 64 procent av mötena längre tid än 60 minuter.

Planeringsverktyg gör det enklare att planera alla typer av möten.

44 procent av arrangörerna av hybridmöten och 38 procent av arrangörerna av onlinemöten använde Doodle för att hitta och boka en tid.

Det var till hjälp även vid större möten. 68 procent av mötena med fem eller fler deltagare använde Doodle för att samordna planeringen av evenemanget.

Alla pratar om AI… men vilken roll spelar automatiseringen?

Det vore fel att tala om schemaläggningsteknik i år utan att ta upp artificiell intelligens.

År 2023 har präglats av hur snabbt och framträdande AI har blivit. Detta sker naturligtvis inte i ett vakuum, utan har lett till att gränserna mellan många olika saker som underlättar vårt arbetsliv har suddats ut.

Framför allt har AI gjort det möjligt för oss att utnyttja automatisering i större utsträckning än någonsin tidigare.

Från svåra affärsbeslut till att skapa innehållskalendrar – uppgifter som tidigare tog timmar eller till och med dagar kan nu utföras på en bråkdel av tiden.

Det har också gjort det ännu enklare att arbeta på distans. Låt oss betrakta det ur ett schemaläggningsperspektiv. Om du kan automatisera din kalender kan du fokusera på viktigare uppgifter och optimera din produktivitet.

Automatisering hjälper dock bara om ditt verktyg hänger med – och många team upptäcker att deras kalender inte klarar det. Här är de tre tillfällena då du växer ur ditt kalenderverktyg, från tillväxtfaser med mycket samordning till AI-projekt som kräver avskild tid för koncentration.

Nu när 2023 närmar sig sitt slut kan man med rätta säga att vår möteskultur fortsätter att förändras.

Oavsett hur du vill träffas, vare sig det är av yrkesmässiga eller personliga skäl, Doodle gör det enkelt.

I genomsnitt kan du spara upp till 45 minuter per vecka jämfört med att boka in möten manuellt via e-post.

Så prova det gratis redan idag.