7 Tipps für effektive 1:1-Besprechungen mit direkten Mitarbeitern

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Doodle Content Team

Aktualisiert: 21. Juni 2023

Business 1to1

Kommen Sie näher. Ich werde dir ein Geheimnis verraten. Ich habe gerade etwas Erstaunliches entdeckt. Nicht im Stil von Buzzfeed "Sie werden nie erraten, was er unter seinem Mülleimer gefunden hat", sondern etwas wirklich Erstaunliches, das einen Paradigmenwechsel bewirkt. Es hat sich herausgestellt, dass One-to-One-Meetings eigentlich dazu gedacht sind, Spaß zu machen.

Da ich auf beiden Seiten der Beziehung zwischen Angestellten und Managern gestanden habe, bin ich immer davon ausgegangen, dass Einzelgespräche etwas sind, das man so lange nach Kräften verschiebt, bis es sich einfach nicht mehr verschieben lässt. An diesem Punkt erklärt man sich höflich bereit, es gemeinsam durchzustehen.

Es hat sich herausgestellt, dass Einzelgespräche nicht nur unglaublich erfüllend für Mitarbeiter sein können, da sie eine Gelegenheit für ehrliches Feedback, Coaching und den Aufbau einer Beziehung zu ihrem Vorgesetzten bieten, sondern auch eine ebenso wertvolle Gelegenheit für Manager sind. Der ehemalige CEO von Intel, Andy Grove, hat gesagt, dass produktive 1:1-Gespräche eine 10-fache Kapitalrendite für Manager bieten.

Wenn das nicht überzeugend genug ist, dann haben es multinationale Unternehmen wie GE und Adobe geschafft, die mühsame jährliche Leistungsbeurteilung - die weder für Manager noch für Mitarbeiter angenehm ist - durch konsequentere 1:1-Gespräche zu ersetzen, wobei Adobe als Krönung eine 30-prozentige Verringerung der Fluktuation feststellen konnte.

Es gibt eine Vielzahl von Talentmanagement-Tools, die den Herzschlag Ihres Unternehmens messen, das Engagement Ihrer Mitarbeiter überprüfen und sich sogar um den Bedarf an Microlearning kümmern können. Bei der heutigen Führungsrolle geht es vor allem um Soft Skills. Automatisierte Lösungen können diese Art von qualitativ hochwertiger Zeit von Mensch zu Mensch nicht ersetzen.

Die COVID-19-Pandemie hat unsere Entwicklung hin zu einer zunehmend virtuellen und ferngesteuerten Arbeitswelt beschleunigt, so dass 1:1-Meetings immer wichtiger werden, um die Unternehmenskultur zu vermitteln, die Strategie abzustimmen und Vertrauen bei den Mitarbeitern aufzubauen.

Mit der Denkweise beginnen

Sowohl als Mitarbeiter als auch als Führungskraft hatte ich die falsche Einstellung, bevor ich mich auf 1:1-Meetings einließ. Ich betrachtete sie als lästige Pflicht, die mich von wichtigeren Aufgaben abhielt, und nicht als die wichtigsten Zeitfenster in meinem Wochenplan. Wenn Sie dieses Verhalten bei sich selbst feststellen, dann ist es an der Zeit, diese Einstellung zu ändern, denn Sie bringen wahrscheinlich einen Hauch von Negativität in alle Ihre Einzelgespräche.

Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre 1:1-Zeiten mit Ihren direkten Mitarbeitern gestalten. Wenn Sie fünf oder weniger direkte Mitarbeiter haben, sollten Sie jede Woche 1:1-Gespräche führen. Wenn Sie mehr als fünf Mitarbeiter haben, ist es in Ordnung, 1:1s zweiwöchentlich abzuhalten.

Manche Führungskräfte haben morgens mehr Energie und stellen fest, dass ihre sozialen Fähigkeiten besser ausgeprägt sind. Stellen Sie sicher, dass die Zeit um 9 Uhr in Ihrem Zeitplan für Mitarbeitergespräche reserviert ist. Andere Manager ziehen es vor, sich einen ganzen Tag in der Woche freizuhalten und an diesem Tag alle Einzelgespräche zu führen. Hier gibt es kein Patentrezept, aber wählen Sie einen Ansatz, der für Sie gut funktioniert, damit Ihre Mitarbeiter in dieser Zeit das Beste aus Ihnen herausholen können.

Seien Sie gewissermaßen vorbereitet

In der Informatik gibt es ein berühmtes Sprichwort: Garbage in, garbage out. Manche Unternehmen täten gut daran, in ihren Besprechungsräumen ein Schild mit diesen vier Worten aufzuhängen. Wenn die Vorbereitung und Planung von Besprechungen Müll ist, ist es dann ein Wunder, dass wir diese Besprechungen am Ende als Zeitverschwendung empfinden?

Geben Sie vor allen 1:1-Besprechungen eine Tagesordnung heraus. Sie muss nicht lang oder detailliert sein, und die Verantwortung für die Tagesordnung sollte zwischen dem Mitarbeiter und der Führungskraft aufgeteilt werden.

Klären Sie die Ergebnisse, die Sie sich von dem Gespräch erhoffen. Wenn zum Beispiel die persönliche Entwicklung eines Mitarbeiters besprochen wird, sollten Sie das Gespräch mit vereinbarten nächsten Schritten verlassen oder führen Sie nur in das Thema ein und geben einige Anregungen?

Setzen Sie sich nicht zu sehr unter Druck. Das 1:1-Gespräch soll ein Gespräch sein und muss sich daher nicht so streng an eine Tagesordnung halten wie andere Besprechungen. Die Tagesordnung dient jedoch dazu, sicherzustellen, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden.

Legen Sie einen wiederkehrenden Termin fest

Ganz gleich, wie gut Ihre 1:1-Besprechungen mit direkten Mitarbeitern sind, sie sind nur dann effektiv, wenn sie konsequent und regelmäßig stattfinden. Leichter gesagt als getan. Fast 70 Prozent der Manager geben zu, dass sie Schwierigkeiten haben, ihre Verantwortung gegenüber ihren direkten Mitarbeitern mit ihren anderen Aufgaben zu vereinbaren.

Am einfachsten ist es, wenn sie jede Woche zur gleichen Zeit am gleichen Tag Einzelgespräche führen. Urlaub, Projekttermine und Besprechungen mit hoher Priorität können diese Verpflichtung jedoch unrealistisch machen. Noch schwieriger ist es für Manager von Teams, die im Schichtbetrieb arbeiten.

Hier sind intelligente Planungstools Gold wert. Manager können die Zeiten festlegen, zu denen sie verfügbar sind, diesen Zeitplan mit ihren Teams teilen und dann kann jeder Einzelne die für ihn günstigste Zeit für sein 1:1-Gespräch wählen. Dies ist besonders nützlich für neue oder zurückhaltende Mitarbeiter, die sich zögernd oder unwürdig fühlen, Zeit in dem bereits vollgepackten Zeitplan eines Managers zu buchen. Der Vorgesetzte stellt verfügbare Zeitfenster zur Verfügung, und die Mitarbeiter wählen dasjenige aus, das am besten passt.

Flexibel denken

Bis zu einem gewissen Grad ist das Einzelgespräch eine offene Diskussion, bei der alle Themen auf den Tisch kommen. Manager sollten jedoch vermeiden, die gesamte Besprechung für Status-Updates zu nutzen, die in Teamsitzungen oder über andere Kommunikationskanäle ausgetauscht werden sollten. Das ist ein todsicherer Weg, um Teammitglieder zu frustrieren.

Nutzen Sie außerdem den weniger formellen Charakter von Einzelgesprächen und fragen Sie die Mitarbeiter, ob sie mit ihrer Arbeit zufrieden sind, oder erkundigen Sie sich nach ihren Beziehungen zu anderen Teammitgliedern. Achten Sie nur darauf, dass das Gespräch nicht in Klatsch und Tratsch ausartet.

Warum sollten Sie diese Treffen nicht auch außerhalb des üblichen formellen Rahmens eines Besprechungsraums abhalten? Sie könnten Ihre 1:1-Gespräche bei einem Spaziergang, bei einem Kaffee oder beim Mittagessen führen. Achten Sie nur darauf, dass Sie sich weiterhin auf Ihre direkten Mitarbeiter konzentrieren und nicht durch andere Gäste oder Kollegen, die auf einen Kaffee vorbeikommen, abgelenkt werden.

Scheuen Sie sich nicht, persönlich zu werden

Es ist in Ordnung, bei einem 1:1-Gespräch einen etwas persönlicheren Ton anzuschlagen als bei einer Teambesprechung.

Fragen Sie einen Mitarbeiter nach seinem Privatleben. Wirkt sich ihr Berufsleben negativ auf ihr Privatleben aus? Gibt es irgendetwas, was Sie als Vorgesetzter oder Unternehmen tun können, um die Reibung zwischen Beruf und Privatleben zu verringern?

Ermutigen Sie alle direkten Mitarbeiter, Einzelgespräche als einen sicheren und vertraulichen Raum zu betrachten, in dem sie offen sprechen können.

Ermutigen Sie Ihre direkten Mitarbeiter, Ihnen in jedem Einzelgespräch ehrliches Feedback zu Ihrer Leistung zu geben. Dies wird Ihnen helfen, sich als Führungskraft zu verbessern, aber auch den Ton für eine vertrauensvolle Beziehung angeben.

Schärfen Sie Ihre Soft Skills

Moderne Mitarbeiter suchen nicht nach inspirierenden, heldenhaften Managern. Auf die Frage nach den wichtigsten Eigenschaften von Managern nennen die meisten Menschen Eigenschaften wie ein ausgezeichneter Kommunikator zu sein, kein Mikromanagement zu betreiben und Mitarbeiter fair zu behandeln.

Gehen Sie vor jedem persönlichen Gespräch mit einem direkten Mitarbeiter eine gedankliche Checkliste durch (vielleicht sogar eine schriftlich festgehaltene Checkliste), in der Sie z. B. auf Offenheit und Geduld hinweisen. Erinnern Sie sich daran, mit den Stärken eines Mitarbeiters zu beginnen, bevor Sie sich mit den Entwicklungsmöglichkeiten befassen.

Seien Sie ein aktiver Zuhörer

Wir alle kennen den Vorgesetzten, der die ersten drei Viertel Ihres persönlichen Gesprächs damit verbringt, über seinen arbeitsreichen Tag zu sprechen, oder der so tut, als würde er eine Frage über Sie stellen, bevor er in seinen Ich-Selbstgesprächsstil verfällt. Seien Sie nicht dieser Manager.

Hören Sie zielgerichtet und aktiv zu, was Ihr Mitarbeiter sagt, und machen Sie sich Notizen, damit Sie sich an das Gespräch erinnern und nachhaken können. Versuchen Sie, das Gespräch nicht zu unterbrechen, auch wenn Sie ein wichtiges Argument vorzubringen haben. Und stellen Sie sich zunächst immer voll und ganz auf die Seite Ihres Mitarbeiters.

Der letzte Punkt ist der wichtigste von allen und selbst das beste Einzelgespräch wird ohne ihn scheitern. Schicken Sie nach jeder Besprechung eine kurze Zusammenfassung des Besprochenen, erinnern Sie Ihren direkten Mitarbeiter an die nächsten Schritte, zu denen er sich verpflichtet hat, und fassen Sie dann Ihre Aktionspunkte zusammen, wobei Sie auch Erwartungen hinsichtlich des Zeitrahmens und des Umfangs Ihrer Maßnahmen formulieren.

Wenn Sie diese sieben Punkte befolgen, werden Sie zu einer Autorität für Einzelgespräche mit dem engagiertesten und produktivsten Team im Unternehmen. Sie können dann alle überraschen, indem Sie ihnen sagen, dass Einzelgespräche das Geheimnis Ihres Erfolgs sind.

Um zu erfahren, wie intelligente Planungstools die Planung von 1:1-Besprechungen mit Ihrem Team einfach und schnell machen können, lesen Sie unser Whitepaper "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms. "**

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