O segredo do sucesso das reuniões dos doadores virtuais

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Updated: 21 de jun. de 2023

Group of people in a meeting in person and virtual

Como britânico extremamente britânico, acho poucas coisas mais devastadoras do que o tema do dinheiro que se cultiva na conversa. Quando minha esposa holandesa revelou uma vez que, durante as reuniões com sua equipe de amigos universitários, eles discutiam regularmente seus salários atuais, fiquei tão embaraçado que quase exigi o divórcio ali mesmo no local. Em vez disso, me comportei como um verdadeiro britânico, acrescentei este conto ao meu vasto diário de bordo passivo-agressivo e saí para fazer uma xícara de chá.

Se há algo pior do que falar sobre dinheiro, é (tremer!) falar por dinheiro, que é precisamente por isso que eu seria o pior vendedor de todos os tempos. Eu não poderia vender fogo a um esquimó ou água a alguém perdido no deserto. Sério. Eu apenas deixaria sair um frágil "desculpe, velho amigo", e daria o dito elemento salva-vidas de graça para evitar qualquer conversa de preço.

E, se há algo pior do que pedir dinheiro, tem que ser pedir dinheiro online, e é por isso que meu coração e a mais profunda admiração vai para aqueles cujo trabalho é precisamente fazer isso para manter dignos organizações sem fins lucrativos e ONGs à tona.

É claro que ter essas conversas é literalmente tudo em um dia de trabalho para os principais agentes de doações (MGOs) e angariadores de fundos. No entanto, tipicamente estas relações de longo prazo são cultivadas ao longo do tempo e muitos cafés. Elas exigem o tipo de confiança e compreensão que sempre pensamos ser possível construir apenas pessoalmente.

Entretanto, como grande parte de nossas vidas, a pandemia da COVID colocou essa teoria à prova. E, como em muitas outras áreas de nossas vidas profissionais, descobrimos que estas relações podem ser cultivadas remotamente. Isso só requer uma abordagem um pouco diferente. Felizmente para todos vocês leitores, embora eu possa não ser capaz de vender cerveja para uma despedida de solteiro ou falar de dinheiro sem se agasalhar, eu sei uma ou duas coisas sobre reuniões on-line.

O segredo de uma reunião de doadores virtuais que explode a mente é que existem realmente cinco segredos:

  1. Ser sempre, por alguma distância, a pessoa mais preparada na chamada.

  2. Seja mais curioso que um detetive em um drama criminal dos anos 80.

  3. Certifique-se de que sua reunião seja planejada com a precisão de um casamento da lista A.

  4. Mantenha absoluta clareza em todo o processo.

  5. O acompanhamento pode fazer ou quebrar tudo.

A preparação reduz radicalmente a necessidade de milagres

É sempre essencial que o representante da organização sem fins lucrativos esteja totalmente preparado para qualquer reunião com um doador, mas isto se aplica ainda mais quando a interação se move on-line e o calor natural e a conexão de um encontro face a face é apagada. Como instigador da reunião, o fardo recai sobre o MGO ou a angariação de fundos para garantir que a reunião flua de forma suave e agradável.

Isto começa no momento em que a chamada começa. Ter alguns quebra-gelos fáceis de serem usados ajudará a gerar um senso de comunidade e união, ainda mais nestes dias, com tantos de nós mais isolados e perdendo a camaradagem regular do local de trabalho. Comece com uma rodada de apresentações e revele algo pessoal ou surpreendente sobre você; isso ajudará a todos a se conectarem melhor com você e eles poderão simplesmente seguir o exemplo.

Em termos de assuntos a serem esclarecidos antes da reunião:




A vida está cheia de perguntas

Você deve ter como objetivo ir para sua reunião virtual de doadores equipada com mais perguntas do que um anfitrião de quiz show. Por quê? Porque todos nós, humanos, temos uma coisa em comum: adoramos falar de nós mesmos. Falar de nós mesmos nos faz sentir bem e, portanto, as pessoas que nos permitem ou mesmo nos encorajam a falar de nós mesmos também nos fazem sentir bem.

Como todos os vendedores sabem - diabos, até mesmo eu sei disso - você deve evitar perguntas "sim" a favor de perguntas mais abertas. À medida que a conversa progride e a confiança é construída, você também deve introduzir tópicos mais significativos e grandiosos. As linhas de perguntas recomendadas para reuniões de doadores incluem:




Os planos são inúteis, mas o planejamento é essencial

Por mais convincente e persuasivo que seja o conteúdo de sua reunião, não fará qualquer diferença se sua reunião não estiver bem organizada para começar. Reuniões on-line estão mais envolvidas a este respeito.

  1. Certifique-se de encontrar um horário que seja conveniente para seus participantes. Em muitos casos, as reuniões de doadores envolverão vários participantes tanto da organização doadora quanto da organização sem fins lucrativos e alinhar esses calendários é praticamente impossível. Sem uma visão de seus calendários lotados, o processo usual envolve vários dias e dezenas de e-mails para frente e para trás para encontrar um horário adequado. Antes que alguém inevitavelmente tenha que remarcar.

Uma ferramenta de programação on-line pode ser inestimável para organizações sem fins lucrativos. Você pode enviar uma pesquisa para ver qual data e hora melhor se adapta a todos os participantes ou, mais fácil ainda, seu MGO pode criar um calendário reservável com toda a sua disponibilidade já indicada e sincronizada com sua programação. Eles podem então enviar esse calendário para doadores potenciais através de um URL direto, onde os doadores podem simplesmente escolher o horário que for mais conveniente para eles. Um convite é gerado automaticamente e as agendas de todos os participantes são atualizadas. Em organizações lideradas por voluntários, onde o tempo é escasso e as horas de voluntariado são limitadas, uma ferramenta de programação on-line é como um assistente pessoal por uma fração do custo.

  1. Por mais informal que seja a reunião, é sempre uma boa idéia enviar uma agenda. Isso mostra que você valoriza o tempo de todos, que você é minucioso e preparado, e que há, em última instância, um conjunto de objetivos para a reunião. A agenda deve ser compartilhada com todos os participantes pelo menos alguns dias antes de sua reunião, para que todos possam se familiarizar com o conteúdo e o feedback, se necessário.

  2. Em seguida, certifique-se de que todos os participantes recebam um link de trabalho para a reunião. Mais uma vez, uma ferramenta de agendamento on-line pode economizar tempo e energia aqui. Doodle, por exemplo, sincronia direta com sua conta Zoom. Os links do Zoom podem ser adicionados automaticamente a qualquer reunião agendada ou remarcada via Doodle.

a. Escolha uma plataforma que se ajuste à sua agenda proposta. Se você precisar apresentar, certifique-se de saber como compartilhar sua apresentação.

b. Verifique novamente se este link está acessível para todos os que possam precisar fazer o login na chamada.

c. Os participantes precisam se inscrever para o software de conferência que você utiliza? Se sim, avise-os com antecedência, para que não precisem passar dez minutos de tempo de reunião tentando fazer o login.

  1. É sua responsabilidade cuidar de seu lado da chamada. Isso significa garantir que você tenha excelente wifi; que seu histórico seja profissional e acolhedor; que não haja ruído de fundo; qualquer tecnologia, como seu alto-falante ou fones de ouvido funcionam corretamente, e que você não será interrompido. Pratique sua chamada, verifique como a conversa pode correr, e verifique possíveis acertos técnicos.

A clareza da caridade

Até agora, tão adorável. Apresentações, algumas perguntas e, espera-se, alguns pontos em comum descobertos. É claro que nenhuma única reunião poderá resultar em um doador abrindo seu talão de cheques (ainda existem talões de cheques?) e perguntando quantos zeros você quer lá. O principal objetivo de grandes doações para arrecadação de fundos é construir um relacionamento duradouro e frutífero entre as entidades sem fins lucrativos e os doadores.

Entretanto, em algum momento, o pedido precisa ser feito. Quando for, você deve ser receptivo e claro sobre o que está pedindo. Se isso for uma doação, então esteja preparado para delinear seu objetivo mais amplo e depois revelar com precisão o papel que você vê o doador desempenhando para ajudá-lo a chegar lá.

Seu objetivo de entrar na reunião on-line de doadores pode não ser sempre uma doação. Se for um novo relacionamento ou uma primeira chamada, talvez seu objetivo seja apenas pregar a próxima reunião. Talvez você já tenha estabelecido uma conexão estável e queira convidá-los para sentar-se em seu quadro ou mesmo para que sua organização seja voluntária em um próximo evento.

Ainda não acabou

O acompanhamento de uma reunião começa antes que todos cliquem no botão vermelho. Inclua cinco minutos em sua agenda para algumas perguntas finais sobre a reunião propriamente dita. Estas poderiam incluir:

Fazer estas perguntas o ajudará a melhorar cada vez mais suas reuniões virtuais de doadores cada vez que você tiver uma. Elas também enviam uma mensagem clara de que sua organização sem fins lucrativos se dedica à melhoria constante e agradece o feedback.

Finalmente, você deve absolutamente enviar um e-mail de agradecimento dentro de 24 horas. O ideal é que, neste e-mail, você também faça um resumo da conversa e dos próximos passos. Se isso demorar um pouco mais para se preparar, basta enviar uma nota de agradecimento por enquanto.

Portanto, o segredo das reuniões de doadores virtuais pode não ser uma bala de prata que vê grandes doações inundando sua organização sem fins lucrativos, mas, seguindo estes conselhos, você criará as melhores possibilidades de sucesso, esperançosamente sem sequer ter que falar muito sobre dinheiro.

Para saber mais sobre como as organizações sem fins lucrativos estão usando o Doodle para coordenar suas reuniões de doadores e atingir suas metas sem fins lucrativos, verifique nossa Página de Soluções sem fins lucrativos.


Autor: MATT WARNOCK*

Matt é um jornalista experiente, com conteúdo em seu sangue e uma afinidade particular pela tecnologia, SAAS e B2B. Originalmente do Reino Unido, mas agora um orgulhoso Amsterdammer, ele nunca se atrasa conscientemente para uma reunião, mas acha que reuniões de 30 minutos devem ser a norma.

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