En snabbguide till hur man bokar mottagningstider med Doodles bokningssida

Inom utbildningsvärlden är det ingen hemlighet att en avgörande faktor för att vara en framgångsrik lärare är att skapa möjligheter till direkt interaktion mellan studenter och lärare. Från att låta studenterna förtydliga sin förståelse av svåra begrepp till att reda ut viktiga frågor om kursens upplägg – att göra lärarna tillgängliga för studenterna är viktigt för att tillgodose individuella inlärningsbehov. Ibland kan bara fem eller tio minuters en-till-en-kontakt förändra hela utbildningsupplevelsen.

Kontorstiderna spelar en avgörande roll för att säkerställa studenternas framgång. Men som både studenter och lärare vet, schemaläggning Mottagningstiderna är inte alltid en smidig process. Från svårigheter att boka individuella tider till de långa väntetiderna vid drop-in-mottagningar – upplevelsen av mottagningstiderna är ofta inte särskilt positiv. Och även om det idag kanske är viktigare än någonsin att erbjuda möjligheter till kontakt med studenterna – stora distansklasser kan ofta upplevas som opersonliga – har utmaningarna med att boka tidsluckor bara ökat. Tiden för pappersformulär är förbi anmälningslistor. De långa köerna som tidigare sträckte sig längs korridorerna har nu ersatts av långa e-postkedjor.

Att ordna mottagningstider behöver dock inte vara särskilt svårt. Som universitetslektor som anser att det är viktigt att göra det enkelt för studenterna att träffa lärarna kan jag intyga att Doodle förmodligen är det enklaste sättet att ordna mottagningstider.

Som framgår nedan kan du skapa anmälningstider på mindre än fem minuter, vilket sparar tid och gör hela processen betydligt mer lockande för studenterna.

Att förstå tidsluckorna på Doodles bokningssida

Den verkliga fördelen med att använda Doodle för att planera mottagningstider är dess enkelhet och flexibilitet. Doodles enkla sätt att skapa Bokningssida slots är perfekt även för dem som inte är så tekniskt lagda, med anpassningsmöjligheter som passar lärare på alla nivåer. Dessutom gör den intuitiva registreringsprocessen det enkelt och lockande för eleverna att genomföra.

Steg 1: Ansluta din kalender

En av de många fördelarna med att använda tidsluckorna på Doodles bokningssida är att de kan integreras direkt med både Google Kalender och Office 365. Möten som bokas via Doodle integreras direkt med din huvudkalender, och alla andra möten som du lägger in i din kalender synkroniseras med Doodle, vilket automatiskt förhindrar att den tiden reserveras av studenter.

Steg 2: Skapa en bokningssida

När du har kopplat in din externa kalender kan du börja ange information om dina kontorstider. Detta omfattar:

1. Kalenderrubrik: Ett sätt att tydligt visa dina elever att de anmäler sig till rätt kalender

2. Anpassningsbar länk: En länk som du kan dela med dina elever via e-post eller på kursväggen. Den går att anpassa, vilket återigen hjälper till att tydliggöra för dina elever vad länken är till för.

3. Beskrivning: Detta kan vara användbart för att lägga till ytterligare instruktioner, till exempel att uppmana dina elever att boka en mötesplats.

4. Plats: Vid mottagningstider på plats kan detta användas för att påminna studenterna om var ditt kontor ligger. Vid mottagningstider online kan denna ruta användas för att lägga till länken till ditt online-mötesrum. Om du använder Zoom har Doodle ytterligare alternativ tillgängliga för att skapa en egen möteslänk för varje möte, så du kan lämna den här rutan tom.

Steg 3: Ange tillgängliga mötestider

Nästa steg i konfigureringen av dina kontorstider är att reservera de tidsperioder då du är tillgänglig för möten med studenter. På så sätt kan du se till att mötestiderna passar dig och undvika att studentmöten tar över hela din vecka. Även om tidsluckorna bekvämt överförs från vecka till vecka kan du, om det finns en vecka då du inte är tillgänglig under en viss tidsperiod, helt enkelt skapa en händelse i din anslutna kalender, markera den som ”upptagen” och dessa tider kommer automatiskt att tas bort från bokningssidan på Doodle.

Doodle registrerar även användarens plats, så även om de mötestider du skapar alla anges i din tidszon kommer studenter som befinner sig i andra delar av världen att se de tillgängliga mötestiderna i sin lokala tid.

Steg 4: Fastställa mötesdetaljer

De mötesintervaller på bokningssidan som skapats i Doodle kan anpassas på följande sätt.

1. Mötets längd: Ange hur länge mötena ska pågå. Om du vill ha flera olika möteslängder (till exempel 15 minuter för kontorstider, men en timme för gruppmöten) skapar du helt enkelt två separata bokningssidor. Eftersom de separata kalendrarna synkroniseras med din huvudkalender kommer det valda tidsalternativet automatiskt att tas bort från den andra bokningssidan om ett möte bokas på den ena.

2. Framtidsutsikter: Alternativet ”Framtida tidshorisont” är ett utmärkt sätt att begränsa hur långt i förväg eleverna kan boka tider. Du kan till exempel begränsa bokningarna till endast de kommande två veckorna. Detta ger dig flexibilitet att åta dig andra uppgifter utan att behöva oroa dig för att en elev redan har bokat den tiden hos dig långt i förväg.

3. Minsta uppsägningstid: En annan utmärkt funktion som hjälper dig att hålla koll på din kalender är möjligheten att ange en minsta anmälningstid. Genom att se till att studenterna måste anmäla sig en viss tid i förväg kan du planera din dag därefter, utan att behöva oroa dig för att plötsligt få en ström av studenter som anmäler sig i sista minuten för att boka ett möte.

4. Buffertid: Att ha möten med studenter direkt efter varandra kan vara tröttsamt. Därför kan det vara bra att lägga in en buffertid mellan mötena för att få tid att samla tankarna eller helt enkelt ta en kort paus. Allt du behöver göra är att välja den buffertid du vill ha mellan varje mötesintervall.

Steg 5: Lägga till egna frågor

Det sista steget i att planera dina mottagningstider – och ett steg som kan bidra till att dina möten under mottagningstiderna går mycket smidigare – är att samla in ytterligare information från eleverna. Att till exempel i förväg fråga vad eleverna vill diskutera kan hjälpa dig att förbereda dig i god tid, vilket minskar pressen på själva dagen. Om du undervisar i flera klasser eller grupper kan det också vara bra att samla in denna information, så att du slipper leta upp dessa uppgifter.

Steg 6: Förhandsgranska lediga tider

Nu är du klar med inställningarna för bokningssidan för dina mottagningstider och kan förhandsgranska hur mötet kommer att se ut när studenterna anmäler sig.

Studenterna kan anmäla sig direkt via länken utan att behöva skapa ett konto och får en bekräftelse på bokningen via e-post. Tidsbokningen synkroniseras dessutom automatiskt med din huvudkalender, vilket minskar risken för att du glömmer bort mötet.

Studenterna har också möjlighet att direkt boka om ett möte direkt från bekräftelsemejlet, vilket sparar dig tid eftersom du slipper samordna ett alternativt datum.

Några minuter senare… är problemet med att boka tider för mottagningstiderna löst

Doodle är ett av de enklaste sätten att boka in mottagningstider för studenter. Som framgår ovan tar det bara en till två minuter att skapa en länk till en bokningssida som kan delas med studenterna, vilket gör att du kan boka mottagningstider med minimalt arbete.

Tack vare de mångsidiga alternativen för mötesbokning i Doodle kommer du, när du väl har upplevt hur smidigt det är att boka möten med Doodle, troligen att använda tjänsten till mer än bara att boka kontorstider – du kommer att använda den för att ordna alla dina övriga möten också. Du kommer aldrig mer att vilja gå tillbaka till att boka möten manuellt via e-post.

Om du vill lära dig hur du kan utnyttja funktionerna i Doodle för att förbättra dina utbildningsmöten, kolla in ”Handboken för lärarmöten.”

Författare: Gareth Keeves

Gareth är lektor i strategi vid Rice University och University of California, Davis. Han har en doktorsexamen i strategi från University of Michigan. Han tycker om att träffa studenter och lära sig nya sätt att förbättra utbildningsupplevelsen online.