Facilitar reuniones de grupo 101

Las reuniones de grupo son una parte esencial de cualquier grupo, empresa u organización en la que participen más de dos personas. Garantizar que su equipo trabaje al unísono, aportar nuevas ideas y reforzar las prácticas de la empresa son sólo algunas de las razones por las que las reuniones son una parte importante de las operaciones. Veamos cómo facilitar con éxito reuniones para grupos de cualquier tamaño.

Coordinar un momento perfecto

Coordinar un momento perfecto para organizar su reunión es el paso uno de nuestra lista de reuniones 101, porque dejar que las plataformas de reuniones elijan el momento que mejor les convenga es una excelente manera de asegurarse de tener una reunión de grupo productiva. Haga una encuesta para saber a qué hora debe celebrarse su reunión. De este modo, no tendrás que preocuparte de que alguien no pueda asistir porque tiene que recoger a los niños del colegio o de que otra persona esté ocupada con un compromiso anterior. Dar a las plataformas de reunión la posibilidad de elegir la hora también hará que se sientan respetadas y en control. Un gesto educado y sencillo, como hacer una encuesta, puede contribuir en gran medida al éxito de la reunión.

Check-In con los asistentes

Comenzar la reunión de grupo con un rápido check-in animará a los asistentes a relajarse y concentrarse. Simplemente pregúnteles a todos cómo están o si tienen algo en mente antes de pasar al orden del día de la reunión. Empezar rompiendo el hielo no sólo servirá para romperlo, sino que también hará que los asistentes se sientan importantes y atendidos. Las reuniones son más productivas cuando todos los participantes se sienten valorados y necesarios.

Asignar Roles

Al facilitar las reuniones, debes asignar funciones importantes a los asistentes para crear una responsabilidad común en la reunión de grupo. Un moderador puede pedir a los asistentes que tomen notas o lleven la cuenta del tiempo. Otra función muy útil para los asistentes, sencilla y sin presiones, es pedirles que piensen en una bienvenida o una despedida únicas para la reunión. Rote los papeles en las reuniones recurrentes y permita que otras personas participen en la reunión, siempre que sea posible. Al fin y al cabo, si estás organizando una reunión de grupo, eso significa que necesitas la participación de todo el grupo para alcanzar un objetivo final satisfactorio.

Escuchar activamente

Durante una reunión de grupo, el moderador nunca debe ser la única persona que hable en toda la sesión. Practica la escucha activa con tus plataformas de reunión y absorbe atentamente sus palabras. Después de escuchar atentamente, dé retroalimentación y confirmación al orador y asegúrele que ha entendido lo que ha dicho o pídale aclaraciones si no lo ha hecho.

Si quieres que tu reunión sea un éxito, escuchar es uno de los pasos más importantes de nuestra lista de los 101 en las reuniones. Si las plataformas de la reunión no se sienten escuchadas, lo más probable es que se desconecten y pierdan el interés, lo que provocará un tiempo improductivo para todos los participantes. Las reuniones de grupo no deben ser sesiones dictatoriales, sino experiencias de aprendizaje con múltiples oportunidades para expresar opiniones diferentes.

Take Turns

En relación con el punto cuatro, tomar turnos para dejar hablar a las plataformas de la reunión es algo que también debes hacer cuando facilites las reuniones. Si hay varios participantes que quieren hablar al mismo tiempo, anota rápidamente sus nombres y deja hablar a cada uno, de uno en uno. Si organizas una reunión virtual, la mayoría de las plataformas tienen una función para levantar la mano. Si animas a los asistentes a utilizar esta función, tendrás acceso rápido a los nombres de todos los que quieran hablar.

Redúcelo

Durante las interacciones humanas naturales, tendemos a desviarnos sin esfuerzo de un punto a otro durante una conversación. Si bien esto está bien durante un brunch o pasando tiempo con amigos, es completamente contraproducente durante una reunión de grupo.

Evita el tiempo de espera manteniendo los temas de la reunión claros y precisos. Deja los temas claros al principio de la reunión y anuncia cuándo vas a pasar de un punto a otro. Puedes hacer que tu reunión sea inclusiva haciendo una encuesta y pidiendo a los participantes que expresen qué temas creen que deberían tratarse.

Planifica con antelación

En relación con el punto número seis, se recomienda encarecidamente tener un orden del día por escrito antes del comienzo de la reunión de grupo. Incluso si tienes una memoria excelente y crees que no necesitas un orden del día físico, te recomendamos que lo tengas. Un orden del día garantizará la concentración durante la reunión de grupo.

Tener una agenda física o digital también es una gran herramienta para distribuir a todas las plataformas de reunión. Todos conocerán los puntos de debate con antelación y tendrán la oportunidad de preparar sus temas con antelación.

**Pausa#

Haga una pausa y dése a sí mismo y a las plataformas de la reunión la oportunidad de reflexionar sobre todo lo que se acaba de discutir. Durante las reuniones de grupo se reparte mucha información. Dé al cerebro un momento para digerir y procesar todo lo que acaba de recibir.

Tras una reflexión silenciosa, anime a los participantes a que escriban sus ideas, sus preocupaciones o sus preguntas. Este sencillo ejercicio le ayudará tanto a usted como a los participantes a interiorizar todos sus temas, así como la causa general de la reunión en sí.

Fomentar la participación

Aunque algunos miembros del grupo sean menos expresivos que otros, sus voces son igualmente importantes. Como moderador, debes fomentar la participación de todas las plataformas de la reunión. Cree un espacio seguro y saque a la gente de su caparazón haciendo preguntas de baja presión como: "¿Qué opina?". O "¿Estás considerando alguna otra idea?".

Dividir las plataformas de reuniones en grupos pequeños es otra forma de fomentar la participación de los miembros tímidos del equipo. Un grupo más pequeño puede permitirles relajarse un poco. Después de dividirlos en pequeños grupos, vuelva a reunirlos a todos en el grupo completo y pida a un jefe de equipo los puntos más destacados de la conversación. De este modo, los miembros más tímidos del equipo seguirán siendo escuchados, sin la ansiedad de tener que hablar delante de un grupo grande.

Conclusión

Esperamos que nuestros puntos 101 para reuniones le ayuden a facilitar con éxito su reunión de grupo. Eche un vistazo a nuestro sitio web para obtener más información sobre cómo hacer encuestas para todas sus necesidades de reunión. ¡Salud por la productividad, la consecución de objetivos y las nuevas ideas brillantes!