7 wskazówek dotyczących skutecznych spotkań indywidualnych z podwładnymi

Podejdź bliżej. Zdradzę ci sekret. Właśnie odkryłem coś niesamowitego. Nie w stylu Buzzfeeda – „Nigdy nie zgadniesz, co znalazł pod koszem na śmieci” – ale naprawdę niesamowitego, coś, co całkowicie zmienia sposób postrzegania świata. Okazuje się, że spotkania indywidualne mają w rzeczywistości sprawiać przyjemność.

Będąc po obu stronach relacji pracownik–przełożony, zawsze uważałem za oczywiste, że indywidualne rozmowy to po prostu coś, co obie strony starają się jak najdłużej odkładać lub przełożyć, aż nie da się już tego dłużej zwlekać. W tym momencie grzecznie zgadzają się, by wspólnie przez to przetrwać.

Okazuje się, że indywidualne rozmowy mogą być nie tylko niezwykle dające satysfakcję pracownikom, dając pracownikom możliwość wyrażenia szczerej opinii, skorzystania z porad i nawiązania dobrego kontaktu z przełożonym, ale stanowią one również równie cenną okazję dla samych przełożonych. Były dyrektor generalny firmy Intel, Andy Grove, stwierdził, że produktywne spotkania indywidualne zapewniają 10-krotny zwrot z inwestycji dla menedżerów.

Jeśli to nie jest wystarczająco przekonujące, to warto wspomnieć, że międzynarodowe korporacje, takie jak GE i Adobe, zdołały zastąpić uciążliwy proces corocznej oceny wyników – który z pewnością nie jest przyjemny ani dla przełożonego, ani dla pracownika – bardziej regularnymi spotkaniami indywidualnymi, a Adobe odnotowało przy tym 30-procentowy spadek rotacji pracowników.

Istnieje wiele narzędzi do zarządzania talentami, które pozwalają mierzyć „tętno” organizacji, sprawdzać poziom zaangażowania, a nawet zaspokajać potrzeby w zakresie mikrouczenia się. Dzisiejsza rola przywódcza koncentruje się na umiejętnościach miękkich. Zautomatyzowane rozwiązania nie są w stanie zastąpić tego rodzaju wartościowych relacji międzyludzkich.

Ten Pandemia COVID-19 przyspieszyło nasze przejście do coraz bardziej wirtualnego świata pracy zdalnej, przez co spotkania indywidualne stały się jeszcze ważniejsze dla przekazywania wartości kulturowych, dostosowywania strategii oraz budowania zaufania wśród pracowników.

Zacznij od nastawienia

Zarówno jako pracownik, jak i menedżer, przed rozpoczęciem spotkań indywidualnych miałem niewłaściwe nastawienie – traktowałem je jako obowiązki, które odciągały mnie od ważniejszych zadań, a nie jako najważniejsze przedziały czasowe w moim tygodniowym harmonogramie. Jeśli rozpoznajesz to zachowanie u siebie, to czas zmienić tę mentalność, ponieważ prawdopodobnie wprowadzasz atmosferę negatywnego nastawienia do wszystkich swoich spotkań indywidualnych.

Zastanów się, jak umów się na indywidualną rozmowę z podwładnymi. Jeśli masz pięciu lub mniej podwładnych, powinieneś organizować spotkania indywidualne co tydzień. Jeśli masz więcej niż pięciu pracowników, wystarczy organizować je co dwa tygodnie.

Niektórzy menedżerowie mają rano więcej energii i czują, że ich umiejętności interpersonalne są wtedy lepiej wyostrzone. Upewnij się, że codziennie o godz. 9:00 w Twoim harmonogramie jest zarezerwowany czas na spotkania z pracownikami. Inni menedżerowie wolą zarezerwować jeden cały dzień w tygodniu i przeprowadzać wszystkie rozmowy indywidualne właśnie tego dnia. Nie ma tu jednego uniwersalnego rozwiązania, ale wybierz podejście, które najlepiej Ci odpowiada, tak aby Twoi pracownicy mogli w tym czasie w pełni wykorzystać Twój potencjał.

Bądź trochę przygotowany

W informatyce krąży znane powiedzenie: „garbage in, garbage out” (co włożysz, to wyjdzie). Niektórym firmom dobrze by zrobiło powieszenie w salach konferencyjnych tabliczki z tymi czterema słowami. Skoro przygotowania i planowanie spotkań są beznadziejne, czy można się dziwić, że w końcu uznajemy te spotkania za stratę czasu?

Przed każdym spotkaniem indywidualnym należy udostępnić porządek obrad. Nie musi on być długi ani szczegółowy, a za jego opracowanie powinni wspólnie odpowiadać pracownik i przełożony.

Określ, jakie rezultaty chcesz osiągnąć w trakcie rozmowy. Na przykład, jeśli rozmowa dotyczy rozwoju osobistego pracownika, czy po spotkaniu powinieneś ustalić kolejne kroki, czy też po prostu poruszasz ten temat i przedstawiasz kilka pomysłów?

Nie przejmuj się zbytnio. Spotkanie 1:1 ma charakter rozmowy, więc nie musi trzymać się tak ściśle porządku obrad jak inne spotkania. Porządek obrad służy jednak temu, by upewnić się, że wszystkie ważne kwestie zostaną omówione.

Ustaw termin cykliczny

Niezależnie od tego, jak udane są Twoje indywidualne spotkania z podwładnymi, będą one skuteczne tylko wtedy, gdy będą odbywać się konsekwentnie i regularnie. Łatwiej powiedzieć niż zrobić. Prawie 70 procent menedżerów przyznają, że mają trudności z pogodzeniem obowiązków wobec swoich bezpośrednich podwładnych z innymi zadaniami.

Najprostszym sposobem na zapewnienie spójności jest organizowanie spotkań indywidualnych o tej samej porze tego samego dnia każdego tygodnia. Jednak urlopy, terminy realizacji projektów i spotkania o wysokim priorytecie mogą sprawić, że takie zobowiązanie stanie się nierealne. Jest to jeszcze większym wyzwaniem dla kierowników zespołów pracujących w systemie zmianowym.

Właśnie w takich sytuacjach inteligentne narzędzia do planowania są na wagę złota. Menedżerowie mogą wskazać terminy, w których są dostępni, udostępnić ten harmonogram swoim zespołom, a następnie poszczególni pracownicy mogą wybrać najbardziej dogodny termin na rozmowę indywidualną. Jest to szczególnie przydatne w przypadku nowych lub nieśmiałych pracowników, którzy niechętnie rezerwują czas w i tak już napiętym harmonogramie menedżera lub czują się niegodni, by to robić. Menedżer proponuje dostępne terminy, a pracownicy wybierają ten, który najbardziej im odpowiada.

Myśl elastycznie

W pewnym stopniu spotkanie indywidualne ma charakter otwartej dyskusji, podczas której poruszane są wszystkie tematy. Menedżerowie powinni jednak unikać poświęcania całego spotkania na relacjonowanie postępów prac, które należy omawiać podczas spotkań zespołowych lub za pośrednictwem innych kanałów komunikacji. To pewny sposób na wywołanie frustracji wśród członków zespołu.

Poza tym warto wykorzystać mniej formalny charakter rozmów indywidualnych i zapytać pracowników, czy są zadowoleni ze swojej pracy, albo poruszyć temat ich relacji z innymi członkami zespołu. Należy tylko zadbać o to, by rozmowa nie przerodziła się w plotki.

A może warto spróbować zorganizować te spotkania poza zwykłą, formalną salą konferencyjną? Spotkania indywidualne można przeprowadzać podczas spaceru, przy kawie lub w trakcie lunchu. Należy tylko zadbać o to, by nadal poświęcać podwładnym pełną uwagę i nie dać się rozpraszać innym gościom restauracji czy kolegom wpadającym na kawę.

Nie bój się poruszać spraw osobistych

Podczas rozmowy indywidualnej można nadać rozmowie nieco bardziej osobisty ton niż podczas spotkania zespołowego.

Zapytaj pracownika o jego życie prywatne. Czy jego życie zawodowe ma jakikolwiek negatywny wpływ na życie prywatne? Czy jako kierownik lub organizacja możecie coś zrobić, aby zmniejszyć te tarcia między życiem zawodowym a prywatnym?

Zachęcaj wszystkich podwładnych, aby traktowali rozmowy indywidualne jako bezpieczną i poufną przestrzeń, w której mogą mówić szczerze.

Zachęcaj podwładnych, aby podczas każdej rozmowy indywidualnej udzielali Ci szczerych opinii na temat Twojej pracy. Pomoże Ci to rozwijać się jako menedżer, a także stworzy podstawę dla relacji opartej na zaufaniu.

Rozwijaj swoje umiejętności miękkie

Współcześni pracownicy nie szukają inspirujących menedżerów-bohaterów. Na pytanie o najważniejszy czynnik cechy menedżerów, większość osób wymienia takie cechy, jak doskonałe umiejętności komunikacyjne, brak mikrozarządzania oraz sprawiedliwe traktowanie pracowników.

Przed rozpoczęciem każdej indywidualnej rozmowy z podwładnym przejrzyj w myślach listę kontrolną (a może nawet sporządzoną na papierze), zawierającą wskazówki, by na przykład zachować otwartość umysłu i cierpliwość. Pamiętaj, by najpierw skupić się na mocnych stronach pracownika, zanim przejdziesz do omówienia możliwości rozwoju.

Słuchaj z uwagą

Wszyscy znamy tego menedżera, który pierwsze trzy czwarte spotkania indywidualnego poświęca na opowiadanie o swoim pracowitym dniu albo który udaje, że zadaje pytanie dotyczące ciebie, po czym przechodzi do monologu prowadzonego w pierwszej osobie. Nie bądź że kierownik.

Słuchaj uważnie i aktywnie tego, co mówi Twój pracownik, i robić notatki aby pomóc Ci zapamiętać przebieg rozmowy i skłonić Cię do podjęcia dalszych działań. Staraj się nie przerywać, nawet jeśli masz coś ważnego do powiedzenia. I zawsze zaczynaj od tego, by stanąć całkowicie i bezwarunkowo po stronie pracownika.

Ostatni punkt jest najważniejszy ze wszystkich i bez niego nawet najlepiej przeprowadzone spotkanie indywidualne zakończy się niepowodzeniem. Po każdym spotkaniu wyślij krótkie podsumowanie omówionych spraw, przypomnij podwładnemu o kolejnych krokach, do których się zobowiązał, a następnie podsumuj swoje działania, określając jednocześnie oczekiwania dotyczące terminów i zakresu tych działań.

Postępuj zgodnie z tymi siedmioma wskazówkami, a staniesz się ekspertem w dziedzinie spotkań indywidualnych i będziesz mieć najbardziej zaangażowany oraz produktywny zespół w całej organizacji. Wtedy będziesz mógł wszystkich zaskoczyć, mówiąc im, że właśnie te spotkania indywidualne są sekretnym składnikiem Twojego sukcesu.

Aby dowiedzieć się, w jaki sposób inteligentne narzędzia do planowania mogą ułatwić i przyspieszyć umawianie spotkań indywidualnych z członkami zespołu, zapoznaj się z naszym biała księga pt. „Kompleksowy przewodnik po platformach technologicznych do planowania”.