Um Guia Rápido de Agendamento de Horas de Escritório com a Página de Reservas do Doodle

Não é segredo na educação que um componente crítico de ser um educador de sucesso está proporcionando oportunidades de interação direta entre os estudantes e o corpo docente. Desde permitir que os alunos esclareçam sua compreensão de conceitos difíceis até resolver questões importantes sobre a estrutura do curso, tornar o corpo docente disponível aos alunos é importante para atender às necessidades individuais de aprendizagem. Às vezes, apenas cinco ou 10 minutos de interação um-a-um podem transformar a experiência educacional.

O horário de expediente tem um papel fundamental para garantir o sucesso dos estudantes. Mas, como os estudantes e educadores sabem, agendamento o horário de expediente nem sempre é um processo tranquilo. Desde dificuldades na organização dos horários individuais até os longos tempos de espera associados às sessões de estilo "drop-in", a experiência do horário de escritório nem sempre é positiva. E embora a importância de proporcionar oportunidades de contato com os estudantes possa ser maior agora mais do que nunca - as grandes turmas remotas podem muitas vezes ser uma experiência impessoal - os desafios de agendar horários de reuniões só aumentaram. Já se foram os dias de papel folhas de inscrição. As longas linhas que costumavam se estender ao redor dos corredores agora transitaram para longas cadeias de e-mails.

O processo de organização do horário de trabalho não precisa ser um processo desafiador. Como professor universitário que acredita na importância de facilitar o encontro dos estudantes com o corpo docente, posso garantir que o Doodle é possivelmente a maneira mais simples de estabelecer o horário de expediente.

Como ilustrado abaixo, você pode criar vagas de inscrição em cinco minutos, economizando seu tempo e tornando todo o processo muito mais convidativo para os estudantes.

Entendendo os espaços da página de reservas do Doodle*

A verdadeira força do uso do Doodle para ajudar a organizar o horário de expediente é sua simplicidade e flexibilidade. A abordagem direta do Doodle para criar Página de Reserva é perfeita até mesmo para os espaços tecnicamente mais adversos, com opções de personalização que funcionam para educadores de todos os níveis. Além disso, o processo de inscrição intuitivo o torna convidativo e simples para que os alunos o concluam.

Etapa 1: Conectando seu calendário

Uma das muitas vantagens de usar os slots da página de reservas do Doodle é sua capacidade de integração direta com o Google Calendar e o Office 365. As reuniões agendadas com o Doodle se integrarão diretamente ao seu calendário principal, e quaisquer outras reuniões que você entrar em seu calendário serão sincronizadas com o Doodle, impedindo automaticamente que esse tempo seja reservado pelos estudantes.

Etapa 2: Criação de uma página de reserva

Depois de ter conectado seu calendário externo, você pode começar a digitar as informações de seu horário de expediente. Isto inclui:

1. Calendário Título*: Uma maneira de deixar claro para seus alunos que eles estão se inscrevendo para o calendário correto.

2. Link customizável*: Um link que você pode compartilhar com seus alunos por e-mail ou na parede do seu curso. Isto é personalizável, mais uma vez ajudando a deixar claro para seus alunos para que serve o link.

3. Descrição*: Isto pode ser útil para adicionar mais instruções, por exemplo, direcione seus alunos para se inscreverem em um horário de reunião.

4. Localização*: Para o horário de expediente presencial, isto pode ser usado para lembrar aos estudantes a localização de seu escritório. Para o horário de expediente on-line, esta caixa pode ser usada para adicionar o link para sua sala de reunião on-line. Se você estiver usando Zoom, a Doodle tem outras opções disponíveis para criar um link de reunião individual para cada reunião, para que você possa deixar esta caixa em branco.

Etapa 3: Definição dos horários de reunião disponíveis

A próxima etapa na configuração de seu horário de trabalho é bloquear os períodos em que você estará disponível para se encontrar com os estudantes. Isto ajuda a garantir que os horários das reuniões funcionem para você e evita a possibilidade de que as reuniões de estudantes invadam sua semana inteira. Enquanto os horários são convenientemente transferidos de semana a semana, se houver uma semana em que você não esteja disponível para um bloco de tempo específico, você pode simplesmente criar um evento em seu calendário conectado, marcá-lo como 'ocupado' e esses horários serão automaticamente removidos da Página de Reserva no Doodle.

Doodle também detecta a localização do usuário, assim, enquanto os horários de reunião que você cria estão todos em seu fuso horário, qualquer estudante localizado em uma parte diferente do mundo verá os horários de reunião disponíveis em seu horário local.

Passo 4: Definição dos detalhes da reunião

Os espaços de reunião da Booking Page criados no Doodle são personalizáveis das seguintes maneiras.

1. 1. Comprimento da reunião: Especifique quanto tempo você quer que as reuniões durem. Se você quiser mais de uma duração de reunião (por exemplo, 15 minutos para os horários de escritório, mas uma hora para reuniões de grupo), basta criar duas Páginas de Reservas separadas. Como os calendários separados estão sincronizados com seu calendário principal, se uma reunião estiver marcada em uma, essa opção de horário será automaticamente removida da outra Página de Reserva.

2. Futuro Horizonte: A opção de horizonte futuro é uma ótima maneira de restringir com que antecedência os estudantes podem reservar compromissos. Por exemplo, você pode restringir as inscrições apenas para as próximas duas semanas. Isto lhe dá a flexibilidade de assumir outros compromissos, sem ter que se preocupar que um estudante já tenha reservado esse tempo com você com muita antecedência.

3. Notificação mínima: Uma outra grande característica para ajudá-lo a manter o controle de seu calendário é a capacidade de definir um período mínimo de aviso prévio. Ao garantir que os estudantes devem se inscrever com uma quantidade específica de tempo de antecedência, você pode estruturar seu dia de acordo, sem ter que se preocupar se, de repente, você terá um fluxo de estudantes de última hora se inscrevendo para se reunir.

4. Tempo de inscrição: Encontrar-se de costas com os alunos pode ser cansativo. Portanto, pode ser útil considerar um tempo de reserva entre as reuniões para permitir algum tempo de reagrupamento ou simplesmente fazer uma pausa rápida. Tudo o que você tem que fazer é selecionar o tempo de reserva que deseja entre cada espaço de reunião.

Etapa 5: Acrescentar perguntas personalizadas

O passo final na configuração de seu horário de expediente, e que pode ajudar a garantir que suas reuniões de horário de expediente corram muito mais suavemente, é coletar informações adicionais dos estudantes. Por exemplo, perguntar com antecedência o que os estudantes querem discutir pode ajudá-lo a se preparar com antecedência, tirando a pressão do dia. Se você ensina várias aulas ou seções, também pode ser útil coletar estas informações, evitando a necessidade de você procurar estes detalhes.

Etapa 6: Pré-visualização dos slots disponíveis

Neste momento, você já está pronto para configurar a página de reservas para seu horário de expediente e pode prever como será a reunião quando os estudantes estiverem se inscrevendo.

Os estudantes podem se inscrever diretamente do link sem a necessidade de criar uma conta e receberão uma confirmação da reserva por e-mail. A marcação também será sincronizada automaticamente com seu calendário principal, ajudando a aliviar qualquer perigo de esquecer a marcação.

Os estudantes também têm a capacidade de remarcar uma reunião diretamente de seu e-mail de confirmação, poupando o tempo de ter que coordenar uma data alternativa.

Poucos minutos depois...a dor de cabeça de agendar os horários de seu escritório está resolvida*

Doodle é uma das formas mais fáceis de agendar o horário de expediente dos estudantes. Como ilustrado acima, leva apenas um ou dois minutos para criar um link para a Página de Reserva que pode ser compartilhado com os estudantes, permitindo que você agende horários de escritório com o mínimo de supervisão.

A versatilidade das opções de agendamento de reuniões disponíveis no Doodle significa que, uma vez que você tenha experimentado o poder de agendar com o Doodle, você poderá se encontrar usando-o além do horário de expediente para agendar todas as suas outras reuniões. Você nunca mais vai querer voltar a agendar reuniões manualmente via e-mail.

Para aprender como aproveitar as características do Doodle para melhorar suas reuniões educativas, confira "The Educator's Meeting Playbook "

Autor: Gareth Keeves*

Gareth é professor de estratégia na Rice University e na University of California, Davis. Ele recebeu seu PhD em estratégia da Universidade de Michigan. Ele gosta de se encontrar com estudantes e aprender novas maneiras de melhorar a experiência educacional online.