Hemmeligheden bag vellykkede virtuelle donormøder

Som en ekstremt britisk brite finder jeg kun få ting mere ødelæggende end når emnet penge dukker op i en samtale. Da min hollandske kone engang afslørede, at de under sammenkomster med hendes gruppe af collegevenner regelmæssigt diskuterer deres nuværende lønninger, blev jeg så forlegen, at jeg næsten krævede skilsmisse på stedet. I stedet opførte jeg mig som en ægte brite, føjede denne historie til min store passiv-aggressive logbog og gik ud for at lave en kop te.

Hvis der er noget værre end at tale om penge, så er det (gys!) at spørge om penge, hvilket netop er grunden til, at jeg ville være den værste sælger nogensinde. Jeg kunne ikke sælge ild til en eskimo eller vand til en, der er faret vild i ørkenen. Seriøst. Jeg ville bare udbryde et skrøbeligt "Undskyld, gamle ven" og give det livreddende element gratis for at undgå enhver snak om prisen.

Og hvis der er noget værre end at bede om penge, må det være at bede om penge online, og derfor går mit hjerte og min dybeste beundring til dem, hvis job er at gøre netop dette for at holde værdige nonprofitorganisationer og ngo'er i live.

At føre disse samtaler er naturligvis bogstaveligt talt en del af en dags arbejde for de ansvarlige for større gaver (MGO'er) og fundraisere. Men disse langsigtede relationer opdyrkes typisk over tid og ved mange kafferunder. De kræver den form for tillid og forståelse, som vi altid har troet, at det kun var muligt at opbygge personligt.

Men ligesom meget andet i vores liv har COVID-pandemien sat denne teori på en prøve. Og ligesom på mange andre områder af vores professionelle liv har vi opdaget, at disse relationer kan plejes på afstand. Det kræver bare en lidt anderledes tilgang. Heldigvis for alle jer læsere kan jeg måske ikke sælge øl til en polterabend eller nævne penge uden at krybe sammen, men jeg ved en ting eller to om onlinemøder.

Hemmeligheden bag et fantastisk virtuelt donormøde er faktisk, at der er fem hemmeligheder:

1. Vær altid, med en vis afstand, den mest forberedte person i samtalen.

2. Vær mere nysgerrig end en detektiv i en 80'er-krimi.

3. Sørg for, at dit møde er planlagt med samme nøjagtighed som et bryllup på en A-liste.

4. Bevar absolut klarhed hele vejen igennem.

5. Opfølgningen kan gøre eller ødelægge det hele.

Forberedelse reducerer radikalt behovet for mirakler

Det er altid vigtigt, at repræsentanten for den almennyttige organisation er fuldt forberedt på ethvert møde med en donor, men det gælder i endnu højere grad, når interaktionen foregår online, og den naturlige varme og forbindelse, der er forbundet med et personligt møde, forsvinder. Som initiativtager til mødet er det MGO'ens eller fundraiserens opgave at sikre, at mødet forløber gnidningsløst og behageligt.

Dette begynder i det øjeblik, hvor opkaldet starter. Hvis man har nogle få nemme isbrydere at gå til, kan man være med til at skabe en følelse af fællesskab og sammenhold, hvilket er endnu vigtigere i disse dage, hvor mange af os er mere isolerede og savner det almindelige kammeratskab på arbejdspladsen. Begynd med en præsentationsrunde og afslør noget personligt eller overraskende om dig selv; det vil hjælpe alle til at få bedre kontakt med dig, og måske følger de efter.

Med hensyn til emner, som du kan genopfriske før mødet:

Livet er fuld af spørgsmål

Du bør tilstræbe at gå ind til dit virtuelle donormøde med flere spørgsmål end en quizshowvært. Hvorfor? Fordi vi mennesker alle har én ting til fælles: vi elsker at tale om os selv. Det føles godt at tale om os selv, og derfor får mennesker, der tillader os eller endda opfordrer os til at tale om os selv, os også til at føle os godt tilpas.

Som alle sælgere ved - ja, selv jeg ved det - bør man undgå ja-nej-spørgsmål til fordel for mere åbne spørgsmål. Efterhånden som samtalen skrider frem, og der opbygges tillid, bør du også introducere mere betydningsfulde, storslåede emner. Anbefalede spørgeskemaer til donormøder omfatter bl.a:

Planer er ubrugelige, men planlægning er vigtig

Uanset hvor overbevisende og overbevisende indholdet af dit møde kan være, vil det ikke gøre nogen forskel, hvis dit møde ikke er velorganiseret til at begynde med. Onlinemøder er mere involverede i denne henseende.

1. Sørg for at finde et tidspunkt, der passer dine deltagere. I mange tilfælde vil donormøder involvere flere deltagere fra både donororganisationen og den almennyttige organisation, og det er næsten umuligt at tilpasse disse kalendere til hinanden. Uden indsigt i deres overfyldte kalendere involverer den sædvanlige proces flere dage og dusinvis af e-mails frem og tilbage for at finde et passende tidspunkt. Før nogen uundgåeligt bliver nødt til at ændre tidsplanen.

Et online planlægningsværktøj kan være uvurderligt for nonprofitorganisationer. Du kan enten sende en afstemning ud for at se, hvilken dato og hvilket tidspunkt der passer bedst til alle deltagere, eller, endnu nemmere, din MGO kan oprette en kalender, der kan bookes, med alle deres ledige tider, der allerede er udpeget og synkroniseret med deres kalender. De kan derefter sende denne kalender til potentielle donorer via en direkte URL, hvor donorer blot kan vælge det tidsrum, der passer dem bedst. Der genereres automatisk en invitation, og alle deltagernes dagsordener opdateres. I frivilligt ledede organisationer, hvor tiden er knap og de frivilliges timer begrænsede, er et online planlægningsværktøj som en personlig assistent til en brøkdel af prisen.

1. Uanset hvor afslappet mødet er, er det altid en god idé at sende en dagsorden ud. Det viser, at du værdsætter alles tid, at du er grundig og forberedt, og at der i sidste ende er et sæt mål for mødet. Dagsordenen bør deles med alle deltagere mindst et par dage før jeres møde, så alle kan sætte sig ind i indholdet og give feedback, hvis det er nødvendigt.

2. Dernæst skal du sørge for, at alle deltagere modtager et fungerende link til mødet. Endnu engang kan et online planlægningsværktøj spare tid og energi her. Doodle, for eksempel synkroniserer direkte med din Zoom-konto. Zoom-links kan automatisk tilføjes til alle møder, der er planlagt eller omlagt via Doodle.

a. Vælg en platform, der passer til din foreslåede dagsorden. Hvis du skal holde en præsentation, skal du sørge for at vide, hvordan du kan dele din præsentation.

b. Dobbelttjek, at dette link er tilgængeligt for alle, der kan have brug for at logge ind på opkaldet.

c. Skal deltagerne tilmelde sig den konferencesoftware, du bruger? Hvis det er tilfældet, så lad dem vide det på forhånd, så de ikke behøver at bruge ti minutter af mødetiden på at forsøge at logge ind.

1. Det er dit ansvar at passe på din side af samtalen. Det betyder, at du skal sikre dig, at du har fremragende wifi, at din baggrund er professionel og indbydende, at der ikke er baggrundsstøj, at al teknologi, såsom din højttaler eller dine hovedtelefoner, fungerer korrekt, og at du ikke bliver afbrudt. Øv dig på dit opkald, gennemgå, hvordan samtalen kan foregå, og tjek, om der er tekniske problemer.

Klarhed om velgørenhed

Så langt, så dejligt. Introduktion, et par spørgsmål og forhåbentlig nogle fælles punkter, der er fundet. Selvfølgelig vil intet enkelt møde resultere i, at en donor åbner sit checkhæfte (findes checkhæfter stadig?) og spørger, hvor mange nuller du vil have på det. Hovedformålet med indsamling af større gaver er at opbygge et langvarigt og frugtbart forhold mellem den almennyttige organisation og donorer.

På et tidspunkt skal der dog spørges. Når det sker, skal du både være modtagelig og klar over, hvad du beder om. Hvis det er en donation, skal du være forberedt på at skitsere dit overordnede mål og derefter afsløre præcist, hvilken rolle du mener, at donoren kan spille for at hjælpe dig med at nå dit mål.

Dit mål ved online-donormødet er måske ikke altid en donation. Hvis der er tale om et nyt forhold eller en allerførste samtale, er dit mål måske blot at få fastlagt det næste møde. Måske har du allerede etableret en stabil forbindelse, og du ønsker at invitere dem til at sidde i din bestyrelse eller endda til at deres organisation skal være frivillig ved en kommende begivenhed.

Det er ikke slut endnu

Opfølgningen på et møde begynder, før alle klikker på den røde knap. Indskriv fem minutter i din dagsorden til nogle afsluttende spørgsmål om selve mødet. Disse kunne omfatte:

Ved at stille disse spørgsmål kan du forbedre dine virtuelle donormøder gradvist, hver gang du afholder et. De sender også et klart budskab om, at din nonprofitorganisation er dedikeret til konstant forbedring og glæder sig over feedback.

Endelig skal du absolut sende en takke-e-mail inden for 24 timer. Ideelt set vil du i denne e-mail også opsummere samtalen og de næste skridt. Hvis det tager lidt længere tid at forberede, kan du nøjes med at sende en tak for nu.

Så hemmeligheden bag virtuelle donormøder er måske ikke en sølvkugle, der får store donationer til at strømme ind til din nonprofitorganisation, men ved at følge disse råd skaber du de bedste muligheder for succes, forhåbentlig uden at du behøver at tale for meget om penge.

For at få mere at vide om, hvordan nonprofitorganisationer bruger Doodle til at koordinere deres donormøder og opfylde deres nonprofitmål, kan du tjekke vores ](https://doodle.com/en/solutions/non-profit/).

Author: MATT WARNOCK

Matt er en erfaren journalist, der er blevet markedsfører, med indhold i blodet og en særlig forkærlighed for teknologi, SAAS og B2B. Han kommer oprindeligt fra Storbritannien, men er nu en stolt Amsterdammer, og han kommer aldrig bevidst for sent til et møde, men mener, at møder på 30 minutter bør være normen.