सफल वर्चुअल दाता बैठकों का रहस्य

एक बेहद ब्रिटिश ब्रिटिश होने के नाते, मुझे बातचीत में पैसे का जिक्र आने से ज्यादा विनाशकारी कुछ भी नहीं लगता। जब मेरी डच पत्नी ने एक बार बताया कि कॉलेज के दोस्तों के साथ मिलने-जुलने पर वे नियमित रूप से अपनी मौजूदा तनख्वाहों पर चर्चा करते हैं, तो मुझे इतनी शर्मिंदगी महसूस हुई कि मैं वहीं पर तलाक की मांग करने ही वाला था। इसके बजाय, मैंने एक सच्चे ब्रिटिश की तरह बर्ताव किया, इस किस्से को अपनी विशाल निष्क्रिय-आक्रामक डायरी में जोड़ दिया और चाय बनाने चल दिया।

अगर इससे भी बुरा कुछ है तो बात कर रहा हूँ पैसे के बारे में, यह (कांपना!) पूछना पैसे के लिए, और यही वजह है कि मैं अब तक का सबसे बुरा सेल्समैन रहूँगा। मैं एक एस्किमो को आग नहीं बेच सकता, न ही किसी रेगिस्तान में खोए व्यक्ति को पानी। सच में। मैं बस एक कमजोर "माफ़ करना, दोस्त" कहकर उस जीवनरक्षक तत्व को मुफ्त में दे दूँगा, ताकि कीमत पर कोई बातचीत ही न हो।

और, अगर पैसे मांगने से भी बुरा कुछ है, तो वह है पैसे मांगना। ऑनलाइन, और यही कारण है कि मेरा हृदय और गहरी प्रशंसा उन लोगों के लिए है जिनका काम ठीक यही है, योग्य बनाए रखना। गैर-लाभकारी संगठन और गैर-सरकारी संगठन तैरता हुआ

बेशक, इन बातचीत को करना प्रमुख दान अधिकारी (एमजीओ) और फंडरेज़रों के लिए सचमुच रोज़मर्रा का काम है। हालांकि, आमतौर पर ये दीर्घकालिक संबंध समय और कई कॉफी सत्रों के दौरान ही विकसित होते हैं। इन्हें उस तरह के विश्वास और समझ की आवश्यकता होती है, जिसे हम हमेशा केवल व्यक्तिगत रूप से ही स्थापित करना संभव समझते आए हैं।

हालांकि, हमारे जीवन के कई हिस्सों की तरह, COVID महामारी ने उस सिद्धांत को कड़ी परीक्षा में डाल दिया है। और, हमारे पेशेवर जीवन के कई अन्य क्षेत्रों की तरह, हमने पाया है कि इन रिश्तों को दूर से भी पोषित किया जा सकता है। इसके लिए बस एक थोड़ा अलग दृष्टिकोण की आवश्यकता है। सभी पाठकों की किस्मत अच्छी है कि, भले ही मैं किसी बैचलर पार्टी को बीयर नहीं बेच सकता या बिना झिझके पैसों का ज़िक्र नहीं कर सकता, पर मुझे ऑनलाइन मीटिंग्स के बारे में एक-दो बातें ज़रूर पता हैं।

एक शानदार वर्चुअल दाता बैठक का रहस्य वास्तव में पाँच रहस्य हैं:

1. हमेशा कॉल पर सबसे अधिक तैयार व्यक्ति बने रहें।

2. 80 के दशक के क्राइम ड्रामा के जासूस से भी अधिक जिज्ञासु बनो।

3. सुनिश्चित करें कि आपकी बैठक एक ए-लिस्ट शादी की सटीकता के साथ योजनाबद्ध हो।

4. पूरे समय स्पष्टता बनाए रखें।

5. अनुवर्ती कार्रवाई सब कुछ बना या बिगाड़ सकती है।

तैयारी चमत्कारों की आवश्यकता को मौलिक रूप से कम कर देती है।

यह हमेशा आवश्यक है कि गैर-लाभकारी संस्था का प्रतिनिधि दाता के साथ किसी भी बैठक में पूरी तरह से तैयार हो, लेकिन यह और भी अधिक महत्वपूर्ण हो जाता है जब बातचीत ऑनलाइन हो जाती है और आमने-सामने की मुलाकात की स्वाभाविक गर्माहट और जुड़ाव समाप्त हो जाता है। बैठक के आयोजक के रूप में, यह MGO या फंडरेज़र की जिम्मेदारी है कि बैठक सुचारू और सुखद रूप से चले।

यह उसी क्षण से शुरू होता है जब कॉल शुरू होती है। कुछ आसान बर्फ पिघलाने वाले प्रश्न रखने से समुदाय और एकजुटता की भावना पैदा करने में मदद मिलेगी, खासकर आजकल जब हम में से कई लोग अधिक अलग-थलग हैं और कार्यस्थल की नियमित साथी भावना की कमी महसूस कर रहे हैं। परिचय के एक दौर से शुरुआत करें और अपने बारे में कोई व्यक्तिगत या आश्चर्यजनक बात साझा करें; इससे हर कोई आपसे बेहतर जुड़ पाएगा और वे भी शायद ऐसा ही करें।

बैठक से पहले जिन विषयों पर पुनः तैयारी करनी है:

• सुनिश्चित करें कि आपको उनके संगठन, इसके इतिहास और इसके चैरिटेबल दान देने के इतिहास की ठोस समझ हो। उन्होंने पहले किन-किन का समर्थन किया है? उस संबंध की प्रकृति क्या थी?

• अपने गैर-लाभकारी संगठन के संभावित दाता के साथ पिछले लेन-देन के बारे में भी सौ प्रतिशत सुनिश्चित रहें। क्या कुछ साल पहले बातचीत की एक श्रृंखला हुई थी? क्या वे पहले से ही कम स्तर पर दान करते हैं?

• बिना अजीब लगे उस व्यक्ति के बारे में थोड़ी जानकारी प्राप्त करें जिससे आप मिल रहे हैं। वे अपनी वर्तमान संस्था में कितने समय से काम कर रहे हैं? वे पहले कहाँ काम करते थे? क्या उनका कोई परिवार है? क्या वे व्यक्तिगत रूप से आपके संगठन से जुड़े या आकर्षित हैं, या यह अधिक कंपनी संबंध है?

जीवन प्रश्नों से भरा है।

आपको अपनी वर्चुअल दाता बैठक में क्विज़ शो के होस्ट से भी अधिक सवाल लेकर जाना चाहिए। क्यों? क्योंकि हम सभी इंसानों में एक बात समान है: हमें अपने बारे में बात करना पसंद है।अपने बारे में बात करना अच्छा लगता है, और इसलिए जो लोग हमें अपने बारे में बात करने की अनुमति देते हैं या हमें इसके लिए प्रोत्साहित करते हैं, वे भी हमें अच्छा महसूस कराते हैं।

जैसे सभी विक्रेता जानते हैं — अरे यार, मुझे भी यह पता है — आपको हाँ-ना वाले सवालों की बजाय अधिक खुले सवालों को प्राथमिकता देनी चाहिए। जैसे-जैसे बातचीत आगे बढ़े और भरोसा बनता जाए, आपको और अधिक महत्वपूर्ण, भव्य विषय भी पेश करने चाहिए। दाताओं की बैठकों के लिए अनुशंसित पूछताछ के क्षेत्र हैं:

• आपको हमारे संगठन में क्या आकर्षित किया?

• आप व्यक्तिगत रूप से किन कारणों के प्रति उत्साही हैं?

• समग्र दृष्टि से, आप हमारे काम को कितना महत्वपूर्ण मानते हैं?

• बड़ी तस्वीर पर विचार करें। आप दुनिया में कौन-से बदलाव देखना चाहेंगे?

• क्या आप अपनी या अपने संगठन की विरासत के बारे में सोचते हैं? आप क्या चाहेंगे कि वह क्या हो?

योजनाएँ बेकार हैं, लेकिन योजना बनाना आवश्यक है।

आपकी बैठक की सामग्री चाहे कितनी भी आकर्षक और प्रभावशाली क्यों न हो, अगर आपकी बैठक अच्छी तरह से आयोजित नहीं है। सबसे पहले ऑनलाइन बैठकें इस संबंध में अधिक शामिल हैं।

1. सुनिश्चित करें कि आप अपने प्रतिभागियों के लिए सुविधाजनक समय चुनें। कई मामलों में, दाता संगठनों और गैर-लाभकारी संगठनों दोनों से कई प्रतिभागियों की बैठकें शामिल होती हैं, और उन कैलेंडरों को एक-दूसरे के साथ समन्वित करना लगभग असंभव होता है। उनके खचाखच भरे कैलेंडरों की जानकारी के बिनासामान्य प्रक्रिया में उपयुक्त समय खोजने के लिए कई दिन और दर्जनों ईमेल आदान-प्रदान करना शामिल होता है, इससे पहले कि किसी को अनिवार्य रूप से पुनः निर्धारित करना पड़े।

एक ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए अनमोल हो सकता है।आप यह देखने के लिए एक पोल भेज सकते हैं कि कौन सी तारीख और समय सभी प्रतिभागियों के लिए सबसे उपयुक्त है, या, और भी आसान, आपका MGO एक बुक करने योग्य कैलेंडर बना सकता है जिसमें उनकी सभी उपलब्धताएँ पहले से ही निर्धारित और उनके शेड्यूल के साथ सिंक की गई हों। वे फिर उस कैलेंडर को संभावित दाताओं को एक सीधे URL के माध्यम से भेज सकते हैं, जहाँ दाता बस अपने लिए सबसे सुविधाजनक समय स्लॉट चुन सकते हैं। एक निमंत्रण स्वचालित रूप से उत्पन्न हो जाता है और सभी प्रतिभागियों के एजेंडा अपडेट हो जाते हैं। स्वयंसेवक-नेतृत्व वाली संस्थाओं में जहाँ समय की कमी होती है और स्वयंसेवकों के घंटे सीमित होते हैं, एक ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल लागत के एक अंश पर एक व्यक्तिगत सहायक के समान है।

2. बैठक चाहे कितनी भी अनौपचारिक क्यों न हो, एजेंडा भेजना हमेशा एक अच्छा विचार होता है। यह दर्शाता है कि आप सभी के समय का सम्मान करते हैं, आप पूरी तरह से तैयार हैं, और अंततः बैठक के लिए कुछ लक्ष्य निर्धारित हैं। कार्यसूची आपकी नियुक्ति से कम से कम कुछ दिन पहले सभी प्रतिभागियों के साथ साझा की जानी चाहिए, ताकि हर कोई सामग्री से परिचित हो सके और यदि आवश्यक हो तो प्रतिक्रिया दे सके।

3. इसके बाद, सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागियों को मीटिंग का एक काम करने वाला लिंक मिले। एक बार फिर, एक ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल यहाँ समय और ऊर्जा बचा सकता है। उदाहरण के लिए, Doodle, सीधे आपके ज़ूम खाते के साथ सिंक करता हैज़ूम लिंक स्वचालित रूप से Doodle के माध्यम से निर्धारित या पुनर्निर्धारित किसी भी मीटिंग में जोड़े जा सकते हैं।

a. एक ऐसा प्लेटफ़ॉर्म चुनें जो आपके प्रस्तावित एजेंडे के अनुरूप हो। यदि आपको प्रस्तुति देनी है, तो सुनिश्चित करें कि आप अपनी प्रस्तुति साझा करना जानते हैं।

b. यह सुनिश्चित करने के लिए दोबारा जांच करें कि यह लिंक उन सभी के लिए सुलभ है जिन्हें कॉल में लॉग इन करने की आवश्यकता हो सकती है।

c. क्या प्रतिभागियों को आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर के लिए साइन अप करना होगा? यदि हाँ, तो उन्हें पहले से सूचित कर दें, ताकि उन्हें लॉग इन करने में दस मिनट बर्बाद न करना पड़े।

4. कॉल के अपने हिस्से की देखभाल करना आपकी ज़िम्मेदारी है। इसका मतलब है यह सुनिश्चित करना कि आपके पास बेहतरीन वाई-फ़ाई हो; आपका बैकग्राउंड पेशेवर और स्वागत करने वाला हो; कोई बैकग्राउंड शोर न हो; कोई भी तकनीक, जैसे आपका स्पीकर या हेडफ़ोन, सब ठीक से काम कर रहे हों, और आपका ध्यान भटकने वाला न हो। अपनी कॉल का अभ्यास करें, बातचीत कैसे हो सकती है, इसकी रूपरेखा तैयार करें, और संभावित तकनीकी अड़चनों की जाँच करें।

दान की स्पष्टता

अब तक सब कुछ बहुत अच्छा रहा। परिचय, कुछ प्रश्न और उम्मीद है कि कुछ साझा आधार मिला। बेशक, किसी एक बैठक से ही कोई दाता अपनी चेकबुक खोलकर यह नहीं पूछेगा कि उसमें कितने शून्य चाहिए। प्रमुख दान जुटाने का मुख्य उद्देश्य गैर-लाभकारी संस्था और दाताओं के बीच एक दीर्घकालिक और फलदायी संबंध बनाना है।

हालाँकि, किसी न किसी समय अनुरोध करना ही पड़ता है। जब आप ऐसा करें, तो आपको ग्रहणशील और स्पष्ट दोनों होना चाहिए कि आप क्या मांग रहे हैं। यदि यह दान है, तो अपने व्यापक लक्ष्य को रेखांकित करने और फिर ठीक-ठीक वह हिस्सा बताने के लिए तैयार रहें, जिसमें आप दाता को आपको वहाँ पहुँचने में मदद करते हुए देखते हैं।

ऑनलाइन दाता बैठक में जाने का आपका उद्देश्य हमेशा दान प्राप्त करना नहीं हो सकता। यदि यह एक नया संबंध है या पहली कॉल है, तो शायद आपका लक्ष्य केवल अगली बैठक तय करना हो। शायद आपने पहले ही एक स्थिर संबंध स्थापित कर लिया है और आप उन्हें अपने बोर्ड में शामिल होने या आगामी कार्यक्रम में उनकी संस्था के स्वयंसेवक बनने के लिए आमंत्रित करना चाहते हैं।

यह अभी खत्म नहीं हुआ है।

बैठक के बाद का अनुवर्ती कार्य तब शुरू होता है जब सभी लोग लाल बटन पर क्लिक नहीं करते। बैठक के बारे में कुछ अंतिम प्रश्न पूछने के लिए अपनी कार्यसूची में पाँच मिनट शामिल करें। इनमें शामिल हो सकते हैं:

• क्या इस बैठक को शेड्यूल करना और इसमें शामिल होना आसान था?

• क्या आपको बैठक दिलचस्प लगी?

• क्या कुछ और है जो आप सुनना या देखना चाहते थे?

इन प्रश्नों को पूछने से हर बार आपकी वर्चुअल दाता बैठक में धीरे-धीरे सुधार करने में मदद मिलेगी। ये यह भी स्पष्ट संदेश देते हैं कि आपकी गैर-लाभकारी संस्था निरंतर सुधार के लिए समर्पित है और प्रतिक्रिया का स्वागत करती है।

अंत में, आपको 24 घंटों के भीतर अवश्य एक धन्यवाद ईमेल भेजना चाहिए। आदर्श रूप से, इस ईमेल में आप बातचीत का सारांश और अगले कदम भी संक्षेप में लिखें। यदि इसे तैयार करने में थोड़ा अधिक समय लगे, तो फिलहाल केवल एक धन्यवाद संदेश भेजें।

तो, वर्चुअल दाता बैठकों का रहस्य शायद कोई ऐसा जादूई उपाय नहीं है जो आपकी गैर-लाभकारी संस्था में बड़े दान की बाढ़ ले आए, लेकिन इन सुझावों का पालन करके आप सफलता की सर्वोत्तम संभावनाएँ बनाएँगे, उम्मीद है कि आपको पैसे के बारे में ज्यादा बात भी नहीं करनी पड़ेगी।

गैर-लाभकारी संस्थाएँ Doodle का उपयोग करके अपनी दाता बैठकों का समन्वय कैसे कर रही हैं और अपने गैर-लाभकारी लक्ष्यों को कैसे पूरा कर रही हैं, इसके बारे में अधिक जानने के लिए, हमारे गैर-लाभ समाधान पृष्ठबिंदु

लेखक: मैट वार्नॉक

मैट एक अनुभवी पत्रकार से मार्केटर बने व्यक्ति हैं, जिनका खून सामग्री से रंगा हुआ है और जिन्हें तकनीक, SAAS और B2B के प्रति विशेष लगाव है। मूल रूप से यूके के रहने वाले, लेकिन अब एक गर्वित एम्स्टर्डैमर, वह जानबूझकर कभी मीटिंग में देर नहीं करते, लेकिन उनका मानना है कि 30 मिनट की मीटिंग्स ही सामान्य होनी चाहिए।