En hurtig guide til planlægning af kontortid med Doodles bookingside

Det er ingen hemmelighed inden for uddannelse, at en vigtig del af en succesfuld underviser er at give mulighed for direkte interaktion mellem studerende og undervisere. Fra at give de studerende mulighed for at afklare deres forståelse af vanskelige begreber til at løse vigtige spørgsmål om kursusstrukturen er det vigtigt at gøre fakultetet tilgængeligt for de studerende for at imødekomme individuelle læringsbehov. Nogle gange kan blot fem eller 10 minutters enkeltinteraktion ændre uddannelsesoplevelsen.

Kontortid spiller en vigtig rolle for at sikre de studerendes succes. Men som studerende og undervisere ved, er planlægning af kontortid ikke altid en problemfri proces. Fra vanskeligheder med at arrangere individuelle aftaler til de lange ventetider, der er forbundet med drop-in-sessioner, er kontortid ofte ikke en positiv oplevelse. Og selv om det måske er vigtigere nu end nogensinde før at give mulighed for kontakt med de studerende - store fjernklasser kan ofte være en upersonlig oplevelse - er udfordringerne ved at planlægge mødepladser kun blevet større. De dage, hvor man havde papir tilmeldingsark, er forbi. De lange køer, der førhen strakte sig langs korridorer, er nu overgået til lange e-mail-kæder.

Det behøver dog ikke nødvendigvis at være en udfordrende proces at arrangere kontortid. Som universitetslærer, der tror på vigtigheden af at gøre det nemt for de studerende at mødes med underviserne, kan jeg garantere, at Doodle muligvis er den enkleste måde at arrangere kontortid på.

Som illustreret nedenfor kan du oprette tilmeldingsslots inden for fem minutter, hvilket sparer dig tid og gør hele processen meget mere indbydende for de studerende.

Forståelse af Doodles bookingside slots

Den virkelige styrke ved at bruge Doodle til at hjælpe med at arrangere kontortid er dens enkelhed og fleksibilitet. Doodles enkle tilgang til oprettelse af Booking Page slots er perfekt for selv de mest teknisk ubegavede, med tilpasningsmuligheder, der fungerer for undervisere på alle niveauer. Desuden gør den intuitive tilmeldingsproces det indbydende og nemt for eleverne at gennemføre den.

Trin 1: Tilslutning af din kalender

En af de mange fordele ved at bruge Doodles Booking Page-slots er dens evne til at integrere direkte med både Google Calendar og Office 365. Planlagte møder, der bookes med Doodle, integreres direkte med din primære kalender, og alle andre møder, du indtaster i din kalender, synkroniseres med Doodle og forhindrer automatisk, at den pågældende tid kan reserveres af studerende.

Trin 2: Oprettelse af en bookingside

Når du har tilsluttet din eksterne kalender, kan du begynde at indtaste dine kontortidsoplysninger. Dette omfatter:

1. Kalendertitel: En måde at gøre det klart for dine studerende, at de tilmelder sig den rigtige kalender

2. Anpasseligt link: Et link, som du kan dele med dine elever via e-mail eller på din kursusvæg. Dette kan tilpasses, hvilket igen hjælper med at gøre det klart for dine elever, hvad linket er til.

3. Description: Dette kan være nyttigt til at tilføje yderligere instruktioner, f.eks. henvise dine studerende til at tilmelde sig til et mødetidspunkt.

4. Location: For personlige kontortider kan dette bruges til at minde de studerende om din kontoradresse. For online kontortid kan dette felt bruges til at tilføje linket til dit online-mødelokale. Hvis du bruger Zoom, har Doodle yderligere muligheder for at oprette et individuelt mødelink for hvert møde, så du kan lade dette felt være tomt.

Trin 3: Indstilling af tilgængelige mødetider

Næste trin i konfigurationen af dine kontortider er at blokere de perioder, hvor du vil være tilgængelig for at mødes med studerende. Dette hjælper dig med at sikre, at mødetiderne fungerer for dig, og undgår, at møder med studerende kan lægge beslag på hele din uge. Mens tidsrummene bekvemt overføres fra uge til uge, kan du, hvis der er en uge, hvor du ikke er tilgængelig i en bestemt blok af tid, blot oprette en begivenhed i din tilsluttede kalender, markere den som "optaget", og disse tider vil automatisk blive fjernet fra bookingsiden på Doodle.

Doodle registrerer også brugerens placering, så mens de mødetider, du opretter, alle er i din tidszone, vil en studerende, der befinder sig i en anden del af verden, se de tilgængelige mødetider i deres lokale tid.

Trin 4: Fastlæggelse af mødedetaljer

De mødepladser på bookingsiden, der er oprettet i Doodle, kan tilpasses på følgende måder.

1. Mødelængde: Angiv, hvor længe du ønsker, at møderne skal vare. Hvis du ønsker mere end én mødelængde (f.eks. 15 minutter for kontortidslokaler, men en times tid til gruppemøder), skal du blot oprette to separate bookingsider. Da de separate kalendere alle synkroniseres med din hovedkalender, vil den tidsindstilling automatisk blive fjernet fra den anden bookingside, hvis et møde er booket på den ene side.

2. Fremtidig horisont: Fremtidshorisont er en god måde at begrænse, hvor langt i forvejen studerende kan booke aftaler. Du kan f.eks. begrænse tilmeldinger til kun at gælde de næste to uger. Dette giver dig fleksibilitet til at lave andre forpligtelser uden at skulle bekymre dig om, at en elev måske allerede har booket den tid hos dig langt i forvejen.

3. Mindste opsigelse: En anden god funktion, der hjælper dig med at bevare kontrollen over din kalender, er muligheden for at indstille en minimumsvarselsperiode. Ved at sikre, at eleverne skal tilmelde sig et bestemt tidsrum i forvejen, kan du strukturere din dag i overensstemmelse hermed, uden at du behøver at bekymre dig om, hvorvidt du pludselig vil få en sidste øjebliks strøm af elever, der melder sig til møde.

4. Buffertid: Det kan være trættende at mødes med eleverne ryg mod ryg. Derfor kan det være nyttigt at indregne en buffertid mellem møderne, så der er tid til at omgruppere eller blot tage en hurtig pause. Det eneste du skal gøre er at vælge den buffertid, du ønsker mellem hvert mødeinterval.

Trin 5: Tilføjelse af brugerdefinerede spørgsmål

Det sidste trin i konfigurationen af dine kontortidsmøder, og et trin, der kan være med til at sikre, at dine møder på kontortidsmøderne forløber meget smidigere, er at indsamle yderligere oplysninger fra de studerende. Hvis du f.eks. på forhånd spørger, hvad de studerende ønsker at diskutere, kan det hjælpe dig med at forberede dig på forhånd og tage presset af på dagen. Hvis du underviser flere klasser eller sektioner, kan det også være nyttigt at indsamle disse oplysninger, så du ikke behøver at slå disse oplysninger op.

Trin 6: Forhåndsvisning af ledige pladser

På dette tidspunkt er du færdig med at oprette bookingsiden for dine kontortider og kan få et eksempel på, hvordan mødet vil se ud, når eleverne tilmelder sig.

De studerende kan tilmelde sig direkte fra linket uden at skulle oprette en konto og vil modtage en bekræftelse af bookingen via e-mail. Aftalen vil også automatisk blive synkroniseret med din hovedkalender, hvilket er med til at mindske risikoen for at glemme aftalen.

Eleverne har også mulighed for at omlægge et møde direkte fra deres bekræftelsesmail, så du sparer tid på at skulle koordinere en alternativ dato.

Et par minutter senere ... hovedpinen med at planlægge dine kontortidspunkter er løst

Doodle er en af de nemmeste måder at planlægge kontortid for studerende på. Som illustreret ovenfor tager det kun et til to minutter at oprette et link til en bookingside, som kan deles med de studerende, så du kan planlægge kontortidsaftaler med minimal overvågning.

De alsidige muligheder for mødeplanlægning, der er tilgængelige i Doodle, betyder, at når du først har oplevet, hvordan du kan planlægge med Doodle, vil du måske finde ud af at bruge det til andet end blot at booke kontortid til at arrangere alle dine andre møder. Du vil aldrig mere have lyst til at gå tilbage til manuel planlægning af møder via e-mail igen.

For at lære, hvordan du kan udnytte funktionerne i Doodle til at forbedre dine uddannelsesmøder, kan du læse "The Educator's Meeting Playbook. "

Author: Gareth Keeves

Gareth er lektor i strategi ved Rice University og University of California, Davis. Han fik sin ph.d. i strategi fra University of Michigan. Han nyder at mødes med studerende og lære nye måder at forbedre den online uddannelsesoplevelse på.