Facilitering af gruppemøder 101

Gruppemøder er en vigtig del af enhver gruppe, virksomhed eller organisation, der involverer mere end to personer. At sikre, at dit team arbejder på samme måde, brainstorme nye idéer og styrke virksomhedspraksis er blot nogle af grundene til, at møder er en vigtig del af driften. Lad os se nærmere på, hvordan du med succes kan facilitere møder for grupper af enhver størrelse.

Koordinér et perfekt tidspunkt

At koordinere et perfekt tidspunkt for dit møde er trin et på vores liste over 101-møder, fordi det er en god måde at sikre et produktivt gruppemøde på, hvis du lader mødeplatforme vælge et tidspunkt, der fungerer bedst for dem. Før en afstemning for at finde ud af, hvilket tidspunkt dit møde skal finde sted. Ved at gøre dette behøver du ikke at bekymre dig om, at nogen ikke kan komme, fordi de skal hente børn i skolen, eller at en anden person er optaget af en tidligere aftale. Hvis du giver mødeplatforme mulighed for at vælge tid, vil de også føle sig respekteret og have kontrol. En høflig og simpel gestus som at lave en afstemning kan i høj grad bidrage til, at dit møde bliver en succes.

Check-in med deltagerne

Hvis du begynder dit gruppemøde med et hurtigt check-in, vil det få deltagerne til at slappe af og fokusere. Spørg blot alle, hvordan de har det, eller om de har noget at tænke på, før du går i gang med mødets dagsorden. Hvis du starter med en isbryder, bryder du ikke kun isen, men får også deltagerne til at føle sig vigtige og omsorgsfulde. Møder er mest produktive, når alle involverede føler sig værdsat og nødvendige.

Tildel roller

Når du faciliterer møder, bør du give deltagerne vigtige roller for at skabe fælles ansvar i gruppemødet. En facilitator vil måske bede deltagerne om at tage noter eller holde tiden. En anden god rolle for deltagerne, som er enkel og lavt presset, er at bede dem om at finde på en unik velkomst- eller afskedshilsen til jeres møde. Roter rollerne på tilbagevendende møder, og giv andre mulighed for at deltage i mødet så ofte som muligt. Når alt kommer til alt, betyder det, at hvis du er vært for et gruppemøde, at du har brug for hele gruppens engagement for at nå et vellykket slutmål.

Lyt aktivt

Under et gruppemøde bør facilitatoren aldrig være den eneste person, der taler under hele mødet. Øv dig i at lytte aktivt med dine mødeplatforme og absorbere omhyggeligt deres ord. Når du har lyttet opmærksomt, skal du give feedback og bekræftelse til taleren og forsikre ham/hende om, at du har forstået, hvad han/hun har sagt, eller bede ham/hende om en præcisering, hvis du ikke har forstået det.

Hvis du vil have et vellykket møde, er lytning et utroligt vigtigt skridt på vores liste over 101-møder. Hvis dine mødeplatforme ikke føler sig hørt, vil de højst sandsynligt zone ud og blive uinteresserede - hvilket fører til en uproduktiv tid for alle involverede. Gruppemøder bør ikke være diktatormøder, men derimod læringsoplevelser med flere muligheder for at give udtryk for forskellige holdninger.

Take Turns

Det er en del af punkt fire at lade mødeplatforme tale på skift, hvilket du også bør gøre, når du leder møder. Hvis der er flere deltagere, der ønsker at tale på samme tid, skal du hurtigt notere deres navne og lade hver enkelt person tale, én ad gangen. Hvis du er vært for et virtuelt møde, har de fleste platforme en "ræk hånden op"-funktion. Hvis du opfordrer deltagerne til at bruge denne funktion, får du hurtig adgang til navnene på alle dem, der gerne vil tale.

Narrow it Down

Under naturlige menneskelige interaktioner har vi en tendens til ubesværet at bevæge os fra det ene punkt til det andet i løbet af en samtale. Mens det er okay under en brunch eller når vi er sammen med venner, er det fuldstændig kontraproduktivt under et gruppemøde.

Undgå ventetid ved at holde dine mødeemner lige og smalt. Gør dine emner klare helt fra starten af mødet, og meddel, hvornår du går fra et punkt til det næste. Du kan gøre dit møde inkluderende ved at lave en afstemning og bede deltagerne om at give udtryk for, hvilke emner de mener, der bør drøftes.

Planlæg fremad

Det anbefales kraftigt at have en skriftlig dagsorden for mødet inden starten af gruppemødet, hvilket er i tråd med punkt seks. Selv hvis du har en fremragende hukommelse og føler, at du ikke har brug for en fysisk mødedagsorden, anbefaler vi alligevel, at du har en. En dagsorden vil sikre, at du holder fokus under gruppemødet.

At have en fysisk eller digital dagsorden er også et godt værktøj til at distribuere til alle dine mødeplatforme. Alle vil kende alle diskussionspunkterne på forhånd og have mulighed for at forberede deres talepunkter på forhånd.

Pause

Hold en pause og giv dig selv og mødeplatformene mulighed for at reflektere over alt det, der lige er blevet drøftet. Under gruppemøder bliver der delt en masse information ud. Giv hjernen et øjeblik til at fordøje og bearbejde alt det, den lige har modtaget.

Efter en stille refleksion kan du opfordre deltagerne til at skrive deres tanker ned, identificere bekymringer eller stille spørgsmål. Denne enkle øvelse vil hjælpe både dig selv og deltagerne med at internalisere alle dine emner samt det overordnede formål med selve mødet.

Opfordrer til deltagelse

Selv om nogle gruppemedlemmer måske ikke er så højlydte som andre, er deres stemmer lige vigtige. Som facilitator bør du tilskynde til deltagelse fra alle dine mødeplatforme. Skab et sikkert rum og få folk ud af deres skjul ved at stille spørgsmål med lavt pres som "Hvad synes du?" Eller "Overvejer du andre idéer?"

Opdeling af gruppemødeplatforme i små grupper er en anden måde at tilskynde til deltagelse af generte teammedlemmer. En mindre gruppe kan give dem mulighed for at slappe lidt af. Når du har delt dig op i små grupper, kan du bringe alle tilbage til den samlede gruppe og bede om samtalens højdepunkter fra en teamleder. Ved at gøre dette vil dit mere stille teammedlem stadig blive hørt, uden at det er angstfyldt at skulle tale foran en stor gruppe.

Slutning

Vi håber, at vores 101 punkter om møder vil hjælpe dig med at lette dit gruppemøde med succes. Kig på vores websted for at lære mere om at lave afstemninger til alle dine mødebehov. Skål for produktivitet, opnåelse af mål og nye lyse idéer!