Cómo programar las reuniones del profesorado sin caos

En uno de mis primeros trabajos universitarios, me encargaron programar una reunión de profesores de cuatro departamentos. Pensé: ¿qué tan difícil puede ser? Resulta que era como jugar al tetris de los calendarios, con la diferencia de que todas las piezas eran invisibles y la mitad de los jugadores no respondían al correo electrónico.

Finalmente conseguimos programarla... 11 días después. Fue entonces cuando aprendí que la programación no es sólo logística, sino una capacidad de liderazgo.

Así es como ahora afronto la programación del profesorado de forma rápida, respetuosa y mucho menos frustrante.

1. Empieza con una encuesta de programación, no con un correo electrónico abierto

La frase "¿cuándo estás libre?" puede que sea la frase más ineficaz de la enseñanza superior. Los profesores hacen malabarismos con la investigación, la docencia, el asesoramiento y el trabajo en comités, así que no empieces con conjeturas.

En su lugar, utiliza una encuesta con cuatro o seis opciones de horario, comparte un enlace y deja que todo el mundo vote. Una vez obtenidos los resultados, fija la mejor opción y envía la invitación al calendario. En una reciente programación de departamento en la que colaboré, pasamos de diez correos electrónicos a una encuesta y una hora confirmada en menos de 24 horas.

2. Establecer expectativas claras de rsvp

Algunos de los retrasos que vi al principio no se debían a la programación, sino a la ambigüedad. En tu mensaje inicial, deja claro cuándo necesitas respuestas, qué ocurre si alguien no contesta y si la asistencia es obligatoria u opcional. Establece el tono y ayuda al profesorado a actuar con rapidez.

3. Programación por lotes para reuniones periódicas

Si estás organizando reuniones para todo un semestre, no lo hagas de una en una. Envía una única encuesta con varias fechas y aclara si el objetivo es elegir un hueco semanal o confirmar unas cuantas reuniones individuales por adelantado.

El profesorado agradece conocer el ritmo con antelación. Y una vez que esté en el calendario, te habrás quitado un quebradero de cabeza recurrente.

4. Organícese en función de las limitaciones conocidas

No es necesario tener acceso al calendario completo de todo el mundo para ser considerado. Ofrezca opciones que eviten conflictos habituales, como bloques de clases, otras reuniones permanentes del profesorado o fiestas religiosas. Piensa también en los horarios híbridos o de desplazamiento al trabajo.

Pequeños gestos como éste demuestran que valoras su tiempo, y suelen traducirse en una mayor participación.

5. Respete el resultado y cúmplalo

Una vez recibidos los votos, actúe con rapidez. Envíe una invitación por calendario, incluya un enlace de vídeo si es necesario y comparta el orden del día o el material de preparación. Si aún no están listos, incluye una breve nota sobre cuándo esperarlos.

Y agradece siempre a los asistentes sus aportaciones. Así es más probable que participen la próxima vez.

Programar no tiene por qué ser una carga, ni un maratón de una semana en la bandeja de entrada. Con el enfoque adecuado y herramientas como Doodle, la coordinación entre departamentos puede resultar eficiente. Incluso fácil.