Podstawy prowadzenia spotkań grupowych

Spotkania grupowe stanowią istotny element działalności każdej grupy, firmy lub organizacji, w której uczestniczy więcej niż dwie osoby. Zapewnienie spójności działań zespołu, generowanie nowych pomysłów oraz utrwalanie praktyk firmowych to tylko niektóre z powodów, dla których spotkania są ważnym elementem działalności. Przyjrzyjmy się zatem, jak skutecznie prowadzić spotkania dla grup dowolnej wielkości.

Wybierz idealny termin

Wybór idealnego terminu na spotkanie to pierwszy krok na naszej liście „Podstawy organizacji spotkań”, ponieważ umożliwienie uczestnikom wyboru terminu, który najbardziej im odpowiada, to świetny sposób na zapewnienie, że spotkanie grupowe będzie produktywne. Utwórz ankietę aby ustalić, o której godzinie powinno odbyć się spotkanie. Dzięki temu nie będziesz musiał martwić się, że ktoś nie będzie mógł w nim uczestniczyć, bo musi odebrać dzieci ze szkoły, albo że inna osoba będzie zajęta wcześniejszym zobowiązaniem. Zaproponowanie uczestnikom spotkania możliwości wyboru godziny sprawi również, że poczują się szanowani i będą mieli poczucie kontroli. Uprzejmy i prosty gest, taki jak przeprowadzenie ankiety, może w znacznym stopniu przyczynić się do sukcesu spotkania.

Kontakt z uczestnikami

Rozpoczęcie spotkania grupowego od krótkiej rozmowy pozwoli uczestnikom się zrelaksować i skupić. Wystarczy zapytać wszystkich, jak się czują lub czy coś ich trapi, zanim przejdziesz do porządku obrad. Rozpoczęcie spotkania od ćwiczenia przełamującego pierwsze lody nie tylko pomoże rozluźnić atmosferę, ale także sprawi, że uczestnicy poczują się ważni i docenieni. Spotkania są najbardziej produktywne, gdy wszyscy uczestnicy czują się doceniani i potrzebni.

Przypisz role

Prowadząc spotkania, warto powierzać uczestnikom ważne zadania, aby budować poczucie wspólnej odpowiedzialności w grupie. Prowadzący może poprosić uczestników o sporządzanie notatek lub pilnowanie czasu. Innym świetnym zadaniem dla uczestników, które jest proste i nie wiąże się z dużą presją, jest poproszenie ich o wymyślenie oryginalnego powitania lub pożegnania na zakończenie spotkania. W przypadku cyklicznych spotkań należy rotacyjnie przydzielać role i jak najczęściej angażować innych w przebieg spotkania. W końcu organizowanie spotkania grupowego oznacza, że do osiągnięcia zamierzonego celu niezbędne jest pełne zaangażowanie całej grupy.

Słuchaj aktywnie

Podczas spotkania grupowego moderator nie powinien być jedyną osobą, która zabiera głos w trakcie całej sesji. Ćwicz aktywne słuchanie wraz z uczestnikami spotkania i uważnie przyswajaj ich wypowiedzi. Po uważnym wysłuchaniu udziel mówcy informacji zwrotnej i potwierdź, że zrozumiałeś to, co powiedział, lub poproś o wyjaśnienie, jeśli tak nie jest.

Jeśli chcesz, aby spotkanie zakończyło się sukcesem, słuchanie jest niezwykle ważnym elementem naszej listy „Podstawy prowadzenia spotkań”. Jeśli uczestnicy spotkania poczują, że nie są wysłuchani, najprawdopodobniej przestaną się angażować i stracą zainteresowanie – co sprawi, że czas spędzony na spotkaniu będzie dla wszystkich nieproduktywny. Spotkania grupowe nie powinny być sesjami dyktatorskimi, lecz okazjami do nauki, podczas których uczestnicy mają wiele możliwości wyrażania różnych opinii.

Na zmianę

W nawiązaniu do punktu czwartego, podczas prowadzenia spotkań warto również stosować zasadę udzielania głosu uczestnikom po kolei. Jeśli kilku uczestników chce zabrać głos w tym samym czasie, szybko zapisz ich nazwiska i pozwól każdemu z nich zabrać głos po kolei. Jeśli prowadzisz spotkanie wirtualne, większość platform oferuje funkcję „podniesienia ręki”. Zachęcanie uczestników do korzystania z tej funkcji zapewni Ci szybki dostęp do nazwisk wszystkich osób, które chciałyby zabrać głos.

Zawęź wybór

W naturalnych interakcjach międzyludzkich mamy tendencję do płynnego przechodzenia od jednego tematu do drugiego w trakcie rozmowy. Chociaż nie stanowi to problemu podczas brunchu czy spotkań z przyjaciółmi, to podczas spotkania grupowego jest to całkowicie nieefektywne.

Aby uniknąć strat czasu, zadbaj o to, by tematy spotkania były konkretne i wąsko ukierunkowane. Jasno określ tematy już na samym początku spotkania i informuj uczestników, kiedy przechodzisz od jednego punktu do następnego. Możesz sprawić, by spotkanie miało charakter integracyjny poprzez tworzenie ankiety oraz prosząc uczestników o wskazanie tematów, które ich zdaniem powinny zostać poruszone.

Planuj z wyprzedzeniem

W nawiązaniu do punktu szóstego zdecydowanie zaleca się przygotowanie pisemnego porządku obrad przed rozpoczęciem spotkania grupowego. Nawet jeśli masz doskonałą pamięć i wydaje ci się, że nie potrzebujesz papierowej wersji porządku obrad, nadal zalecamy jego sporządzenie. Porządek obrad pozwoli ci zachować koncentrację podczas spotkania grupowego.

Posiadanie agendy w formie papierowej lub cyfrowej to również świetne narzędzie, które warto rozdać wszystkim uczestnikom spotkania. Dzięki temu każdy z wyprzedzeniem zapozna się ze wszystkimi punktami dyskusji i będzie miał okazję przygotować swoje uwagi przed spotkaniem.

Pauza

Zrób przerwę i daj sobie oraz uczestnikom spotkania chwilę na przemyślenie wszystkiego, o czym właśnie rozmawialiście. Podczas spotkań grupowych przekazywanych jest mnóstwo informacji. Daj mózgowi chwilę na przyswojenie i przetworzenie wszystkiego, co właśnie otrzymał.

Po chwili ciszy poświęconej refleksji zachęć uczestników, aby spisali swoje przemyślenia, wskazali kwestie budzące wątpliwości lub zadali pytania. To proste ćwiczenie pomoże zarówno Tobie, jak i uczestnikom w lepszym przyswojeniu wszystkich poruszanych tematów, a także ogólnego celu samego spotkania.

Zachęcaj do udziału

Chociaż niektórzy członkowie grupy mogą być mniej wygadani niż inni, ich opinie są równie ważne. Jako moderator powinieneś zachęcać wszystkich uczestników spotkania do zabierania głosu. Stwórz bezpieczną atmosferę i pomóż uczestnikom otworzyć się, zadając pytania, które nie wywierają presji, na przykład: „Co o tym sądzisz?” lub „Czy rozważasz jakieś inne pomysły?”.

Podział uczestników spotkania na mniejsze grupy to kolejny sposób na zachęcenie nieśmiałych członków zespołu do udziału w dyskusji. Mniejsza grupa może pozwolić im nieco się rozluźnić. Po podziale na mniejsze grupy zgromadź wszystkich ponownie w pełnym składzie i poproś lidera zespołu o przedstawienie najważniejszych wniosków z rozmów. Dzięki temu nawet członkowie zespołu, którzy niechętnie zabierają głos, będą mogli się wypowiedzieć, nie odczuwając niepokoju związanego z koniecznością przemawiania przed dużą grupą.

Wnioski

Mamy nadzieję, że nasze 101 wskazówek dotyczących spotkań pomoże Państwu z powodzeniem poprowadzić spotkanie grupowe. Zapraszamy do odwiedzenia naszej strony aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu ankiet dostosowanych do wszystkich potrzeb związanych z organizacją spotkań. Obyśmy cieszyli się wysoką wydajnością, osiąganiem celów i nowymi, błyskotliwymi pomysłami!