7 tips för effektiva 1:1-möten med underordnade

Kom närmare. Jag ska avslöja en hemlighet för dig. Jag har just upptäckt något fantastiskt. Inte på det där Buzzfeed-aktiga sättet – ”Du kan aldrig gissa vad han hittade under sin soptunna” – utan något som verkligen är fantastiskt och som förändrar hela vår världsbild. Det visar sig att individuella möten är faktiskt avsedda att vara roliga.

Eftersom jag har upplevt relationen mellan anställd och chef från båda sidor har jag alltid tagit det för givet att enskilda samtal är något som båda parter gör sitt bästa för att skjuta upp eller boka om, tills det helt enkelt inte går att skjuta upp längre. Vid den tidpunkten kommer man artigt överens om att tillsammans ta sig igenom det.

Det visar sig att individuella samtal inte bara kan vara otroligt tillfredsställande för de anställda, vilket ger möjlighet till ärlig feedback, coaching och att bygga upp en god relation med sin chef, men de är också en lika värdefull möjlighet för cheferna. Intels tidigare VD Andy Grove har sagt att produktiva 1:1-möten erbjuda en avkastning på investeringen som är 10 gånger så stor för chefer.

Om det inte är tillräckligt övertygande har multinationella företag som GE och Adobe lyckats ersätta den årliga prestationsutvärderingen – som definitivt inte är någon höjdare för varken chefen eller medarbetaren – med mer regelbundna 1:1-möten, vilket för Adobes del dessutom har lett till en minskning av personalomsättningen med 30 procent.

Det finns gott om verktyg för talanghantering som kan mäta organisationens puls, kartlägga engagemangsnivåerna och till och med tillgodose behoven av mikrolärande. Dagens ledarroll kretsar kring mjuka färdigheter. Automatiserade lösningar kan inte ersätta den typen av värdefull människa-till-människa-kontakt.

Den COVID-19-pandemin har påskyndat vår övergång till en alltmer virtuell arbetsvärld där distansarbete blir allt vanligare, vilket gör 1:1-möten allt viktigare för att förmedla företagskulturen, samordna strategin och bygga upp förtroendet hos medarbetarna.

Börja med inställningen

Både som medarbetare och chef hade jag tidigare en felaktig inställning inför 1:1-samtal; jag betraktade dem som sysslor som hindrade mig från viktigare uppgifter, istället för att se dem som de allra viktigaste tiderna i mitt veckoschema. Om det är ett beteende som du känner igen hos dig själv, är det dags att ändra den inställningen, eftersom du sannolikt sprider en negativ stämning i alla dina en-till-en-möten.

Fundera på hur du boka in din 1:1 tid med direktunderställda. Om du har fem eller färre direktunderställda bör du hålla 1:1-samtal varje vecka. Om du har fler än fem medarbetare går det bra att hålla 1:1-samtal varannan vecka.

Vissa chefer har mer energi och upplever att deras sociala förmåga fungerar bättre på morgonen. Se till att tiden klockan 9 i ditt schema är reserverad varje dag för möten med medarbetarna. Andra chefer föredrar att avsätta en hel dag varje vecka och genomföra alla sina enskilda samtal under den dagen. Det finns inget svar som passar alla, men välj ett tillvägagångssätt som fungerar bra för dig så att dina medarbetare får ut det bästa av dig under den tiden.

Var lite förberedd

Det finns ett känt uttryck inom datavetenskapen: ”garbage in, garbage out”. Vissa företag skulle göra klokt i att sätta upp en skylt med just dessa fyra ord i sina mötesrum. När förberedelserna och planeringen inför mötena är undermåliga – är det då konstigt att vi i slutändan upplever mötena som slöseri med vår tid?

Skicka ut en dagordning inför alla 1:1-möten. Den behöver inte vara lång eller detaljerad, och ansvaret för dagordningen bör delas mellan medarbetaren och chefen.

Tänk igenom vilka resultat du vill uppnå med samtalet. Om ni till exempel diskuterar en medarbetares personliga utveckling – ska ni avsluta mötet med överenskomna nästa steg, eller handlar det bara om att ta upp ämnet och ge några förslag?

Stressa inte för mycket. 1:1-mötet är tänkt att vara ett samtal, så det behöver inte följa dagordningen lika strikt som andra möten. Men dagordningen finns till för att säkerställa att alla viktiga punkter tas upp.

Ställ in ett återkommande tidsfönster

Oavsett hur bra dina 1:1-möten med dina direktunderställda än är, så är de bara effektiva om de hålls konsekvent och regelbundet. Lättare sagt än gjort. Nästan 70 procent av cheferna erkänner att de har svårt att balansera sina ansvarsområden gentemot sina direktunderställda med sina övriga arbetsuppgifter.

Det enklaste sättet att uppnå konsekvens är att hålla enskilda samtal vid samma tidpunkt samma dag varje vecka. Men semester, projektdeadlines och möten med hög prioritet kan göra det svårt att hålla fast vid det åtagandet. Det är ännu mer utmanande för chefer som leder team som arbetar i skift.

Det är just där smarta schemaläggningsverktyg är guld värda. Cheferna kan ange när de är tillgängliga, dela schemat med sina team och sedan kan varje medarbetare välja den tidpunkt som passar bäst för sitt 1:1-möte. Det är särskilt användbart för nya eller blyga medarbetare som känner sig tveksamma eller inte värda att boka tid i en chefs redan fullspäckade schema. Chefen erbjuder lediga tider och de väljer den som passar bäst.

Tänk flexibelt

I viss mån är det enskilda mötet ett öppet samtal där alla ämnen kan tas upp. Chefer bör dock undvika att ägna hela mötet åt lägesrapporter som borde delas vid teammöten eller via andra kommunikationskanaler. Det är ett säkert sätt att göra teammedlemmarna frustrerade.

Utöver det bör du utnyttja den mer informella stämningen vid enskilda samtal och fråga medarbetarna om de trivs på jobbet eller hur deras relationer med övriga teammedlemmar ser ut. Se bara till att samtalet inte urartar till skvaller.

Varför inte också flytta dessa möten från den vanliga formella mötesrumsmiljön? Du kan genomföra dina 1:1-samtal under en promenad, över en kaffe eller under lunchen. Se bara till att du fortfarande ger dina direktunderställda din fulla uppmärksamhet och att du inte distraheras av andra gäster eller kollegor som tittar in för en kaffe.

Var inte rädd för att bli personlig

Det är helt okej att anlägga en något mer personlig ton i samtalet under ett 1:1-möte än vad man skulle göra under ett teammöte.

Fråga en medarbetare om hans eller hennes privatliv. Påverkar arbetslivet privatlivet negativt på något sätt? Finns det något du kan göra som chef eller organisation för att minska den konflikten mellan arbete och privatliv?

Uppmuntra alla underordnade att betrakta individuella samtal som ett tryggt och konfidentiellt forum där de kan uttrycka sig öppet.

Uppmuntra dina direktunderställda att ge dig ärlig feedback om dina prestationer vid varje enskilt samtal. Det hjälper dig att utvecklas som chef, men lägger också grunden för en förtroendefull relation.

Förbättra dina mjuka färdigheter

Dagens medarbetare letar inte efter inspirerande hjältechefer. När man frågar dem vad som är viktigast ledares egenskaper, anger de flesta egenskaper som att vara en utmärkt kommunikatör, att inte detaljstyra och att behandla medarbetarna rättvist.

Innan du inleder varje enskilt möte med en underordnad bör du gå igenom en mental checklista (kanske till och med en skriftlig checklista) med påminnelser om att till exempel vara öppen och tålmodig. Påminn dig själv om att utgå från medarbetarens styrkor innan du går vidare till utvecklingsmöjligheter.

Var en aktiv lyssnare

Vi känner alla till den där chefen som ägnar de första tre fjärdedelarna av ert enskilda möte åt att prata om sin hektiska dag, eller som låtsas ställa en fråga om dig innan hen går över till ett monolog i första person. Var inte att chef.

Lyssna uppmärksamt och aktivt på vad din medarbetare säger och göra anteckningar för att hjälpa dig att komma ihåg samtalet och påminna dig om att följa upp det. Försök att inte avbryta, även om du har en viktig poäng att framföra. Och börja alltid med att stå helt och hållet på din medarbetares sida.

Den sista punkten är den viktigaste av alla, och även det bäst genomförda enskilda mötet kommer att misslyckas utan den. Efter varje möte ska du skicka en kort sammanfattning av vad ni diskuterat, påminna din underordnade om de nästa steg som hen åtagit sig att vidta och sedan sammanfatta dina åtgärdspunkter samtidigt som du fastställer förväntningarna på tidsramen och omfattningen av dina åtgärder.

Följ dessa sju punkter så blir du en expert på individuella möten och får det mest engagerade och produktiva teamet i organisationen. Då kan du överraska alla genom att berätta att just de individuella mötena är hemligheten bakom din framgång.

Om du vill veta hur smarta schemaläggningsverktyg kan göra det enkelt och snabbt att boka 1:1-möten med ditt team, ta en titt på vår vitbok, ”Den omfattande guiden till schemaläggningsplattformar”.