Jak organizować posiedzenia kadry naukowej bez chaosu

W jednej z moich pierwszych prac na uczelni powierzono mi zadanie zorganizowania posiedzenia wydziałowego z udziałem czterech katedr. Pomyślałem sobie: „Jak trudne to może być?”. Okazało się, że przypominało to grę w tetrisa z kalendarzami, z tą różnicą, że wszystkie elementy były niewidoczne, a połowa uczestników nie odpowiadała na e-maile.

W końcu udało nam się to zaplanować… 11 dni później. Wtedy właśnie zrozumiałem: planowanie to nie tylko kwestia logistyki — to umiejętność przywódcza.

Oto, w jaki sposób obecnie podchodzę do planowania zajęć dla wykładowców – robię to szybko, z szacunkiem i o wiele mniej frustrująco.

1. Zacznij od ankiety dotyczącej terminów, a nie od e-maila z otwartym pytaniem

Zwrot „kiedy masz czas?” to chyba najbardziej nieefektywne zdanie w szkolnictwie wyższym. Wykładowcy muszą godzić ze sobą badania naukowe, nauczanie, doradztwo i pracę w komisjach — więc nie zaczynaj od domysłów.

Zamiast tego skorzystaj z ankiety zawierającej od czterech do sześciu konkretnych opcji czasowych, udostępnij jeden link i pozwól wszystkim zagłosować. Gdy wyniki będą już znane, wybierz najpopularniejszą opcję i wyślij zaproszenie do kalendarza. Podczas niedawnego planowania spotkań w dziale, w którym pomagałem, w ciągu niecałych 24 godzin udało nam się przejść od dziesięciu e-maili do jednej ankiety i ustalonego terminu.

2. Określ jasne oczekiwania dotyczące potwierdzenia udziału

Niektóre opóźnienia, które zauważyłem na początku, nie wynikały z harmonogramu — wynikały z niejasności. W swojej pierwszej wiadomości jasno określ, kiedy oczekujesz odpowiedzi, co się stanie, jeśli ktoś nie odpowie, oraz czy udział jest obowiązkowy, czy dobrowolny. To nadaje ton i pomaga wykładowcom działać szybko.

3. Planowanie seryjne spotkań cyklicznych

Jeśli organizujesz spotkania na cały semestr, nie rób tego pojedynczo. Wyślij jedną ankietę z kilkoma terminami i wyjaśnij, czy chodzi o wybranie jednego terminu w tygodniu, czy też o potwierdzenie z góry kilku pojedynczych spotkań.

Wykładowcy doceniają to, że znają harmonogram z wyprzedzeniem. A kiedy już znajdzie się on w kalendarzu, pozbędziesz się powracającego źródła kłopotów.

4. Dostosuj projekt do znanych ograniczeń

Nie musisz mieć wglądu w pełne kalendarze wszystkich osób, aby wykazać się wyczuciem. Zaproponuj opcje pozwalające uniknąć typowych kolizji, takich jak zajęcia, inne regularne posiedzenia kadry naukowej czy święta religijne. Weź również pod uwagę tryb nauczania hybrydowego oraz sposób dojazdu do pracy.

Takie drobne gesty pokazują, że cenisz ich czas — i zazwyczaj skutkują większym zaangażowaniem.

5. Szanuj wynik i doprowadź sprawę do końca

Gdy wyniki głosowania będą już znane, działaj szybko. Wyślij zaproszenie do kalendarza, w razie potrzeby dołącz link do filmu i udostępnij porządek obrad lub materiały przygotowawcze. Jeśli nie są one jeszcze gotowe, po prostu dodaj krótką informację, kiedy można się ich spodziewać.

I zawsze dziękuj ludziom za ich wkład. Dzięki temu chętniej zaangażują się następnym razem.

Planowanie nie musi być uciążliwe — ani tygodniowym maratonem przeglądania skrzynki odbiorczej. Dzięki odpowiedniemu podejściu i narzędziom takim jak Doodle koordynacja działań między działami może być naprawdę sprawna. A może nawet łatwa.