Krótki przewodnik po umawianiu godzin przyjęć za pomocą Booking Page serwisu Doodle

W środowisku edukacyjnym nie jest tajemnicą, że kluczowym elementem bycia skutecznym nauczycielem jest zapewnianie uczniom możliwości bezpośredniej interakcji z kadrą nauczycielską. Od umożliwiania uczniom wyjaśnienia trudnych pojęć po rozwiązywanie ważnych kwestii dotyczących struktury kursu – dostępność kadry nauczycielskiej dla uczniów ma kluczowe znaczenie dla zaspokajania indywidualnych potrzeb edukacyjnych. Czasami już pięć lub dziesięć minut indywidualnej rozmowy może całkowicie zmienić doświadczenie edukacyjne.

Godziny przyjęć odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu sukcesu studentów. Jednak, jak dobrze wiedzą zarówno studenci, jak i wykładowcy, planowanie Konsultacje nie zawsze przebiegają bez problemów. Od trudności z ustalaniem terminów indywidualnych spotkań po długi czas oczekiwania związany z konsultacjami bez wcześniejszej rejestracji – doświadczenia związane z konsultacjami często nie należą do pozytywnych. I choć zapewnienie studentom możliwości kontaktu z wykładowcami może być obecnie ważniejsze niż kiedykolwiek – duże zajęcia zdalne często bywają bezosobowe – wyzwania związane z planowaniem terminów spotkań tylko się zwiększyły. Dawno minęły czasy papierowych listy rejestracyjne. Długie kolejki, które kiedyś ciągnęły się wzdłuż korytarzy, teraz zastąpiły długie łańcuchy wiadomości e-mailowych.

Ustalanie godzin przyjęć nie musi jednak być trudne. Jako wykładowca uniwersytecki, który wierzy w to, jak ważne jest ułatwianie studentom spotkań z wykładowcami, mogę potwierdzić, że Doodle to prawdopodobnie najprostszy sposób na ustalenie godzin przyjęć.

Jak pokazano poniżej, można utworzyć terminy rejestracji w ciągu pięciu minut, co pozwala zaoszczędzić czas i sprawia, że cały proces staje się znacznie bardziej atrakcyjny dla studentów.

Jak działają terminy na Booking Page serwisu Doodle

Prawdziwą zaletą korzystania z serwisu Doodle przy ustalaniu godzin przyjęć jest jego prostota i elastyczność. Proste podejście serwisu Doodle do tworzenia Booking Page slots to idealne rozwiązanie nawet dla osób, które nie mają smykałki do technologii, oferujące opcje dostosowywania dostosowane do potrzeb nauczycieli na każdym poziomie. Ponadto intuicyjny proces rejestracji sprawia, że jest on atrakcyjny i łatwy do przejścia dla uczniów.

Krok 1: Podłączanie kalendarza

Jedną z wielu zalet korzystania z funkcji Booking Page Doodle jest możliwość bezpośredniej integracji zarówno z Kalendarzem Google, jak i z Office 365. Spotkania zaplanowane za pomocą Doodle zostaną bezpośrednio zsynchronizowane z Twoim głównym kalendarzem, a wszelkie inne spotkania, które wprowadzisz do kalendarza, zsynchronizują się z Doodle, automatycznie uniemożliwiając studentom rezerwację tych terminów.

Krok 2: Tworzenie Booking Page

Po podłączeniu kalendarza zewnętrznego możesz zacząć wprowadzać informacje dotyczące godzin pracy. Obejmują one:

1. Tytuł kalendarza: Sposób, by jasno dać uczniom do zrozumienia, że zapisują się do właściwego kalendarza

2. Link z możliwością dostosowania: Link, który możesz udostępnić swoim studentom za pośrednictwem poczty elektronicznej lub na tablicy kursu. Można go dostosować, co ponownie pomaga studentom zrozumieć, do czego służy ten link.

3. Opis: Może to być przydatne przy dodawaniu dodatkowych wskazówek, na przykład w celu poproszenia uczniów o zapisanie się na jeden termin spotkania.

4. Lokalizacja: W przypadku konsultacji stacjonarnych można to wykorzystać do przypomnienia studentom o lokalizacji gabinetu. W przypadku konsultacji online w tym polu można umieścić link do pokoju spotkań online. Jeśli korzystasz z aplikacji Zoom, Doodle oferuje dodatkowe opcje, które pozwalają na utworzyć indywidualny link do każdego spotkania, więc to pole można pozostawić puste.

Krok 3: Ustalenie dostępnych terminów spotkań

Kolejnym etapem konfiguracji godzin pracy jest zablokowanie przedziałów czasowych, w których będziesz dostępny na spotkania ze studentami. Dzięki temu zyskasz pewność, że terminy spotkań będą Ci odpowiadać, a także unikniesz sytuacji, w której spotkania ze studentami zajęłyby cały Twój tydzień. Chociaż przedziały czasowe są automatycznie przenoszone z tygodnia na tydzień, jeśli w danym tygodniu nie będziesz dostępny w określonym przedziale czasowym, możesz po prostu utworzyć wydarzenie w połączonym kalendarzu, oznaczyć je jako „zajęty”, a te terminy zostaną automatycznie usunięte ze strony Booking Page w serwisie Doodle.

Aplikacja Doodle wykrywa również lokalizację użytkownika, więc mimo że wszystkie utworzone przez Ciebie terminy spotkań są podane w Twojej strefie czasowej, każdy uczeń znajdujący się w innej części świata zobaczy dostępne terminy spotkań w swoim czasie lokalnym.

Krok 4: Określenie szczegółów spotkania

Terminy spotkań na Booking Page utworzone w serwisie Doodle można dostosować w następujący sposób.

1. Czas trwania spotkania: Określ, jak długo mają trwać spotkania. Jeśli chcesz mieć więcej niż jedną opcję czasu trwania spotkania (na przykład 15 minut dla spotkań w godzinach przyjęć, ale godzinne sloty dla spotkań grupowych), po prostu utwórz dwie oddzielne Booking Pages. Ponieważ wszystkie oddzielne kalendarze synchronizują się z Twoim głównym kalendarzem, jeśli spotkanie zostanie zarezerwowane w jednym z nich, ta opcja czasowa zostanie automatycznie usunięta z drugiej Booking Page.

2. Perspektywy na przyszłość: Opcja „horyzont przyszłości” to świetny sposób na ograniczenie okresu, z jakim wyprzedzeniem studenci mogą rezerwować terminy. Można na przykład ograniczyć rezerwacje wyłącznie do najbliższych dwóch tygodni. Zapewnia to elastyczność w planowaniu innych zobowiązań, bez obawy, że student mógł już zarezerwować ten termin z dużym wyprzedzeniem.

3. Minimalny okres wypowiedzenia: Kolejną świetną funkcją, która pomoże Ci zachować kontrolę nad kalendarzem, jest możliwość ustawienia minimalnego terminu zgłoszenia. Wymagając od studentów zapisania się z odpowiednim wyprzedzeniem, możesz odpowiednio zaplanować swój dzień, nie martwiąc się, że w ostatniej chwili pojawi się nagły napływ studentów zapisujących się na spotkanie.

4. Czas buforowy: Spotkania ze studentami odbywające się jedno po drugim mogą być męczące. Dlatego warto zaplanować czas buforowy między spotkaniami, aby mieć chwilę na zebranie myśli lub po prostu na krótką przerwę. Wystarczy wybrać żądany czas buforowy między poszczególnymi terminami spotkań.

Krok 5: Dodawanie pytań niestandardowych

Ostatnim krokiem w konfiguracji godzin przyjęć, który może pomóc w zapewnieniu znacznie płynniejszego przebiegu spotkań w ramach tych godzin, jest zebrać dodatkowe informacje od uczniów. Na przykład zapytanie z wyprzedzeniem, o czym uczniowie chcą porozmawiać, może pomóc ci przygotować się wcześniej, co zmniejszy presję w dniu zajęć. Jeśli prowadzisz wiele klas lub grup, zbieranie tych informacji może być również przydatne, ponieważ unikniesz konieczności szukania tych szczegółów.

Krok 6: Podgląd dostępnych terminów

W tym momencie zakończyłeś już konfigurację Booking Page dotyczącej godzin przyjęć i możesz sprawdzić, jak będzie wyglądało spotkanie, gdy studenci będą się na nie zapisywać.

Studenci mogą zapisać się bezpośrednio poprzez link bez konieczności zakładania konta, a potwierdzenie rezerwacji otrzymają pocztą elektroniczną. Termin spotkania zostanie również automatycznie zsynchronizowany z głównym kalendarzem, co pomoże uniknąć ryzyka zapomnienia o nim.

Studenci mają również możliwość bezpośredniej zmiany terminu spotkania bezpośrednio z poziomu wiadomości e-mail z potwierdzeniem, co pozwala Państwu zaoszczędzić czas związany z ustalaniem alternatywnego terminu.

Kilka minut później… problem z planowaniem terminów konsultacji został rozwiązany

Doodle to jeden z najprostszych sposobów na planowanie godzin przyjęć dla studentów. Jak pokazano powyżej, utworzenie linku do Booking Page, który można udostępnić studentom, zajmuje zaledwie jedną lub dwie minuty, co pozwala na umawianie spotkań w ramach godzin przyjęć przy minimalnym nakładzie pracy.

Wszechstronność opcji planowania spotkań dostępnych w serwisie Doodle sprawia, że gdy już przekonasz się o zaletach korzystania z tej platformy, prawdopodobnie zaczniesz używać jej nie tylko do rezerwacji godzin przyjęć, ale także do organizowania wszystkich innych spotkań. Już nigdy nie będziesz chciał wracać do ręcznego umawiania spotkań za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Aby dowiedzieć się, jak wykorzystać funkcje serwisu Doodle do usprawnienia organizacji spotkań edukacyjnych, zajrzyj na stronę „Podręcznik spotkań dla nauczycieli”.

Autor: Gareth Keeves

Gareth jest wykładowcą strategii na Uniwersytecie Rice’a oraz na Uniwersytecie Kalifornijskim w Davis. Uzyskał tytuł doktora w dziedzinie strategii na Uniwersytecie Michigan. Lubi spotykać się ze studentami i poznawać nowe sposoby na poprawę jakości kształcenia online.