Come programmare le riunioni di facoltà senza il caos

In uno dei miei primi lavori universitari, mi è stato affidato il compito di programmare una riunione di facoltà tra quattro dipartimenti. Ho pensato: quanto può essere difficile? Si è scoperto che era come giocare a tetris sul calendario, solo che ogni pezzo era invisibile e metà dei giocatori non rispondeva alle e-mail.

Alla fine riuscimmo a fissare l'appuntamento... 11 giorni dopo. In quel momento ho imparato che la programmazione non è solo logistica, ma è un'abilità di leadership.

Ecco come ora affronto la programmazione della facoltà in modo rapido, rispettoso e meno frustrante.

1. Iniziate con un sondaggio sulla programmazione, non con un'e-mail aperta.

La frase "quando sei libero" potrebbe essere la più inefficiente dell'istruzione superiore. Le facoltà si destreggiano tra ricerca, insegnamento, consulenza e lavoro di commissione, quindi non iniziate con le congetture.

Utilizzate invece un sondaggio con quattro o sei opzioni di orario, condividete un link e lasciate che tutti votino. Una volta ottenuti i risultati, scegliete la scelta migliore e inviate l'invito al calendario. In una recente pianificazione di reparto a cui ho assistito, siamo passati da dieci e-mail a un sondaggio e a un orario confermato in meno di 24 ore.

2. Stabilite chiare aspettative per l'Rsvp

Alcuni ritardi che ho riscontrato all'inizio non erano dovuti alla programmazione, ma all'ambiguità. Nel vostro messaggio iniziale, siate chiari su quando avete bisogno di risposte, cosa succede se qualcuno non risponde e se la partecipazione è obbligatoria o facoltativa. Questo stabilisce il tono e aiuta i docenti ad agire rapidamente.

3. Programmazione in batch per le riunioni ricorrenti

Se state organizzando un semestre di riunioni, non fatele una per una. Inviate un unico sondaggio con più date e chiarite se l'obiettivo è quello di scegliere uno slot settimanale o di confermare alcuni incontri individuali in anticipo.

I docenti apprezzano il fatto di conoscere il ritmo in anticipo. E una volta inserito nel calendario, avrete eliminato un problema ricorrente.

4. Costruire intorno a vincoli noti

Non è necessario avere accesso al calendario completo di tutti per essere premurosi. Offrite opzioni che evitino conflitti comuni come blocchi di lezioni, altre riunioni permanenti della facoltà o festività religiose. Pensate anche a modelli ibridi o di pendolarismo.

Piccoli gesti come questo dimostrano che il loro tempo è prezioso e di solito si traducono in una migliore partecipazione.

5. Rispettare l'esito e seguire l'iter

Una volta che le votazioni sono state effettuate, agite rapidamente. Inviate un invito sul calendario, includete un link video se necessario e condividete l'ordine del giorno o i materiali di preparazione. Se non sono ancora pronti, basta includere una breve nota su quando aspettarli.

E ringraziate sempre le persone per il loro contributo. Questo li rende più propensi a impegnarsi la volta successiva.

La programmazione non deve essere un peso o una maratona di posta elettronica che dura una settimana. Con il giusto approccio e strumenti come Doodle, il coordinamento tra i vari reparti può risultare efficiente. Forse anche facile.