बिना अव्यवस्था के संकाय बैठकों का कार्यक्रम कैसे निर्धारित करें

मेरी पहली विश्वविद्यालय नौकरियों में से एक में मुझे चार विभागों में फैकल्टी मीटिंग का समय निर्धारित करने का काम सौंपा गया था। मैंने सोचा, इसमें क्या मुश्किल हो सकती है? लेकिन पता चला कि यह कैलेंडर टेट्रिस खेलने जैसा था, बस हर टुकड़ा अदृश्य था और आधे खिलाड़ी ईमेल का जवाब ही नहीं देते थे।

हमने आखिरकार इसे निर्धारित कर लिया… 11 दिन बाद। तभी मुझे पता चला: शेड्यूलिंग सिर्फ लॉजिस्टिक्स नहीं है — यह एक नेतृत्व कौशल है।

यहाँ बताया गया है कि मैं अब संकाय अनुसूचीकरण को तेज़, सम्मानजनक और कहीं कम निराशाजनक तरीके से कैसे करता हूँ।

1. एक शेड्यूलिंग पोल से शुरू करें, न कि एक खुली ईमेल से।

"आप कब फ्री हैं" वाक्य उच्च शिक्षा में शायद सबसे अप्रभावी वाक्य हो सकता है। अध्यापक शोध, शिक्षण, परामर्श और समिति के काम को एक साथ संभाल रहे होते हैं — इसलिए अनुमान लगाकर शुरुआत न करें।

इसके बजाय, चार से छह ठोस समय विकल्पों वाला एक पोल इस्तेमाल करें, एक ही लिंक साझा करें और सभी को वोट करने दें। जब परिणाम आ जाएँ, शीर्ष विकल्प को अंतिम रूप दें और कैलेंडर निमंत्रण भेजें। हाल ही में एक विभागीय शेड्यूलिंग में, जिसमें मैंने सहयोग किया था, हमने दस ईमेल से एक पोल पर स्विच किया और 24 घंटे से भी कम समय में एक पुष्टि किया हुआ समय तय कर लिया।

2. आरएसवीपी की स्पष्ट अपेक्षाएँ निर्धारित करें

कुछ देरी जो मैंने शुरुआत में देखीं, वे शेड्यूलिंग की वजह से नहीं बल्कि अस्पष्टता के कारण थीं। अपने प्रारंभिक संदेश में स्पष्ट रूप से बताएं कि आपको कब तक प्रतिक्रियाएं चाहिए, अगर कोई जवाब नहीं देता तो क्या होगा, और क्या उपस्थिति अनिवार्य है या वैकल्पिक। इससे माहौल तय होता है और संकाय जल्दी कार्रवाई कर पाता है।

3. आवर्ती बैठकों के लिए बैच शेड्यूलिंग

यदि आप एक सेमेस्टर भर की मीटिंग्स आयोजित कर रहे हैं, तो उन्हें एक-एक करके न करें। एक ही पोल भेजें जिसमें कई तारीखें हों और स्पष्ट करें कि उद्देश्य एक साप्ताहिक स्लॉट चुनना है या पहले से कुछ व्यक्तिगत मीटिंग्स की पुष्टि करना है।

संकाय को प्रारंभ में ही लय जानना पसंद है। और एक बार यह कैलेंडर में आ जाता है, तो आपने एक बार-बार होने वाली सिरदर्दी दूर कर दी है।

4. ज्ञात प्रतिबंधों के अनुसार निर्माण करें

विचारशील होने के लिए आपको सभी के पूरे कैलेंडर तक पहुँच की आवश्यकता नहीं है। ऐसे विकल्प पेश करें जो सामान्य टकरावों जैसे कक्षा अवरोध, अन्य नियमित संकाय बैठकें या धार्मिक छुट्टियों से बचें। हाइब्रिड या आवागमन पैटर्न के बारे में भी सोचें।

इस तरह के छोटे-छोटे इशारे दिखाते हैं कि आप उनके समय का सम्मान करते हैं — और आमतौर पर इससे बेहतर भागीदारी होती है।

5. परिणाम का सम्मान करें और उसे पूरा करें

एक बार वोट आ जाने के बाद, तुरंत कार्रवाई करें। एक कैलेंडर निमंत्रण भेजें, यदि आवश्यक हो तो वीडियो लिंक शामिल करें, और कोई भी एजेंडा या तैयारी सामग्री साझा करें। यदि वे अभी तैयार नहीं हैं, तो बस एक संक्षिप्त नोट शामिल करें कि उन्हें कब तक आने की उम्मीद है।

और हमेशा लोगों को उनके सुझावों के लिए धन्यवाद दें। इससे वे अगली बार और अधिक सक्रिय रूप से भाग लेने की संभावना रखते हैं।

शेड्यूलिंग बोझ नहीं होना चाहिए — न ही यह एक हफ्ते भर चलने वाला इनबॉक्स मैराथन। सही दृष्टिकोण और Doodle जैसे टूल्स के साथ, विभिन्न विभागों के बीच समन्वय वास्तव में कुशल महसूस हो सकता है। शायद यह आसान भी हो।