Facilitare le riunioni di gruppo 101

Come programmare riunioni produttive e di successo seguendo nove semplici passaggi.

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Le riunioni di gruppo sono una parte essenziale di qualsiasi gruppo, azienda o organizzazione che coinvolga più di due persone. Assicurarsi che il team lavori in sintonia, fare brainstorming su nuove idee e rafforzare le pratiche aziendali sono solo alcuni dei motivi per cui le riunioni sono una parte importante delle attività. Vediamo come facilitare con successo le riunioni per gruppi di qualsiasi dimensione.

Coordinare un orario perfetto

Coordinare un orario perfetto per ospitare la riunione è il primo passo del nostro elenco delle 101 riunioni, perché lasciare che le piattaforme di riunione scelgano l'orario più adatto a loro è un ottimo modo per garantire una riunione di gruppo produttiva. Fare un sondaggio per sapere a che ora si deve tenere la riunione. In questo modo non dovrete preoccuparvi che qualcuno non riesca a venire perché deve andare a prendere la scuola o che un'altra persona abbia un impegno precedente. Dare alle piattaforme di incontro la possibilità di scegliere l'orario farà anche sentire i partecipanti rispettati e in controllo. Un gesto educato e semplice come quello di fare un sondaggio può contribuire pesantemente al successo della riunione.



Check-in con i partecipanti

Iniziare la riunione di gruppo con un rapido check-in incoraggerà i partecipanti a rilassarsi e a concentrarsi. Chiedete semplicemente a tutti come stanno o se hanno qualcosa in mente prima di passare all'ordine del giorno della riunione. Iniziare con un rompighiaccio non solo romperà il ghiaccio, ma farà anche sentire i partecipanti importanti e interessati. Le riunioni sono più produttive quando tutti i partecipanti si sentono apprezzati e necessari.



Assegnare i ruoli

Durante la facilitazione delle riunioni è necessario assegnare ai partecipanti dei ruoli importanti per creare una responsabilità comune all'interno della riunione di gruppo. Il facilitatore può chiedere ai partecipanti di prendere appunti o di tenere il tempo. Un altro ruolo importante per i partecipanti, semplice e poco impegnativo, è quello di chiedere loro di pensare a un benvenuto o a un congedo unico per la riunione. Ruotate i ruoli per le riunioni ricorrenti e consentite ad altri di partecipare alla riunione il più spesso possibile. Dopotutto, se state organizzando una riunione di gruppo, significa che avete bisogno dell'intero coinvolgimento del gruppo per raggiungere un obiettivo finale di successo.

Ascoltare attivamente

Durante una riunione di gruppo, il facilitatore non dovrebbe mai essere l'unica persona a parlare durante l'intera sessione. Praticate l'ascolto attivo con le vostre piattaforme di riunione e assorbite attentamente le loro parole. Dopo aver ascoltato attentamente, date un feedback e una conferma all'oratore e assicurategli di aver capito ciò che ha detto o chiedetegli un chiarimento se non l'avete capito.

Se volete avere una riunione di successo, l'ascolto è un passo incredibilmente importante nel nostro elenco delle 101 riunioni. Se i partecipanti alla riunione non si sentono ascoltati, è più che probabile che si distraggano e si disinteressino, il che porta a un momento improduttivo per tutti i partecipanti. Le riunioni di gruppo non devono essere sessioni di dittatori, ma esperienze di apprendimento con molteplici opportunità di esprimere opinioni diverse.



Take Turns

Collegandosi al punto quattro, è necessario fare i turni per far parlare i partecipanti alla riunione anche quando si facilitano le riunioni. Se ci sono più partecipanti che vogliono parlare contemporaneamente, annotate rapidamente i loro nomi e lasciate che ognuno parli, uno alla volta. Se state organizzando una riunione virtuale, la maggior parte delle piattaforme dispone della funzione "alza la mano". Incoraggiando i partecipanti a utilizzare questa funzione, avrete accesso rapido ai nomi di tutti coloro che desiderano intervenire.


Ridurre il numero di partecipanti

Durante le interazioni umane naturali, tendiamo a spaziare senza sforzo da un punto all'altro durante una conversazione. Se questo va bene durante un brunch o un incontro con gli amici, è del tutto controproducente durante una riunione di gruppo.

Evitate i tempi di attesa mantenendo gli argomenti della riunione chiari e precisi. Chiarite gli argomenti all'inizio della riunione e annunciate quando passate da un punto all'altro. È possibile rendere la riunione inclusiva facendo un sondaggio e chiedendo ai partecipanti di esprimere quali argomenti ritengono debbano essere discussi.

Pianificare in anticipo

Collegandosi al punto sei, è altamente consigliato avere un ordine del giorno scritto prima dell'inizio della riunione di gruppo. Anche se avete una memoria eccezionale e pensate di non aver bisogno di un ordine del giorno fisico, vi consigliamo comunque di averlo. Un ordine del giorno vi permetterà di rimanere concentrati durante la riunione di gruppo.

Un'agenda fisica o digitale è anche un ottimo strumento da distribuire a tutte le piattaforme di riunione. Tutti conosceranno in anticipo tutti i punti di discussione e avranno l'opportunità di preparare in anticipo i loro argomenti.



Pausa

Fate una pausa e date a voi stessi e ai partecipanti alla riunione la possibilità di riflettere su tutto ciò che è stato appena discusso. Durante le riunioni di gruppo vengono distribuite molte informazioni. Date al cervello un momento per digerire ed elaborare tutto ciò che ha appena ricevuto.

Dopo una riflessione silenziosa, incoraggiate i partecipanti a scrivere i loro pensieri, a identificare i dubbi o a porre domande. Questo semplice esercizio aiuterà sia voi che i partecipanti a interiorizzare tutti gli argomenti trattati, nonché il motivo generale della riunione stessa.



Incoraggiare la partecipazione

Anche se alcuni membri del gruppo possono essere meno vocali di altri, le loro voci sono ugualmente importanti. Il facilitatore deve incoraggiare la partecipazione di tutti i partecipanti alla riunione. Create uno spazio sicuro e fate uscire le persone dal loro guscio ponendo domande a bassa pressione come: "Cosa ne pensate?". Oppure: "State valutando altre idee?".

Dividere le piattaforme delle riunioni di gruppo in piccoli gruppi è un altro modo per incoraggiare la partecipazione dei membri timidi del team. Un gruppo più piccolo può permettere loro di rilassarsi un po'. Dopo aver diviso i partecipanti in piccoli gruppi, riportateli tutti nel gruppo completo e chiedete i punti salienti della conversazione a un caposquadra. In questo modo, i membri del team più timidi saranno comunque ascoltati, senza l'ansia di dover parlare di fronte a un gruppo numeroso.



Conclusione

Ci auguriamo che i nostri punti 101 sulle riunioni vi aiutino a facilitare con successo la vostra riunione di gruppo. Visitate il nostro sito per saperne di più sulla creazione di sondaggi per tutte le vostre esigenze di riunione. Salute alla produttività, al raggiungimento degli obiettivi e a nuove idee brillanti!