Sekret udanych wirtualnych spotkań z darczyńcami

Jako typowy Brytyjczyk uważam, że niewiele rzeczy jest dla mnie bardziej druzgocących niż pojawienie się tematu pieniędzy w rozmowie. Kiedy moja holenderska żona wyznała mi kiedyś, że podczas spotkań z grupą przyjaciół ze studiów regularnie rozmawiają o swoich aktualnych zarobkach, poczułem tak ogromne zakłopotanie, że omal nie zażądałem rozwodu tam i na miejscu. Zamiast tego zachowałem się jak prawdziwy Brytyjczyk, dodałem tę historię do mojego obszernego dziennika pasywno-agresywnych zachowań i poszedłem zaparzyć sobie filiżankę herbaty.

Jeśli jest coś gorszego niż rozmowa jeśli chodzi o pieniądze, to (brrr!) pytając dla pieniędzy, i właśnie dlatego byłbym najgorszym sprzedawcą wszech czasów. Nie potrafiłbym sprzedać ognia Eskimosowi ani wody komuś, kto zgubił się na pustyni. Serio. Po prostu wycedziłbym ciche „Przykro mi, stary”, i oddałbym ten ratujący życie element za darmo, żeby uniknąć jakiejkolwiek rozmowy o cenie.

A jeśli jest coś gorszego niż proszenie o pieniądze, to z pewnością jest to właśnie proszenie o pieniądze online, dlatego też z całego serca i z najgłębszym podziwem myślę o tych, których praca polega właśnie na tym, by chronić tych, którzy na to zasługują organizacje non-profit i organizacje pozarządowe na wodzie.

Oczywiście prowadzenie takich rozmów to dosłownie codzienna praca specjalistów ds. darowizn o dużej wartości (MGO) i osób zajmujących się pozyskiwaniem funduszy. Jednak zazwyczaj te długoterminowe relacje buduje się stopniowo, przy wielu filiżankach kawy. Wymagają one takiego zaufania i zrozumienia, które zawsze uważaliśmy za możliwe do zbudowania wyłącznie podczas osobistych spotkań.

Jednak, podobnie jak w przypadku wielu innych aspektów naszego życia, pandemia COVID poddała tę teorię próbie. I podobnie jak w wielu innych obszarach naszego życia zawodowego, odkryliśmy, że relacje te można pielęgnować na odległość. Wymaga to po prostu nieco innego podejścia. Na szczęście dla wszystkich czytelników – choć może nie potrafię sprzedawać piwa na wieczór kawalerski ani wspominać o pieniądzach bez wzdrygania się, to jednak wiem co nieco o spotkaniach online.

Sekretem organizowania oszałamiającego wirtualnego spotkania z darczyńcami jest w rzeczywistości pięć sekretów:

1. Zawsze bądź zdecydowanie najlepiej przygotowaną osobą podczas rozmowy.

2. Bądź bardziej dociekliwy niż detektyw z kryminalnego serialu z lat 80.

3. Zadbaj o to, by Twoje spotkanie zostało zaplanowane z taką samą precyzją, jak ślub z najwyższej półki.

4. Przez cały czas należy zachować absolutną przejrzystość.

5. To właśnie dalsze działania mogą zadecydować o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia.

Przygotowanie radykalnie zmniejsza potrzebę cudów

Zawsze niezwykle ważne jest, aby przedstawiciel organizacji non-profit był w pełni przygotowany przed każdym spotkaniem z darczyńcą, ale ma to jeszcze większe znaczenie, gdy spotkanie odbywa się online i zanika naturalna serdeczność oraz więź charakterystyczne dla spotkania twarzą w twarz. Jako inicjator spotkania to na MGO lub osobie zajmującej się pozyskiwaniem funduszy spoczywa obowiązek zapewnienia, by spotkanie przebiegało płynnie i w miłej atmosferze.

Zaczyna się to w momencie rozpoczęcia rozmowy. Kilka prostych sposobów na przełamanie lodów pomoże stworzyć poczucie wspólnoty i jedności – tym bardziej w dzisiejszych czasach, kiedy tak wielu z nas jest bardziej odizolowanych i brakuje nam codziennej atmosfery koleżeństwa w miejscu pracy. Zacznij od rundy przedstawiania się i zdradź coś osobistego lub zaskakującego o sobie; pomoże to wszystkim lepiej nawiązać z tobą kontakt, a być może inni pójdą w twoje ślady.

Jeśli chodzi o zagadnienia, które warto powtórzyć przed spotkaniem:

• Upewnij się, że dobrze rozumiesz strukturę tej organizacji, jej historię oraz dotychczasowe działania charytatywne. Komu udzielała wsparcia w przeszłości? Jaki był charakter tych relacji?

• Upewnij się również w stu procentach, jakie kontakty miała Twoja organizacja non-profit z potencjalnym darczyńcą w przeszłości. Czy kilka lat temu odbyła się seria rozmów? Czy darczyńca ten przekazuje już darowizny na skromniejszy poziom?

• Dowiedz się (nie sprawiając wrażenia dziwaka) czegoś o osobie, z którą się spotykasz. Jak długo pracuje w obecnej firmie? Gdzie pracowała wcześniej? Czy ma rodzinę? Czy ma osobiste powiązania z twoją organizacją lub czuje do niej sympatię, czy też chodzi raczej o powiązania zawodowe?

Życie jest pełne pytań

Staraj się przystąpić do wirtualnego spotkania z darczyńcami, mając w zanadrzu więcej pytań niż prowadzący teleturniej. Dlaczego? Ponieważ nas, ludzi, łączy jedna cecha: uwielbiamy opowiadać o sobie. Mówienie o sobie sprawia nam przyjemność, dlatego też osoby, które pozwalają nam, a nawet zachęcają nas do mówienia o sobie, również sprawiają, że czujemy się dobrze.

Jak wszyscy sprzedawcy wiedzą, że — no cóż, nawet ja to wiem — należy unikać pytań typu „tak-nie” i zamiast tego zadawać pytania otwarte. W miarę rozwoju rozmowy i budowania zaufania warto również poruszać bardziej znaczące, ambitne tematy. Zalecane kierunki rozmowy podczas spotkań z darczyńcami to między innymi:

• Co skłoniło Pana/Panią do zainteresowania się naszą organizacją?

• Jakie sprawy leżą Ci szczególnie na sercu?

• W szerszej perspektywie, jak bardzo ważna jest według Pana nasza praca?

• Spójrz na sprawę z szerszej perspektywy. Jakie zmiany chciałbyś zobaczyć na świecie?

• Czy zastanawiasz się nad swoim dziedzictwem lub dziedzictwem swojej organizacji? Jakie chciałbyś, aby one były?

Plany są bezużyteczne, ale planowanie jest niezbędne

Niezależnie od tego, jak interesująca i przekonująca może być treść Twojego spotkania, nie będzie to miało żadnego znaczenia, jeśli Twoje spotkanie nie jest dobrze zorganizowane na początek. Spotkania online są bardziej zaangażowani w tej kwestii.

1. Upewnij się, że wybierzesz termin dogodny dla wszystkich uczestników. W wielu przypadkach w spotkaniach z darczyńcami bierze udział kilku uczestników zarówno ze strony organizacji darczyńcy, jak i organizacji non-profit, a pogodzenie ich harmonogramów jest niemal niemożliwe. Bez wglądu w ich wypełnione po brzegi kalendarze, zazwyczaj proces ten trwa kilka dni i wymaga wymiany dziesiątek e-maili, zanim uda się ustalić dogodny termin. Zanim ktoś nieuchronnie będzie musiał przełożyć spotkanie.

An Narzędzie do planowania online może okazać się nieocenione dla organizacji non-profit. Można albo przeprowadzić ankietę, aby sprawdzić, która data i godzina najlepiej pasują wszystkim uczestnikom, albo – co jest jeszcze prostsze – koordynator MGO może utworzyć kalendarz do rezerwacji, w którym wszystkie terminy dostępności są już zaznaczone i zsynchronizowane z harmonogramem. Następnie może on przesłać ten kalendarz potencjalnym darczyńcom za pomocą bezpośredniego linku, gdzie darczyńcy mogą po prostu wybrać przedział czasowy, który najbardziej im odpowiada. Zaproszenie jest generowane automatycznie, a kalendarze wszystkich uczestników są aktualizowane. W organizacjach prowadzonych przez wolontariuszy, gdzie czasu jest mało, a godziny pracy wolontariuszy są ograniczone, internetowe narzędzie do planowania spotkań działa jak osobisty asystent za ułamek kosztów.

2. Niezależnie od tego, jak nieformalne może być spotkanie, zawsze warto rozesłać porządek obrad. Pokazuje to, że cenisz czas wszystkich uczestników, że jesteś skrupulatny i dobrze przygotowany, a także że spotkanie ma ostatecznie określone cele. Porządek obrad należy przekazać wszystkim uczestnikom co najmniej kilka dni przed spotkaniem, aby każdy mógł zapoznać się z treścią i w razie potrzeby zgłosić uwagi.

3. Następnie upewnij się, że wszyscy uczestnicy otrzymają działający link do spotkania. Również w tym przypadku narzędzie do planowania spotkań online może pomóc zaoszczędzić czas i energię. Na przykład Doodle, synchronizuje się bezpośrednio z Twoim kontem Zoom. Linki do Zoomu można automatycznie dodawać do każdego spotkania zaplanowanego lub przełożonego za pośrednictwem serwisu Doodle.

a. Wybierz platformę, która pasuje do planowanego programu spotkania. Jeśli masz wygłosić prezentację, upewnij się, że wiesz, jak udostępnić swoją prezentację.

b. Upewnij się, że link ten jest dostępny dla wszystkich osób, które mogą potrzebować zalogować się do rozmowy.

c. Czy uczestnicy muszą zarejestrować się w używanym przez Państwa oprogramowaniu do wideokonferencji? Jeśli tak, proszę poinformować ich o tym z wyprzedzeniem, aby nie musieli tracić dziesięciu minut spotkania na próby zalogowania się.

4. Twoim obowiązkiem jest zadbanie o swoją stronę połączenia. Oznacza to, że musisz zapewnić sobie doskonałe połączenie Wi-Fi; zadbać o to, by tło było profesjonalne i przyjazne; upewnić się, że nie ma żadnych szumów w tle; sprawdzić, czy wszystkie urządzenia, takie jak głośnik czy słuchawki, działają prawidłowo, oraz zadbać o to, by nic nie przeszkadzało w rozmowie. Przećwicz rozmowę, przeanalizuj jej możliwy przebieg i sprawdź, czy nie ma żadnych potencjalnych problemów technicznych.

Przejrzystość działalności charytatywnej

Jak dotąd wszystko przebiegało świetnie. Przedstawiliśmy się, zadaliśmy kilka pytań i, miejmy nadzieję, znaleźliśmy wspólną płaszczyznę porozumienia. Oczywiście żadne pojedyncze spotkanie raczej nie sprawi, że darczyńca otworzy swój portfel (czy portfele w ogóle jeszcze istnieją?) i zapyta, ile zer chcesz na nim zobaczyć. Głównym celem pozyskiwania dużych darowizn jest budowanie długotrwałych i owocnych relacji między organizacją non-profit a darczyńcami.

W pewnym momencie jednak trzeba po prostu o to poprosić. Kiedy to nastąpi, musicie wykazać się otwartością i jasno określić, o co prosicie. Jeśli chodzi o darowiznę, przygotujcie się na przedstawienie swojego szerszego celu, a następnie dokładnie wyjaśnijcie, jaką rolę darczyńca ma odegrać w pomaganiu wam w jego osiągnięciu.

Twoim celem przed spotkaniem z darczyńcą online nie zawsze musi być pozyskanie darowizny. Jeśli chodzi o nawiązanie nowej relacji lub zupełnie pierwszą rozmowę, być może Twoim celem jest po prostu ustalenie terminu kolejnego spotkania. Być może udało Ci się już zbudować stabilną relację i chcesz zaprosić tę osobę do zasiadania w zarządzie, a nawet poprosić jej organizację o udział w charakterze wolontariuszy podczas nadchodzącej imprezy.

To jeszcze nie koniec

Działania następcze po spotkaniu zaczynają się jeszcze zanim wszyscy klikną czerwony przycisk. W harmonogramie należy przeznaczyć pięć minut na kilka końcowych pytań dotyczących samego spotkania. Mogą to być na przykład:

• Czy łatwo było zaplanować to spotkanie i wziąć w nim udział?

• Czy spotkanie wydało Ci się interesujące?

• Czy jest jeszcze coś, o czym chcielibyście usłyszeć lub co chcielibyście zobaczyć?

Zadawanie tych pytań pomoże Ci stopniowo udoskonalać wirtualne spotkania z darczyńcami za każdym razem, gdy je organizujesz. Pokazuje to również wyraźnie, że Twoja organizacja non-profit dąży do ciągłego doskonalenia i chętnie przyjmuje opinie.

Na koniec koniecznie wyślij e-mail z podziękowaniem w ciągu 24 godzin. Najlepiej byłoby, gdybyś w tej wiadomości podsumował również przebieg rozmowy i omówił kolejne kroki. Jeśli przygotowanie takiej wiadomości zajmie Ci nieco więcej czasu, na razie wyślij po prostu krótką wiadomość z podziękowaniem.

Tak więc sekret wirtualnych spotkań z darczyńcami może nie być cudownym rozwiązaniem, które sprawi, że do Twojej organizacji non-profit zaczną napływać ogromne darowizny, ale stosując się do tych wskazówek, stworzysz najlepsze warunki do osiągnięcia sukcesu – miejmy nadzieję, że nawet bez konieczności zbytniego rozmawiania o pieniądzach.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak organizacje non-profit wykorzystują Doodle do koordynowania spotkań z darczyńcami i realizacji swoich celów, zapoznaj się z naszym Strona poświęcona rozwiązaniom dla organizacji non-profit.

Autor: MATT WARNOCK

Matt to doświadczony dziennikarz, który przeszedł do branży marketingowej; tworzenie treści ma we krwi, a jego szczególnym zainteresowaniem cieszą się technologie, rozwiązania SaaS oraz sektor B2B. Pochodzi z Wielkiej Brytanii, ale obecnie jest dumnym mieszkańcem Amsterdamu. Nigdy świadomie nie spóźnia się na spotkania, uważa jednak, że spotkania trwające 30 minut powinny być normą.