Grundkurs i att leda gruppmöten

Gruppmöten är en viktig del av alla grupper, företag eller organisationer som består av fler än två personer. Att se till att teamet arbetar i samförstånd, att komma på nya idéer och att stärka företagets rutiner är bara några av anledningarna till att möten är en viktig del av verksamheten. Låt oss ta en titt på hur du framgångsrikt kan leda möten för grupper av alla storlekar.

Planera in ett perfekt tillfälle

Att hitta en perfekt tidpunkt för mötet är det första steget på vår lista ”Möten 101”, eftersom det är ett utmärkt sätt att säkerställa ett produktivt gruppmöte om man låter deltagarna välja den tid som passar dem bäst. Skapa en omröstning för att ta reda på vilken tid mötet bör hållas. På så sätt slipper du oroa dig för att någon inte kan delta på grund av att de måste hämta barn från skolan eller att någon annan är upptagen med ett tidigare åtagande. Att ge mötesdeltagarna möjlighet att välja tid gör också att de känner sig respekterade och har en känsla av kontroll. En artig och enkel gest som att göra en omröstning kan i hög grad bidra till att mötet blir lyckat.

Kontakta deltagarna

Att inleda ert gruppmöte med en kort inledande rundfråga hjälper deltagarna att slappna av och samla sig. Fråga helt enkelt alla hur de mår eller om de har något på hjärtat innan du går vidare till mötesagendan. Att inleda med en isbrytare bryter inte bara isen utan får också deltagarna att känna sig viktiga och omhändertagna. Möten är som mest produktiva när alla inblandade känner sig uppskattade och behövda.

Tilldela roller

När du leder möten bör du ge deltagarna viktiga roller för att skapa ett gemensamt ansvar inom gruppmötet. En mötesledare kan till exempel be deltagarna att föra anteckningar eller hålla koll på tiden. En annan utmärkt roll för deltagarna, som är enkel och inte innebär någon press, är att be dem komma på ett originellt sätt att välkomna eller avsluta mötet. Växla mellan rollerna vid återkommande möten och låt andra delta i mötet så ofta som möjligt. När allt kommer omkring innebär det att du, om du är värd för ett gruppmöte, behöver hela gruppens engagemang för att nå ett framgångsrikt slutmål.

Lyssna aktivt

Under ett gruppmöte bör mötesledaren aldrig vara den enda som talar under hela mötet. Öva dig på att lyssna aktivt på mötesdeltagarna och ta noggrant till dig vad de säger. Efter att ha lyssnat uppmärksamt ska du ge återkoppling och bekräfta till den som talat och försäkra hen om att du har förstått vad hen sagt, eller be om förtydligande om du inte har gjort det.

Om du vill att ett möte ska bli lyckat är lyssnande ett oerhört viktigt steg på vår lista över mötesgrunder. Om deltagarna känner sig ignorerade kommer de med stor sannolikhet att tappa koncentrationen och tappa intresset – vilket leder till en improduktiv stund för alla inblandade. Gruppmöten ska inte vara diktatoriska sammanträden, utan lärorika upplevelser där deltagarna ges flera tillfällen att uttrycka olika åsikter.

Turas om

I anslutning till punkt fyra bör du också se till att mötesdeltagarna får tala i tur och ordning när du leder möten. Om flera deltagare vill tala samtidigt, anteckna snabbt deras namn och låt var och en tala, en i taget. Om du håller ett virtuellt möte har de flesta plattformar en funktion för att ”räcka upp handen”. Genom att uppmuntra deltagarna att använda den här funktionen får du snabbt tillgång till namnen på alla som vill yttra sig.

Begränsa sökningen

I naturliga mänskliga interaktioner tenderar vi att utan vidare hoppa från ett ämne till ett annat under ett samtal. Även om detta är helt okej vid en brunch eller när man umgås med vänner, är det helt kontraproduktivt under ett gruppmöte.

Undvik väntetider genom att hålla mötesagendorna tydliga och fokuserade. Redogör för dagordningen redan i början av mötet och meddela när ni går vidare från en punkt till nästa. Du kan göra mötet inkluderande genom att skapa en omröstning och be deltagarna att säga vilka ämnen de anser bör tas upp.

Planera i förväg

I anslutning till punkt sex rekommenderar vi starkt att ni har en skriftlig dagordning klar innan gruppmötet börjar. Även om ni har ett utmärkt minne och känner att ni inte behöver en fysisk dagordning, rekommenderar vi ändå att ni har en. En dagordning ser till att ni håller fokus under gruppmötet.

Att ha en fysisk eller digital dagordning är också ett utmärkt verktyg att dela ut till alla mötesdeltagare. På så sätt får alla reda på alla diskussionspunkter i förväg och har möjlighet att förbereda sina inlägg i god tid.

Paus

Ta en paus och ge både dig själv och mötesdeltagarna en chans att reflektera över allt som just har diskuterats. Under gruppmöten presenteras en stor mängd information. Ge hjärnan en stund att smälta och bearbeta allt den just har tagit emot.

Efter en stunds tyst eftertanke kan du uppmuntra deltagarna att skriva ner sina tankar, ta upp eventuella farhågor eller ställa frågor. Denna enkla övning hjälper både dig själv och deltagarna att ta till sig alla ämnen som tagits upp, liksom det övergripande syftet med mötet.

Uppmuntra deltagande

Även om vissa gruppmedlemmar kanske inte yttrar sig lika ofta som andra, är deras åsikter lika viktiga. Som mötesledare bör du uppmuntra alla mötesdeltagare att delta. Skapa en trygg miljö och få deltagarna att öppna sig genom att ställa frågor som inte sätter press på dem, till exempel: ”Vad tycker du?” eller ”Har du några andra idéer?”

Att dela upp deltagarna i möten i mindre grupper är ett annat sätt att uppmuntra deltagande bland blyga teammedlemmar. I en mindre grupp kan de kanske slappna av lite. Efter att ni har delat upp er i smågrupper samlar du alla i den stora gruppen igen och ber en teamledare att redogöra för de viktigaste punkterna från samtalen. På så sätt kommer även de mer tystlåtna teammedlemmarna att bli hörda, utan att behöva känna ångest över att faktiskt behöva tala inför en stor grupp.

Slutsats

Vi hoppas att våra 101 tips för möten ska hjälpa dig att leda ditt gruppmöte på ett framgångsrikt sätt. Besök vår webbplats för att lära dig mer om hur du skapar omröstningar för alla dina mötesbehov. Skål för produktivitet, uppnådda mål och nya, lysande idéer!