प्रत्यक्ष अधीनस्थों के साथ प्रभावी 1:1 बैठकों के लिए 7 सुझाव

नज़दीक आओ। मैं तुम्हें एक रहस्य बताने वाला हूँ। मैंने अभी-अभी कुछ अद्भुत खोजा है। यह BuzzFeed-स्टाइल "तुम कभी अंदाज़ा नहीं लगा सकते कि उसने अपनी कूड़ेदान के नीचे क्या पाया" वाला अद्भुत नहीं, बल्कि वास्तव में और दृष्टिकोण बदल देने वाला अद्भुत है। पता चला कि एक-से-एक बैठकें वास्तव में आनंददायक होने के लिए ही बनाए गए हैं।

कर्मचारी और प्रबंधक दोनों पक्षों पर रहकर, मैंने हमेशा यह मान लिया है कि एक-एक बैठकें बस ऐसी चीज़ होती हैं जिन्हें आप दोनों तब तक टालने या पुनर्निर्धारित करने की पूरी कोशिश करते हैं जब तक कि उन्हें और टाला नहीं जा सकता। उस समय, आप विनम्रतापूर्वक सहमत हो जाते हैं कि आप दोनों मिलकर इसे झेल लेंगे।

पता चलता है कि वन-टू-वन न केवल अविश्वसनीय रूप से हो सकते हैं। कर्मचारियों के लिए संतोषजनक, ईमानदार प्रतिक्रिया देने, कोचिंग प्राप्त करने और अपने प्रबंधक के साथ तालमेल बनाने का अवसर प्रदान करते हैं, लेकिन ये प्रबंधकों के लिए भी समान रूप से मूल्यवान अवसर हैं। पूर्व इंटेल सीईओ एंडी ग्रोव ने कहा है कि उत्पादक 1:1 बैठकें निवेश पर 10 गुना रिटर्न की पेशकश करें प्रबंधकों के लिए

अगर यह पर्याप्त प्रभावशाली नहीं है, तो GE और Adobe जैसी बहुराष्ट्रीय कंपनियों ने वार्षिक प्रदर्शन समीक्षा की थकान—जो न तो प्रबंधक के लिए और न ही कर्मचारी के लिए सुखद होती है—को अधिक नियमित 1:1 बैठकों से बदल दिया है, और Adobe ने इससे कर्मचारी टर्नओवर में 30 प्रतिशत की कमी भी देखी है।

आपके संगठन की धड़कन मापने, सहभागिता स्तर की जांच करने और माइक्रो-लर्निंग की जरूरतों को पूरा करने में सक्षम कई प्रतिभा प्रबंधन उपकरण उपलब्ध हैं। आज का नेतृत्व का रोल सॉफ्ट स्किल्स पर केंद्रित है। स्वचालित समाधान उस तरह की गुणवत्तापूर्ण मानव-से-मानव बातचीत के समय की जगह नहीं ले सकते।

द कोविड-19 महामारी इसने एक तेजी से वर्चुअल और दूरस्थ कार्य संस्कृति की ओर हमारे संक्रमण को तेज कर दिया है, जिससे संस्कृति को संप्रेषित करने, रणनीति को संरेखित करने और कर्मचारियों के साथ विश्वास बनाने के लिए 1:1 बैठकें और भी अधिक महत्वपूर्ण हो गई हैं।

मानसिकता से शुरू करें

एक कर्मचारी और प्रबंधक दोनों के रूप में, मैं 1:1 मीटिंग्स में जाने से पहले गलत रवैया रखता था, मैं उन्हें अपने साप्ताहिक शेड्यूल में सबसे महत्वपूर्ण समय स्लॉट के बजाय ऐसे कामों के रूप में देखता था जो मुझे अधिक महत्वपूर्ण कार्यों से रोकते थे। यदि आप अपने आप में इस व्यवहार को पहचानते हैं, तो अब इस मानसिकता को बदलने का समय आ गया है, क्योंकि आप संभवतः अपनी सभी एक-से-एक बैठकों में नकारात्मकता का माहौल ला रहे हैं।

सोचिए कि आप कैसे अपना 1:1 समय निर्धारित करें प्रत्यक्ष अधीनस्थों के साथ। यदि आपके पास पाँच या उससे कम प्रत्यक्ष अधीनस्थ हैं, तो आपको हर सप्ताह 1:1 बैठकें आयोजित करनी चाहिए। यदि आपके पास पाँच से अधिक कर्मचारी हैं, तो हर दो सप्ताह में एक बार 1:1 बैठकें आयोजित करना ठीक है।

कुछ प्रबंधकों में सुबह अधिक ऊर्जा होती है और वे पाते हैं कि उनकी सामाजिक कुशलताएँ अधिक परिष्कृत होती हैं। सुनिश्चित करें कि आपके कार्यक्रम में सुबह 9 बजे का समय प्रत्येक दिन कर्मचारी बैठकों के लिए आरक्षित हो। अन्य प्रबंधक प्रत्येक सप्ताह एक पूरा दिन अलग रखना पसंद करते हैं और उसी दिन अपने सभी एक-से-एक बैठकें करते हैं। यहाँ कोई एक-आकार-सभी-के-लिए-उपयुक्त उत्तर नहीं है, लेकिन एक ऐसा तरीका चुनें जो आपके लिए अच्छी तरह से काम करे ताकि आपके कर्मचारी उस समय आपसे सर्वश्रेष्ठ प्राप्त कर सकें।

कुछ हद तक तैयार रहें

कंप्यूटर विज्ञान में एक प्रसिद्ध कहावत है: कचरा इन, कचरा आउट। कुछ कंपनियों के लिए अच्छा होगा कि वे अपने मीटिंग रूम के अंदर उन चार शब्दों वाला एक साइन लगा दें। जब बैठकों की तैयारी और योजना ही कचरा होती है, तो क्या आश्चर्य कि हमें वे बैठकें हमारे समय की बर्बादी ही लगती हैं?

सभी 1:1 बैठकों से पहले एक एजेंडा साझा करें। यह लंबा या विस्तृत होने की आवश्यकता नहीं है और एजेंडा की जिम्मेदारी कर्मचारी और प्रबंधक के बीच साझा होनी चाहिए।

संवाद से आप जो परिणाम चाहते हैं, उन्हें स्पष्ट करें। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी के व्यक्तिगत विकास पर चर्चा हो रही है, तो क्या आप बैठक से सहमत अगले कदमों के साथ निकलेंगे या आप केवल विषय पेश कर रहे हैं और कुछ विचार दे रहे हैं?

बहुत ज़्यादा तनाव न लें। 1:1 बातचीत के लिए होता है, इसलिए इसे अन्य बैठकों की तरह एजेंडा पर इतनी सख्ती से अटकने की ज़रूरत नहीं है। लेकिन एजेंडा यह सुनिश्चित करने के लिए होता है कि सभी महत्वपूर्ण बिंदु चर्चा में शामिल हों।

एक आवर्ती स्लॉट निर्धारित करें

चाहे आप अपने प्रत्यक्ष अधीनस्थों के साथ 1:1 बैठकें कितनी भी शानदार क्यों न हों, वे तभी प्रभावी होंगी जब वे लगातार और नियमित रूप से हों। कहने में आसान, करने में मुश्किल। लगभग 70 प्रतिशत प्रबंधक यह स्वीकार करते हैं कि उन्हें अपने प्रत्यक्ष अधीनस्थों के प्रति अपनी जिम्मेदारियों और अपने अन्य कार्यों के बीच तालमेल बिठाने में संघर्ष करना पड़ता है।

सुसंगतता बनाए रखने का सबसे आसान तरीका है कि हर सप्ताह एक ही दिन और एक ही समय पर व्यक्तिगत बैठकें आयोजित की जाएँ। हालांकि, छुट्टियाँ, परियोजना की समय-सीमाएँ और उच्च-प्राथमिकता वाली बैठकें इस प्रतिबद्धता को अवास्तविक बना सकती हैं। शिफ्ट वर्क में लगे टीमों के प्रबंधकों के लिए यह और भी चुनौतीपूर्ण होता है।

यहीं पर स्मार्ट शेड्यूलिंग टूल्स सोने के बराबर काम आते हैं। प्रबंधक उन समयों की पहचान कर सकते हैं जब वे उपलब्ध हों, उस शेड्यूल को अपनी टीम के साथ साझा कर सकते हैं और फिर व्यक्ति अपनी 1:1 के लिए सबसे सुविधाजनक समय चुन सकते हैं। यह विशेष रूप से उन नए या आरक्षित कर्मचारियों के लिए उपयोगी है जो प्रबंधक की पहले से ही व्यस्त समय-सारिणी में समय बुक करने में हिचकिचाते या स्वयं को इसके लायक नहीं समझते। प्रबंधक उपलब्ध स्लॉट स्वयं प्रस्तावित करता है और कर्मचारी उनमें से सबसे उपयुक्त समय चुनते हैं।

लचीला सोचें

एक हद तक, एक-से-एक बैठक सभी विषयों पर खुली चर्चा होती है। हालांकि, प्रबंधकों को पूरी बैठक को उन स्थिति अपडेट्स के लिए समर्पित करने से बचना चाहिए जिन्हें टीम बैठकों या अन्य संचार चैनलों में साझा किया जाना चाहिए। यह टीम के सदस्यों को निराश करने का पक्का तरीका है।

इसके अलावा, एक-एक करके होने वाली अनौपचारिक बैठकों की प्रकृति को अपनाएँ और कर्मचारियों से पूछें कि क्या वे अपनी नौकरी में खुश हैं या टीम के अन्य सदस्यों के साथ उनके संबंध कैसे हैं। बस यह सुनिश्चित करें कि बातचीत गपशप में न बदल जाए।

क्यों न इन बैठकों को पारंपरिक औपचारिक बैठक कक्ष से बाहर भी आयोजित किया जाए? आप अपने एक-एक (1:1) मीटिंग्स चलने के दौरान, कॉफ़ी या लंच के समय कर सकते हैं। बस यह सुनिश्चित करें कि आप अपने प्रत्यक्ष अधीनस्थों पर पूरा ध्यान दें और अन्य मेहमानों या कॉफ़ी के लिए आने वाले सहकर्मियों से आपका ध्यान भटकने न पाए।

व्यक्तिगत होने से न हिचकिचाएँ।

एक-एक (1:1) बातचीत के दौरान टीम मीटिंग की तुलना में थोड़ा अधिक व्यक्तिगत लहजा अपनाना ठीक है।

किसी कर्मचारी से उनकी व्यक्तिगत जीवन के बारे में पूछें। क्या उनका पेशेवर जीवन उनकी व्यक्तिगत जीवन पर नकारात्मक रूप से प्रभाव डालता है? क्या एक प्रबंधक या संगठन के रूप में आप उस कार्य-जीवन टकराव को कम करने के लिए कुछ कर सकते हैं?

सभी प्रत्यक्ष अधीनस्थों को प्रोत्साहित करें कि वे एक-से-एक बैठकों को एक सुरक्षित और गोपनीय स्थान मानें, जहाँ वे बेबाकी से बोल सकें।

प्रत्यक्ष अधीनस्थों को प्रत्येक एक-एक बैठक में आपके प्रदर्शन के बारे में ईमानदार प्रतिक्रिया देने के लिए प्रोत्साहित करें। इससे आपको प्रबंधक के रूप में सुधार करने में मदद मिलेगी, साथ ही यह एक भरोसेमंद संबंध की नींव भी रखेगा।

अपने सॉफ्ट स्किल्स को निखारें

आधुनिक कर्मचारी प्रेरणादायक नायक प्रबंधकों की तलाश में नहीं हैं। जब सबसे महत्वपूर्ण के लिए पूछा गया प्रबंधकों की विशेषताएँ, अधिकांश लोग उत्कृष्ट संचारक होना, माइक्रोमैनेज न करना और कर्मचारियों के साथ निष्पक्ष व्यवहार करना जैसी विशेषताएँ बताते हैं।

प्रत्येक एक-से-एक बैठक शुरू करने से पहले, खुले मन और धैर्य बनाए रखने के लिए सुझावों के साथ एक मानसिक चेकलिस्ट (या वास्तविक लिखित चेकलिस्ट) देखें। खुद को याद दिलाएं कि विकास के अवसरों पर जाने से पहले कर्मचारी की ताकतों के साथ शुरुआत करें।

सक्रिय श्रोता बनें

हम सभी उस मैनेजर को जानते हैं जो आपकी वन-टू-वन मीटिंग के पहले तीन-चौथाई हिस्से में अपने व्यस्त दिन के बारे में बात करता रहता है, या जो अपनी प्रथम-पुरुष एकालाप शुरू करने से पहले आपके बारे में सवाल पूछने का दिखावा करता है। ऐसा न करें। कि प्रबंधक

अपने कर्मचारी की बात को उद्देश्यपूर्ण और सक्रिय रूप से सुनें और नोट्स लें बातचीत को याद रखने और फॉलो-अप करने के लिए आपको प्रेरित करने में मदद करने के लिए। भले ही आपके पास कोई बेहतरीन बात हो, बीच में बोलने की कोशिश न करें। और हमेशा पूरी तरह और बिना शर्त अपने कर्मचारी के पक्ष में रहकर शुरुआत करें।

अंतिम बिंदु सबसे महत्वपूर्ण है और इसके बिना सबसे अच्छी तरह से संचालित एक-से-एक बैठक भी विफल हो जाएगी। हर बैठक के बाद, आपने जिन बातों पर चर्चा की, उनका एक संक्षिप्त सारांश भेजें, अपने प्रत्यक्ष अधीनस्थ को उन अगले कदमों की याद दिलाएं जिन्हें उन्होंने लेने का वादा किया था, और फिर अपने कार्य बिंदुओं का सारांश प्रस्तुत करें, साथ ही अपने कार्यों की समय-सीमा और दायरे के लिए अपेक्षाएँ निर्धारित करें।

इन सात बिंदुओं का पालन करें और आप संगठन की सबसे अधिक प्रतिबद्ध और उत्पादक टीम के साथ एक-से-एक बैठकों के विशेषज्ञ बन जाएंगे। फिर आप सभी को यह बताकर चौंका सकते हैं कि एक-से-एक बैठकें ही आपकी सफलता का रहस्यमयी सूत्र हैं।

जानें कि स्मार्ट शेड्यूलिंग टूल्स आपकी टीम के साथ 1:1 मीटिंग्स को शेड्यूल करना कैसे आसान और तेज़ बना सकते हैं, हमारे श्वेत पत्र, "प्रौद्योगिकी प्लेटफ़ॉर्मों के अनुसूचीकरण के लिए व्यापक मार्गदर्शिका।"