7 tips til effektive 1:1-møder med direkte rapporter

Kom tæt på. Jeg vil afsløre en hemmelighed for dig. Jeg har lige opdaget noget fantastisk. Ikke Buzzfeed-agtigt "Du vil aldrig gætte, hvad han fandt under sin skraldespand"-agtigt, men virkelig og paradigmeskiftende fantastisk. Det viser sig, at en-til-en-møder faktisk er beregnet til at være behagelige.

Efter at have været på begge sider af forholdet mellem medarbejder og leder har jeg altid taget det for givet, at en-til-en-møder bare er noget, som I begge gør jeres bedste for at udskyde eller flytte, indtil det simpelthen ikke længere kan udskydes. På det tidspunkt bliver man høfligt enige om at lide igennem det sammen.

Det viser sig, at en-til-en-samtaler ikke blot kan være utroligt tilfredsstillende for medarbejderne, idet de giver mulighed for ærlig feedback, coaching og opbygning af et forhold til deres leder, men at de også er en lige så værdifuld mulighed for lederne. Den tidligere Intel-chef Andy Grove har sagt, at produktive 1:1-møder giver et 10x afkast af investeringen for ledere.

Hvis det ikke er overbevisende nok, så har multinationale selskaber som GE og Adobe formået at erstatte den årlige præstationsvurdering - som bestemt ikke er behagelig for hverken leder eller medarbejder - med mere konsekvente 1:1-møder, og Adobe har som en ekstra gevinst oplevet en 30 % reduktion i omsætningen.

Der findes masser af talentstyringsværktøjer, der er i stand til at måle din organisations hjerteslag, kontrollere engagementets niveau og endda tage sig af behov for mikrolæring. Dagens lederrolle er centreret omkring bløde færdigheder. Automatiserede løsninger kan ikke erstatte den slags kvalitetstid fra menneske til menneske.

COVID-19-pandemien har fremskyndet vores bevægelse mod en stadig mere virtuel og fjernbetjent arbejdsverden, hvilket gør 1:1-møderne endnu mere afgørende for at kommunikere kultur, tilpasse strategien og opbygge tillid hos medarbejderne.

Start med mindset

Som både medarbejder og leder havde jeg den forkerte indstilling, før jeg gik ind i 1:1-møder, idet jeg så dem som pligter, der holdt mig fra vigtigere opgaver, snarere end som de mest kritiske tidsrum i min ugentlige tidsplan. Hvis det er en adfærd, som du kan genkende hos dig selv, er det på tide at ændre den mentalitet, da du sandsynligvis bringer en luft af negativitet ind i alle dine en-til-en-møder.

Tænk over, hvordan du indretter din 1:1 tid med direkte rapporter. Hvis du har fem direkte underordnede eller færre, bør du holde 1:1-møder hver uge. Hvis du har flere end fem medarbejdere, er det fint at holde 1:1-møder hver anden uge.

Nogle ledere har mere energi og oplever, at deres sociale færdigheder er mere fint afstemte om morgenen. Sørg for, at tidsrummet kl. 9 om morgenen i din kalender hver dag er reserveret til medarbejdermøder. Andre ledere foretrækker at blokere en hel dag hver uge og gennemføre alle deres en-til-en-samtaler på den dag. Der er ikke noget universelt svar her, men vælg en tilgang, der fungerer godt for dig, så dine medarbejdere får det bedste ud af dig i den periode.

Vær en smule forberedt

Der er et berømt ordsprog inden for datalogi: garbage in, garbage out. Nogle virksomheder ville gøre klogt i at hænge et skilt med disse fire ord op i deres mødelokaler. Når forberedelsen og planlægningen af møderne er noget skidt, er det så underligt, at vi ender med at synes, at disse møder er spild af tid?

Del en dagsorden før alle 1:1-møder. Den behøver ikke at være lang eller detaljeret, og ansvaret for dagsordenen bør deles mellem medarbejderen og lederen.

Afklar, hvilke resultater du ønsker af samtalen. Hvis en medarbejders personlige udvikling f.eks. drøftes, skal du så forlade mødet med aftalte næste skridt, eller skal du blot introducere emnet og give nogle idéer?

Lad være med at stresse for meget. 1:1-mødet er ment som en samtale, så det behøver ikke at holde sig så strengt til en dagsorden som andre møder. Men dagsordenen tjener til at sikre, at alle vigtige punkter bliver drøftet.

Fastsæt et tilbagevendende tidsrum

Uanset hvor gode dine 1:1-møder med direkte underordnede er, vil de kun være effektive, hvis de finder sted konsekvent og regelmæssigt. Det er lettere sagt end gjort. Næsten 70 procent af lederne erkender, at de kæmper for at jonglere deres ansvar over for deres direkte rapporter med deres andre opgaver.

Den nemmeste måde at opnå konsistens på er ved at holde en-til-en-samtaler på samme tid og samme dag hver uge. Ferier, projektfrister og højt prioriterede møder kan dog gøre denne forpligtelse urealistisk. Det er endnu mere udfordrende for ledere af teams, der arbejder i skifteholdsarbejde.

Det er her, at intelligente planlægningsværktøjer er guld værd. Lederne kan identificere de tidspunkter, hvor de har tid til rådighed, dele denne planlægning med deres teams, og derefter kan de enkelte medarbejdere vælge det mest bekvemme tidspunkt for deres 1:1-tjek. Det er især nyttigt for nye eller reserverede medarbejdere, der føler sig tilbageholdende eller uværdige til at booke tid i en managers allerede tætpakkede skema. Lederen tilbyder frivilligt ledige tidspunkter, og de vælger det tidspunkt, der passer dem bedst.

Tænk fleksibelt

Et enkeltmøde er til en vis grad en åben diskussion, hvor alle emner er på bordet. Lederne bør dog undgå at annektere hele mødet til statusopdateringer, som bør deles på teammøder eller andre kommunikationskanaler. Det er en sikker måde at frustrere teammedlemmerne på.

Udover det bør du omfavne den mindre formelle karakter af enkeltmøder og spørge medarbejderne, om de er tilfredse med deres job, eller spørge ind til deres forhold til andre teammedlemmer. Sørg bare for, at samtalen ikke udvikler sig til sladder.

Hvorfor ikke også tage disse møder ud af de sædvanlige formelle rammer i et mødelokale? Du kan holde dine 1:1-møder under en gåtur, over en kop kaffe eller frokost. Bare sørg for, at du stadig fokuserer på dine direkte rapporter, og at du ikke bliver distraheret af andre gæster eller kolleger, der kommer forbi for at drikke kaffe.

Du skal ikke vige tilbage for at blive personlig

Det er fint at slå en lidt mere personlig tone an i samtalen under en 1:1-samtale, end du ville gøre under et teammøde.

Spørg en medarbejder om hans eller hendes privatliv. Har deres arbejdsliv overhovedet en negativ indvirkning på deres privatliv? Er der noget, du som leder eller organisation kan gøre for at mindske denne friktion mellem arbejdsliv og privatliv?

Opmuntre alle direkte underordnede til at behandle personlige samtaler som et sikkert og fortroligt rum, hvor de kan tale åbent.

Opmuntre direkte medarbejdere til at give dig ærlig feedback om din præstation i hver enkelt samtale. Det vil hjælpe dig med at forbedre dig som leder, men det er også med til at skabe et tillidsfuldt forhold.

Skærp dine bløde færdigheder

Moderne medarbejdere er ikke på udkig efter inspirerende heltechefer. Når de bliver spurgt om de mest kritiske lederegenskaber, nævner de fleste mennesker egenskaber som at være en fremragende kommunikator, ikke at være mikromanager og at behandle medarbejderne retfærdigt.

Før du starter hvert enkeltmøde med en direkte rapport, skal du gennemgå en mental tjekliste (måske endda en nedskrevet tjekliste) med opfordringer om f.eks. at være åben og tålmodig. Husk dig selv på at gå ud fra en medarbejders styrker, før du går over til mulighederne for at udvikle dig.

Vær en aktiv lytter

Vi kender alle den leder, der bruger de første tre fjerdedele af jeres individuelle møde på at tale om sin travle dag, eller som lader som om han/hun stiller et spørgsmål om dig, før han/hun går i gang med sin enetale i første person. Lad være med at være den leder.

Lyt målrettet og aktivt til, hvad din medarbejder siger, og tag noter, så du kan huske samtalen og følge op på den. Prøv ikke at afbryde, selv hvis du har en god pointe at fremføre. Og start altid med at være fuldstændig og ubetinget på din medarbejders side.

Det sidste punkt er det vigtigste af alle, og selv det mest velkørende enkeltmøde vil mislykkes uden det. Efter hvert møde skal du sende et hurtigt resumé af det, du har drøftet, minde din direkte medarbejder om eventuelle næste skridt, som han/hun har forpligtet sig til at tage, og derefter opsummere dine handlingspunkter, samtidig med at du sætter forventninger til tidsrammen og omfanget af dine handlinger.

Følg disse syv punkter, og du vil være en autoritet inden for en-til-en-møder med det mest engagerede og produktive team i organisationen. Du kan så overraske alle ved at fortælle dem, at en-til-en-møder er hemmeligheden bag din succes.

For at lære, hvordan smarte planlægningsværktøjer kan gøre det nemt og hurtigt at planlægge 1:1-møder med dit team, kan du læse vores white paper, "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms. "**