Så här planerar man lärarmöten utan kaos

På ett av mina första jobb på universitetet fick jag i uppdrag att planera ett fakultetsmöte som omfattade fyra institutioner. Jag tänkte: ”Hur svårt kan det vara?” Det visade sig vara som att spela kalender-tetris, fast alla bitar var osynliga och hälften av deltagarna svarade inte på mejl.

Vi lyckades äntligen boka in det… 11 dagar senare. Det var då jag insåg att planering inte bara handlar om logistik – det är en ledarskapsförmåga.

Så här hanterar jag numera schemaläggningen för lärarkåren på ett sätt som är snabbt, respektfullt och betydligt mindre frustrerande.

1. Börja med en omröstning om tidsplaneringen, inte med ett e-postmeddelande med öppna frågor

Frågan ”När har du tid?” är kanske den mest ineffektiva meningen inom högre utbildning. Lärarna försöker balansera forskning, undervisning, studievägledning och utskottsarbete – så börja inte med gissningar.

Använd istället en omröstning med fyra till sex tydliga tidsalternativ, dela en länk och låt alla rösta. När resultaten är klara, bestäm det mest populära alternativet och skicka ut kalenderinbjudan. Vid en avdelningsplanering som jag nyligen hjälpte till med gick vi från tio e-postmeddelanden till en omröstning och en bekräftad tid på mindre än 24 timmar.

2. Ange tydliga förväntningar när det gäller anmälan

Vissa förseningar som jag märkte redan från början berodde inte på schemaläggningen – utan på oklarheter. Var tydlig i ditt första meddelande med när du behöver svar, vad som händer om någon inte svarar och om deltagande är obligatoriskt eller frivilligt. Det sätter tonen och hjälper lärarna att agera snabbt.

3. Schemaläggning av återkommande möten i batcher

Om du planerar möten för en hel termin, gör det inte ett i taget. Skicka ut en enda omröstning med flera datum och klargör om målet är att välja ett veckoschema eller att bekräfta några enskilda möten i förväg.

Lärarna uppskattar att få veta hur schemat ser ut i god tid. Och när det väl finns inskrivet i kalendern har du undanröjt ett återkommande problem.

4. Utgå från kända begränsningar

Man behöver inte ha tillgång till allas fullständiga kalendrar för att visa hänsyn. Erbjud alternativ som undviker vanliga konflikter, såsom lektionspass, andra återkommande lärarmöten eller religiösa helgdagar. Tänk också på hybridundervisning och pendlingsmönster.

Små gester som denna visar att du värdesätter deras tid – och brukar leda till ett bättre deltagande.

5. Respektera resultatet och fullfölj det

När rösterna har kommit in ska du agera snabbt. Skicka en kalenderinbjudan, bifoga en videolänk om det behövs och dela med dig av dagordningen eller förberedelsematerialet. Om de inte är klara än kan du bara lägga till en kort anteckning om när de kan förväntas vara klara.

Och tacka alltid folk för deras synpunkter. Då blir de mer benägna att delta nästa gång.

Att planera behöver inte vara en börda – eller ett veckolångt maraton i inkorgen. Med rätt tillvägagångssätt och verktyg som Doodle kan samordningen mellan avdelningarna faktiskt kännas effektiv. Kanske till och med enkel.