Das Geheimnis erfolgreicher virtueller Spendertreffen

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Doodle Content Team

Aktualisiert: 21. Juni 2023

Group of people in a meeting in person and virtual

Als äußerst britischer Brite finde ich nur wenige Dinge verheerender, als wenn das Thema Geld in Gesprächen auftaucht. Als meine holländische Frau einmal verriet, dass sie bei Treffen mit ihren College-Freunden regelmäßig über ihre aktuellen Gehälter spricht, war mir das so peinlich, dass ich fast auf der Stelle die Scheidung verlangt hätte. Stattdessen verhielt ich mich wie ein echter Brite, fügte diese Geschichte meinem umfangreichen passiv-aggressiven Logbuch hinzu und ging los, um mir eine Tasse Tee zu machen.

Wenn es etwas Schlimmeres gibt, als über Geld zu reden, dann ist es (schauderhaft!) um Geld zu bitten, und genau deshalb wäre ich der schlechteste Verkäufer aller Zeiten. Ich könnte einem Eskimo kein Feuer oder jemandem, der sich in der Wüste verirrt hat, kein Wasser verkaufen. Ganz im Ernst. Ich würde nur ein schwaches "Tut mir leid, alter Knabe" von mir geben und das besagte lebensrettende Element kostenlos verschenken, um jegliches Gerede über den Preis zu vermeiden.

Und wenn es etwas Schlimmeres gibt, als um Geld zu bitten, dann ist es, online um Geld zu bitten, weshalb mein Herz und meine tiefste Bewunderung denjenigen gilt, deren Aufgabe es ist, genau das zu tun, um würdige gemeinnützige Organisationen und NGOs über Wasser zu halten.

Natürlich gehören diese Gespräche für Major Gift Officers (MGOs) und Fundraiser buchstäblich zum Tagesgeschäft. Diese langfristigen Beziehungen werden jedoch in der Regel über einen längeren Zeitraum und bei vielen Kaffees gepflegt. Sie erfordern die Art von Vertrauen und Verständnis, von der wir immer dachten, dass man sie nur persönlich aufbauen kann.

Doch wie in vielen anderen Bereichen unseres Lebens hat die COVID-Pandemie diese Theorie auf den Prüfstand gestellt. Und wie in vielen anderen Bereichen unseres Berufslebens haben wir festgestellt, dass diese Beziehungen auch aus der Ferne gepflegt werden können. Es erfordert nur einen etwas anderen Ansatz. Zum Glück für Sie, liebe Leserinnen und Leser, bin ich zwar nicht in der Lage, einem Junggesellenabschied Bier zu verkaufen oder Geld zu erwähnen, ohne zusammenzuzucken, aber ich weiß ein oder zwei Dinge über Online-Meetings.

Das Geheimnis eines umwerfenden virtuellen Spendertreffens ist, dass es eigentlich fünf Geheimnisse gibt:

  1. Seien Sie immer mit Abstand die am besten vorbereitete Person am Telefon.

  2. Seien Sie neugieriger als ein Detektiv in einem 80er-Jahre-Krimi.

  3. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Treffen mit der Genauigkeit einer A-Listen-Hochzeit geplant wird.

  4. Behalten Sie absolute Klarheit bei.

  5. Die Nachbereitung kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden.

Vorbereitung reduziert radikal die Notwendigkeit von Wundern.

Es ist immer wichtig, dass der Vertreter der Non-Profit-Organisation gut vorbereitet in ein Treffen mit einem Spender geht, aber das gilt umso mehr, wenn sich die Interaktion online abspielt und die natürliche Wärme und Verbundenheit eines persönlichen Treffens wegfällt. Als Initiator des Treffens liegt es in der Verantwortung des MGO oder des Fundraisers, für einen reibungslosen und angenehmen Ablauf des Treffens zu sorgen.

Dies beginnt bereits mit dem ersten Anruf. Ein paar einfache Eisbrecher helfen dabei, ein Gefühl der Gemeinschaft und des Zusammengehörigkeitsgefühls zu schaffen, vor allem in der heutigen Zeit, in der so viele von uns isoliert sind und die regelmäßige Kameradschaft am Arbeitsplatz vermissen. Beginnen Sie mit einer Vorstellungsrunde und verraten Sie etwas Persönliches oder Überraschendes über sich selbst; das wird allen helfen, einen besseren Draht zu Ihnen zu finden, und sie werden Ihnen vielleicht folgen.

Was die Themen angeht, die Sie vor dem Treffen auffrischen sollten:




Das Leben ist voll von Fragen

Sie sollten in Ihr virtuelles Spendertreffen mit mehr Fragen gehen als ein Quizmaster. Warum? Weil wir Menschen alle eines gemeinsam haben: wir lieben es, über uns selbst zu reden. Wir fühlen uns gut, wenn wir über uns selbst sprechen, und deshalb fühlen wir uns auch gut, wenn Menschen uns erlauben oder uns sogar dazu ermutigen, über uns selbst zu sprechen.

Wie alle Verkäufer wissen - ja, sogar ich weiß das - sollten Sie Ja-Nein-Fragen vermeiden und stattdessen offenere Fragen stellen. Je weiter das Gespräch voranschreitet und je mehr Vertrauen aufgebaut wird, desto mehr wichtige und großartige Themen sollten Sie einbringen. Zu den empfohlenen Fragen für Spendertreffen gehören:




Pläne sind nutzlos, aber Planung ist wichtig

Egal, wie überzeugend der Inhalt Ihres Meetings sein mag, es wird keinen Unterschied machen, wenn Ihr Meeting nicht gut organisiert ist. Online-Meetings sind in dieser Hinsicht aufwendiger.

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Zeitpunkt finden, der für Ihre Teilnehmer günstig ist. In vielen Fällen nehmen an Spendertreffen mehrere Personen sowohl von der Spenderorganisation als auch von der gemeinnützigen Organisation teil, und es ist nahezu unmöglich, diese Termine miteinander in Einklang zu bringen. [Ohne Einblick in die vollgestopften Terminkalender (https://help.doodle.com/hc/en-us/articles/360012048494-How-do-I-connect-my-calendar-with-Doodle-?utm_source=doodleblog&utm_medium=website&utm_campaign=nonprofits) dauert es in der Regel mehrere Tage und Dutzende von E-Mails hin und her, um einen geeigneten Termin zu finden. Bevor jemand unweigerlich den Termin verschieben muss.

Ein Online-Terminplanungswerkzeug kann für gemeinnützige Organisationen von unschätzbarem Wert sein. Sie können entweder eine Umfrage durchführen, um herauszufinden, welches Datum und welche Uhrzeit für alle Teilnehmer am besten geeignet sind, oder - noch einfacher - Ihr MGO kann einen buchbaren Kalender erstellen, in dem alle verfügbaren Termine bereits eingetragen und mit seinem Zeitplan synchronisiert sind. Diesen Kalender können sie dann über eine direkte URL an potenzielle Spender senden, die dann einfach das für sie günstigste Zeitfenster auswählen können. Eine Einladung wird automatisch generiert und die Terminkalender aller Teilnehmer werden aktualisiert. In ehrenamtlich geführten Organisationen, in denen die Zeit knapp ist und die Zahl der ehrenamtlichen Mitarbeiter begrenzt ist, ist ein Online-Terminplaner wie ein persönlicher Assistent zu einem Bruchteil der Kosten.

  1. Ganz gleich, wie zwanglos das Treffen auch sein mag, es ist immer eine gute Idee, eine Tagesordnung zu verschicken. Sie zeigt, dass Sie die Zeit der Teilnehmer zu schätzen wissen, dass Sie gründlich und gut vorbereitet sind und dass es letztlich eine Reihe von Zielen für die Sitzung gibt. Die Tagesordnung sollte mindestens ein paar Tage vor dem Termin an alle Teilnehmer verteilt werden, damit sich jeder mit dem Inhalt vertraut machen und bei Bedarf Feedback geben kann.

  2. Als Nächstes müssen Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer einen funktionierenden Link zur Besprechung erhalten. Auch hier kann ein Online-Terminplanungswerkzeug Zeit und Energie sparen. Doodle, zum Beispiel, synchronisiert sich direkt mit Ihrem Zoom-Konto. Zoom-Links können automatisch zu jedem über Doodle geplanten oder verschobenen Meeting hinzugefügt werden.

a. Wählen Sie eine Plattform, die zu Ihrer geplanten Tagesordnung passt. Wenn Sie eine Präsentation halten müssen, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie Sie Ihre Präsentation teilen können.

b. Vergewissern Sie sich, dass dieser Link für alle zugänglich ist, die sich bei der Telefonkonferenz anmelden müssen.

c. Müssen sich die Teilnehmer für die von Ihnen verwendete Konferenzsoftware anmelden? Wenn ja, informieren Sie sie vorher, damit sie nicht zehn Minuten der Besprechungszeit damit verbringen müssen, sich anzumelden.

  1. Es liegt in Ihrer Verantwortung, sich um Ihren Teil der Konferenz zu kümmern. Das bedeutet, dass Sie sich vergewissern müssen, dass Sie über ein ausgezeichnetes WLAN verfügen, dass Ihr Hintergrund professionell und einladend ist, dass es keine Hintergrundgeräusche gibt, dass alle technischen Geräte wie Lautsprecher oder Kopfhörer einwandfrei funktionieren und dass Sie nicht unterbrochen werden. Üben Sie Ihren Anruf, gehen Sie den möglichen Gesprächsverlauf durch und prüfen Sie auf mögliche technische Probleme.

Die Klarheit der Wohltätigkeit

So weit, so schön. Sie stellen sich vor, stellen ein paar Fragen und haben hoffentlich eine gemeinsame Basis gefunden. Natürlich wird kein einziges Treffen dazu führen, dass ein Spender sein Scheckbuch öffnet (gibt es Scheckbücher überhaupt noch?) und fragt, wie viele Nullen Sie darauf haben wollen. Das Hauptziel der Beschaffung von Großspenden ist der Aufbau einer langfristigen und fruchtbaren Beziehung zwischen der gemeinnützigen Organisation und den Spendern.

Irgendwann muss jedoch die Bitte ausgesprochen werden. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie sowohl aufnahmebereit sein als auch klar sagen, worum Sie bitten. Wenn es sich um eine Spende handelt, sollten Sie bereit sein, Ihr übergeordnetes Ziel zu umreißen und dann genau darzulegen, welche Rolle der Spender Ihrer Meinung nach spielen wird, um dieses Ziel zu erreichen.

Ihr Ziel bei einem Online-Spendertreffen muss nicht immer eine Spende sein. Wenn es sich um eine neue Beziehung oder einen allerersten Anruf handelt, ist Ihr Ziel vielleicht nur, das nächste Treffen zu vereinbaren. Vielleicht haben Sie bereits eine stabile Verbindung aufgebaut und möchten den Spender einladen, in Ihrem Vorstand mitzuarbeiten oder sogar seine Organisation als Freiwilliger bei einer bevorstehenden Veranstaltung zu unterstützen.

Es ist noch nicht vorbei

Die Nachbereitung eines Meetings beginnt, bevor alle auf den roten Knopf klicken. Planen Sie in Ihrer Tagesordnung fünf Minuten für abschließende Fragen zum Treffen selbst ein. Dazu könnten gehören:

Wenn Sie sich diese Fragen stellen, können Sie Ihre virtuellen Spendertreffen von Mal zu Mal verbessern. Sie vermitteln außerdem die klare Botschaft, dass Ihre gemeinnützige Organisation um ständige Verbesserung bemüht ist und Feedback begrüßt.

Schließlich müssen Sie unbedingt innerhalb von 24 Stunden eine Dankes-E-Mail versenden. Idealerweise fassen Sie in dieser E-Mail auch das Gespräch und die nächsten Schritte zusammen. Wenn die Vorbereitung etwas länger dauert, senden Sie vorerst nur eine Danksagung.

Das Geheimnis virtueller Spendertreffen ist also vielleicht keine Wunderwaffe, die Ihrer gemeinnützigen Organisation zu großen Spenden verhilft, aber wenn Sie diese Ratschläge befolgen, haben Sie die besten Aussichten auf Erfolg, und das hoffentlich, ohne überhaupt über Geld sprechen zu müssen.

Um mehr darüber zu erfahren, wie gemeinnützige Organisationen Doodle nutzen, um ihre Spendertreffen zu koordinieren und ihre gemeinnützigen Ziele zu erreichen, besuchen Sie unsere Nonprofit Solutions Page**.


Autor: MATT WARNOCK

Matt ist ein erfahrener Journalist, der zum Marketer wurde. Er hat Inhalte im Blut und eine besondere Vorliebe für Technologie, SAAS und B2B. Ursprünglich kommt er aus Großbritannien, ist aber jetzt stolzer Amsterdamer. Er kommt nie wissentlich zu spät zu einem Meeting, ist aber der Meinung, dass 30-Minuten-Meetings die Norm sein sollten.

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