Hemligheten bakom framgångsrika virtuella möten med givare

Som en extremt brittisk britt finns det få saker som är mer förödande för mig än när ämnet pengar dyker upp i en konversation. När min nederländska fru en gång avslöjade att de, när hon träffar sina vänner från studietiden, regelbundet diskuterar sina nuvarande löner, blev jag så pinsamt generad att jag nästan krävde skilsmässa där och då. Istället uppförde jag mig som en äkta britt, lade till den här historien i min omfattande passiv-aggressiva loggbok och gick iväg för att koka en kopp te.

Om det finns något värre än prata när det gäller pengar, så är det (brrr!) frågar för pengarnas skull, och det är just därför jag skulle vara den sämsta säljaren någonsin. Jag skulle inte kunna sälja eld till en eskimå eller vatten till någon som gått vilse i öknen. Allvarligt talat. Jag skulle bara mumla ett svagt ”Tyvärr, min vän” och ge bort det livräddande elementet gratis för att slippa prata om priset.

Och om det finns något värre än att be om pengar, så måste det vara att be om pengar online, och det är därför jag känner stor sympati och djup beundran för dem vars uppgift är just att se till att värdiga ideella organisationer och icke-statliga organisationer flytande.

Förstås är det här samtalen bokstavligen en del av vardagen för ansvariga för större donationer (MGO:er) och insamlare. Men vanligtvis byggs dessa långsiktiga relationer upp över tid och under många kaffestunder. De kräver den typ av förtroende och förståelse som vi alltid har trott att man bara kan bygga upp ansikte mot ansikte.

Men precis som med så mycket annat i våra liv har covidpandemin satt den teorin på prov. Och precis som inom många andra delar av vårt yrkesliv har vi upptäckt att dessa relationer kan vårdas även på distans. Det kräver bara ett lite annorlunda tillvägagångssätt. Lyckligtvis för er läsare – även om jag kanske inte kan sälja öl till en svensexa eller nämna pengar utan att krypa ihop av obehag – så vet jag faktiskt en del om online-möten.

Hemligheten bakom ett fantastiskt virtuellt givarmöte är egentligen att det finns fem hemligheter:

1. Se alltid till att du är den som är klart bäst förberedd under samtalet.

2. Var mer nyfiken än en detektiv i en kriminalserie från 80-talet.

3. Se till att ditt möte planeras med samma noggrannhet som ett förstklassigt bröllop.

4. Se till att det är helt tydligt hela tiden.

5. Uppföljningen kan avgöra om det blir en framgång eller ett misslyckande.

Förberedelserna minskar behovet av mirakel avsevärt

Det är alltid viktigt att representanten för den ideella organisationen är väl förberedd inför varje möte med en givare, men detta gäller i ännu högre grad när mötet sker online och den naturliga värmen och kontakten som uppstår vid ett möte ansikte mot ansikte går förlorad. Som initiativtagare till mötet är det MGO:n eller insamlingsansvarig som har ansvaret för att mötet ska flyta smidigt och trevligt.

Det börjar redan när samtalet inleds. Att ha några enkla isbrytare att ta till bidrar till att skapa en känsla av gemenskap och samhörighet – särskilt nu när så många av oss lever mer isolerade och saknar den vanliga kamratskapen på arbetsplatsen. Börja med en omgång presentationer och berätta något personligt eller överraskande om dig själv; det hjälper alla att knyta bättre kontakt med dig och kanske följer de ditt exempel.

När det gäller ämnen som man bör friska upp sina kunskaper om inför mötet:

• Se till att du har en gedigen förståelse för organisationen, dess historia och dess bakgrund när det gäller välgörenhetsinsatser. Vem har de stöttat tidigare? Hur såg det samarbetet ut?

• Se också till att du är helt säker på vilka kontakter din ideella organisation har haft med den potentiella givaren tidigare. Har det förekommit en rad samtal för några år sedan? Donerar personen redan ett mindre belopp?

• Ta reda på (utan att verka påträngande) lite om personen du ska träffa. Hur länge har hen arbetat på sin nuvarande arbetsplats? Var har hen arbetat tidigare? Har hen familj? Har hen någon personlig koppling till eller känner sig dragen till din organisation, eller handlar det mer om en koppling till företaget?

Livet är fullt av frågor

Du bör sträva efter att gå in i ditt virtuella möte med givaren med fler frågor än en frågesportprogramledare. Varför? Jo, för att vi människor alla har en sak gemensamt: vi älskar att prata om oss själva. Det känns bra att prata om oss själva, och därför får vi också en bra känsla av människor som låter oss – eller till och med uppmuntrar oss – att prata om oss själva.

Eftersom alla säljare vet — det vet ju till och med jag — man bör undvika ja-nej-frågor och istället ställa mer öppna frågor. Allteftersom samtalet fortskrider och förtroendet växer bör man också ta upp mer betydelsefulla och omfattande ämnen. Här är några rekommenderade frågeställningar för möten med givare:

• Vad var det som lockade dig till vår organisation?

• Vilka frågor brinner du personligen för?

• Sett i ett större sammanhang, hur viktigt anser du att vårt arbete är?

• Tänk i stora sammanhang. Vilka förändringar skulle du vilja se i världen?

• Tänker du på ditt eget eller din organisations arv? Hur skulle du vilja att det skulle se ut?

Planer är meningslösa, men planering är avgörande

Oavsett hur intressant och övertygande innehållet i ditt möte än må vara, kommer det inte att göra någon skillnad om din mötet är inte välorganiserat till att börja med. Online-möten är mer engagerade i detta avseende.

1. Se till att du hittar en tidpunkt som passar deltagarna. I många fall deltar flera personer från både givarorganisationen och den ideella organisationen i givarmöten, och det är nästan omöjligt att få alla kalendrar att stämma överens. Utan insikt i deras fullspäckade kalendrar, brukar det ta flera dagar och kräva dussintals mejl fram och tillbaka för att hitta en lämplig tidpunkt. Innan någon oundvikligen måste boka om.

En Ett verktyg för tidsbokning online kan vara ovärderligt för ideella organisationer. Du kan antingen skicka ut en omröstning för att se vilket datum och vilken tid som passar alla deltagare bäst, eller – vilket är ännu enklare – låta din MGO skapa en bokningsbar kalender där alla deras tillgängliga tider redan är angivna och synkroniserade med deras schema. De kan sedan skicka den kalendern till potentiella givare via en direktlänk, där givarna enkelt kan välja det tidsfönster som passar dem bäst. En inbjudan genereras automatiskt och alla deltagares kalendrar uppdateras. I volontärdrivna organisationer där tiden är knapp och volontärernas timmar är begränsade fungerar ett onlineverktyg för schemaläggning som en personlig assistent till en bråkdel av kostnaden.

2. Oavsett hur informellt mötet än må vara är det alltid en bra idé att skicka ut en dagordning. Det visar att du värdesätter allas tid, att du är noggrann och väl förberedd, och att mötet i slutändan har ett antal mål. Dagordningen bör delas med alla deltagare minst några dagar före mötet, så att alla hinner sätta sig in i innehållet och komma med synpunkter om det behövs.

3. Se sedan till att alla deltagare får en fungerande länk till mötet. Även här kan ett verktyg för tidsbokning online spara både tid och energi. Doodle, till exempel, synkroniseras direkt med ditt Zoom-konto. Zoom-länkar kan läggas till automatiskt för alla möten som bokas eller ombokas via Doodle.

a. Välj en plattform som passar den dagordning du har planerat. Om du ska hålla en presentation, se till att du vet hur du delar den.

b. Kontrollera noga att den här länken är tillgänglig för alla som kan behöva logga in på samtalet.

c. Måste deltagarna registrera sig för det konferensprogram ni använder? Om så är fallet, informera dem om detta i förväg, så att de inte behöver lägga tio minuter av mötet på att försöka logga in.

4. Det är ditt ansvar att se till att allt fungerar från din sida under samtalet. Det innebär att du måste se till att du har en utmärkt wifi-anslutning, att bakgrunden är professionell och inbjudande, att det inte finns några bakgrundsljud, att all teknik – till exempel högtalaren eller hörlurarna – fungerar som den ska och att du inte kommer att bli avbruten. Öva inför samtalet, gå igenom hur konversationen kan komma att se ut och kontrollera om det finns några tekniska problem.

Välgörenhetens tydlighet

Hittills går det jättebra. Vi har presenterat oss, ställt några frågor och förhoppningsvis hittat några gemensamma beröringspunkter. Naturligtvis är det osannolikt att ett enda möte leder till att en givare tar fram sin checkbok (finns det fortfarande checkböcker?) och frågar hur många nollor du vill ha på den. Huvudsyftet med insamling av större donationer är att bygga upp en långvarig och givande relation mellan den ideella organisationen och givarna.

Men förr eller senare måste man ställa frågan. När det är dags måste du både vara lyhörd och tydlig med vad du ber om. Om det handlar om en donation, var då beredd att redogöra för ditt övergripande mål och sedan tydligt förklara vilken roll du ser att givaren kan spela för att hjälpa dig att nå dit.

Ditt mål inför ett online-möte med en potentiell donator behöver inte alltid vara att få en donation. Om det handlar om en ny relation eller ett allra första samtal kanske ditt mål bara är att boka in nästa möte. Kanske har du redan byggt upp en stabil relation och vill bjuda in personen att sitta i din styrelse eller till och med att deras organisation ska ställa upp som volontärer vid ett kommande evenemang.

Det är inte över än

Uppföljningen av ett möte börjar redan innan alla klickar på den röda knappen. Avsätt fem minuter i dagordningen för några avslutande frågor om själva mötet. Det kan till exempel handla om följande:

• Var det enkelt att boka in och delta i det här mötet?

• Tyckte du att mötet var intressant?

• Finns det något annat som du skulle ha velat höra mer om eller se?

Genom att ställa dessa frågor kan du steg för steg förbättra dina virtuella möten med givare varje gång du håller ett sådant möte. De visar också tydligt att din ideella organisation strävar efter ständig förbättring och välkomnar synpunkter.

Slutligen är det absolut nödvändigt att du skickar ett tackmejl inom 24 timmar. Helst bör du i det här mejlet även sammanfatta samtalet och de kommande stegen. Om det tar lite längre tid att förbereda det, kan du för tillfället nöja dig med att skicka ett kort tackmeddelande.

Hemligheten bakom virtuella möten med givare är kanske inte någon mirakelkur som gör att stora donationer strömmar in till din ideella organisation, men genom att följa dessa råd skapar du de bästa förutsättningarna för framgång – förhoppningsvis utan att ens behöva prata alltför mycket om pengar.

Om du vill veta mer om hur ideella organisationer använder Doodle för att samordna sina möten med givare och uppnå sina mål, kan du ta en titt på vår Sidan om lösningar för ideella organisationer.

Författare: MATT WARNOCK

Matt är en erfaren journalist som bytt bana till marknadsföring. Han har innehåll i blodet och en särskild förkärlek för teknik, SaaS och B2B. Han kommer ursprungligen från Storbritannien men är numera en stolt Amsterdambo. Han kommer aldrig medvetet för sent till ett möte, men anser att möten på 30 minuter borde vara normen.