Sådan planlægger du fakultetsmøder uden kaos

I et af mine første universitetsjob fik jeg til opgave at planlægge et fakultetsmøde på tværs af fire institutter. Jeg tænkte, hvor svært kan det være? Det viste sig, at det var som at spille kalender-tetris - bortset fra at alle brikker var usynlige, og at halvdelen af spillerne ikke svarede på e-mails.

Vi fik det endelig planlagt ... 11 dage senere. Det var der, jeg lærte, at planlægning ikke bare er logistik - det er en ledelseskompetence.

Her er, hvordan jeg nu griber fakultetsplanlægningen an på en måde, der er hurtig, respektfuld og langt mindre frustrerende.

1. Start med en afstemning om planlægning, ikke en åben e-mail

Sætningen "hvornår er du ledig" er måske den mest ineffektive sætning inden for højere uddannelse. Fakultetet jonglerer med forskning, undervisning, rådgivning og udvalgsarbejde - så start ikke med gætværk.

Brug i stedet en afstemning med fire til seks stærke tidspunkter, del et link, og lad alle stemme. Når resultaterne er kommet ind, fastlægger du det bedste valg og sender kalenderinvitationen. I en nylig afdelingsplanlægning, som jeg støttede, gik vi fra ti e-mails til en afstemning og et bekræftet tidspunkt på under 24 timer.

2. Sæt klare forventninger til rsvp

Nogle af de forsinkelser, jeg så i starten, skyldtes ikke planlægning - de skyldtes tvetydighed. I din første besked skal du gøre det klart, hvornår du har brug for svar, hvad der sker, hvis nogen ikke svarer, og om deltagelse er påkrævet eller valgfri. Det sætter tonen og hjælper fakultetet med at handle hurtigt.

3. Batchplanlægning til tilbagevendende møder

Hvis du organiserer møder for et helt semester, skal du ikke gøre det en efter en. Send en enkelt afstemning ud med flere datoer, og gør det klart, om målet er at vælge et ugentligt tidspunkt eller at bekræfte et par individuelle møder på forhånd.

Fakultetet sætter pris på at kende rytmen tidligt. Og når det først er i kalenderen, har du fjernet en tilbagevendende hovedpine.

4. Byg op omkring kendte begrænsninger

Du behøver ikke at have adgang til alles fulde kalender for at være hensynsfuld. Tilbyd muligheder, der undgår almindelige konflikter som undervisningsblokke, andre faste fakultetsmøder eller religiøse helligdage. Tænk også på hybrid- eller pendlingsmønstre.

Små gestus som denne viser, at du værdsætter deres tid - og resulterer som regel i bedre deltagelse.

5. Respekter resultatet og følg op

Når stemmerne er afgivet, skal du handle hurtigt. Send en kalenderinvitation, inkluder et videolink, hvis det er nødvendigt, og del eventuelle dagsordener eller forberedelsesmaterialer. Hvis de ikke er klar endnu, så skriv en kort besked om, hvornår du kan forvente dem.

Og tak altid folk for deres input. Det gør dem mere tilbøjelige til at engagere sig næste gang.

Planlægning behøver ikke at være en byrde - eller et ugelangt maraton i indbakken. Med den rette tilgang og værktøjer som Doodle kan det faktisk føles effektivt at koordinere på tværs af afdelinger. Måske endda nemt.