Verslag over de stand van zaken op het gebied van vergaderingen 2023

Vergaderingen horen nu eenmaal bij het leven. Wat je ook voor werk doet, het is onwaarschijnlijk dat je je hele carrière doorbrengt zonder eraan deel te nemen. Of het nu gaat om een wekelijkse vergadering, bijpraatjes of, sinds kort, virtuele bijeenkomsten – je kunt er bijna niet aan ontkomen.

Als een van de populairste afspraaktools ter wereld helpt Doodle elke dag miljoenen mensen het perfecte moment te vinden om af te spreken.

Meer dan 70 procent van de gebruikers die naar Doodle komen, doet dat om zich in hun werk beter te kunnen redden. Binnen deze groep vormen ondernemers, leidinggevenden en directieassistenten de grootste groepen.

Deze mensen waren vooral gevestigd in Noord-Amerika en Europa – en op een paar geselecteerde locaties in andere delen van de wereld.

Met dit in gedachten hebben we 2500 van deze gebruikers ondervraagd om de bevindingen van dit rapport samen te stellen. Onze analyse is ondersteund door de faculteit Toegepaste Psychologie van de Hogeschool van Zürich.

De gegevens in het volgende rapport zijn statistisch getoetst, voornamelijk met behulp van chi-kwadraattoetsen. Alle gepresenteerde resultaten zijn significant. Om dit rapport wat leesbaarder te maken, hebben we afgezien van het vermelden van statistieken, maar ze zijn wel beschikbaar. Laten we dus eens kijken wat er in 2023 allemaal gebeurt in de wereld van de bijeenkomsten.

Wereldwijde trends

Terwijl we tijdens de COVID-19-pandemie een samensmelting van vergaderstijlen zagen, lijkt er nu een groeiende kloof te ontstaan tussen Noord-Amerika en Europa. Laten we dat eens nader bekijken.

Vooruit plannen:

Meer dan de helft van de vergaderingen (55 procent) in Noord-Amerika wordt tussen een week en een maand van tevoren georganiseerd. In Europa ligt dat percentage daarentegen op 40 procent.

Bijna de helft (46 procent) van alle Europese bijeenkomsten wordt meer dan een maand van tevoren georganiseerd.

Deelnemers:

Zowel in Europa als in Noord-Amerika zijn ze het eens over de meest populaire grootteklassen voor vergaderingen.

Bijeenkomsten met zes tot tien deelnemers waren goed voor 43 procent van alle geboekte bijeenkomsten in Noord-Amerika. In Europa lag dit percentage met 42 procent vrijwel op hetzelfde niveau.

Groepsbijeenkomsten met drie of meer deelnemers vormden wereldwijd het grootste deel van de bijeenkomsten en waren daarmee in de meerderheid ten opzichte van degenen die één-op-één-gesprekken hadden gepland.

Dat komt waarschijnlijk doordat men na COVID-19 weer terug is gegaan naar meer ‘normale’ werkgewoonten.

Tijdens de pandemie, toen veel mensen gedwongen waren om thuis te werken, zagen we een opvallende toename van het aantal mensen dat dingen regelde zoals gesprekken over hun mentale gezondheid en virtuele bijpraatjes, die één-op-één plaatsvonden, omdat ze dat niet in het echt konden doen.

Nu de beperkingen op bijeenkomsten snel tot het verleden behoren, keren de één-op-één-evenementen weer terug naar het niveau van vóór de pandemie.

Duur:

In Noord-Amerika duurden meer dan de helft (55 procent) van de vergaderingen tussen de 30 minuten en een uur. 40 procent van de vergaderingen duurde langer dan een uur.

In Europa daarentegen duurde bijna tweederde (67 procent) van de vergaderingen langer dan een uur. Een duur van 30 minuten tot een uur was de op één na populairste, goed voor zo’n 29 procent van de vergaderingen.

Locatie:

In lijn met de trend van de afgelopen jaren, virtuele vergaderingen zijn nog steeds de meest voorkomende manier om samen te komen in Noord-Amerika.

42 procent van de vergaderingen daar vond uitsluitend online plaats. Hybride vergaderingen (waarbij een mix was van mensen die fysiek aanwezig waren en mensen die inbelden) stonden op de tweede plaats met 38 procent.

Europa is sneller teruggekeerd naar hoe het vóór de coronacrisis was.

Fysieke bijeenkomsten kwamen het meest voor en maakten iets minder dan de helft van alle bijeenkomsten uit (44 procent). Een kwart van de bijeenkomsten was hybride en slechts ongeveer een vijfde (21 procent) vond puur online plaats.

Nu al deze formaten gemeengoed zijn geworden, helpt Doodle je je weg te vinden in deze nieuwe wereld planning complexiteit.

Misschien ben je iemand die online en fysieke bijeenkomsten wil combineren. Je wilt bijvoorbeeld dat collega’s in het buitenland meedoen aan bedrijfsevenementen. Met Groepspolls is dat heel makkelijk te regelen.

Ze kunnen ook de productiviteit verhogen, kosteneffectiever zijn, bedrijven helpen hun milieudoelstellingen te halen en ervoor zorgen dat iedereen binnen een bedrijf makkelijk op één lijn zit.

Wie organiseert de meeste vergaderingen?

Planning is misschien niet iets waar we dol op zijn, maar het is wel iets wat we allemaal moeten doen. We hebben kunnen achterhalen wie de meeste vergaderingen organiseert.

Voor ons onderzoek hebben we gesproken met directieassistenten, ondernemers en bedrijfsleiders.

Executieve assistenten boekten meestal grotere vergaderingen. 28 procent van alle evenementen die ze organiseerden, was voor meer dan 10 personen.

Vergelijk dit eens met ondernemers: bij hen was slechts 16 procent van de afspraken die ze boekten voor meer dan 10 mensen.

Het merendeel van de vergaderingen die door beheerders (50 procent) en bedrijfsleiders (56 procent) werden geboekt, werd meer dan een week van tevoren geregeld.

Ondernemers plannen daarentegen veel vaker afspraken met minder dan zes dagen van tevoren (35 procent) dan administratief medewerkers (die in dezelfde periode maar zo’n 19 procent van de afspraken zo kort van tevoren plannen).

Een paar leuke weetjes over vergaderingen

Als we even loskijken van waar en door wie vergaderingen worden georganiseerd, zijn hier een paar interessante trends in de wereld van vergaderingen.

Hoe later de uitnodiging wordt verstuurd, hoe korter de vergadering duurt.

Als mensen meer dan een maand van tevoren worden uitgenodigd, duren vergaderingen vaak langer dan een uur, terwijl ze, als ze binnen een week worden uitgenodigd, meestal tussen de 30 en 60 minuten duren.

Hoe langer de vergadering duurt, hoe groter de kans dat die op een fysieke locatie plaatsvindt.

63 procent van de vergaderingen die langer dan een uur duurden, vond op kantoor plaats. Ter vergelijking: meer dan de helft (56 procent) van de onlinevergaderingen duurde tussen de 30 minuten en een uur.

Hoe meer mensen er bij een vergadering zijn, hoe langer die duurt.

Als er maar twee mensen bij elkaar kwamen, duurde slechts 15 procent van de bijeenkomsten langer dan een uur. Als er meer dan 10 mensen aanwezig waren, duurde 64 procent van de bijeenkomsten langer dan 60 minuten.

Met planningshulpmiddelen kun je allerlei soorten vergaderingen makkelijker inplannen.

44 procent van de organisatoren van hybride vergaderingen en 38 procent van de organisatoren van online vergaderingen gebruikten Doodle om een tijdstip te vinden en af te spreken.

Het hielp ook bij grotere bijeenkomsten. Bij 68 procent van de bijeenkomsten met vijf of meer deelnemers werd Doodle gebruikt om de organisatie van het evenement te coördineren.

Iedereen heeft het over AI… en waar komt automatisering dan om de hoek kijken?

Het zou zonde zijn om dit jaar over planningstechnologie te praten zonder het over kunstmatige intelligentie te hebben.

2023 stond vooral in het teken van hoe snel en prominent AI is geworden. Dit staat natuurlijk niet op zichzelf en heeft ervoor gezorgd dat de grenzen tussen allerlei dingen die ons werkleven makkelijker maken, steeds vager zijn geworden.

In de eerste plaats heeft AI ervoor gezorgd dat we meer dan ooit tevoren gebruik kunnen maken van automatisering.

Van lastige zakelijke beslissingen tot het opstellen van contentkalenders: taken die vroeger uren of zelfs dagen in beslag namen, kun je nu in een fractie van de tijd afhandelen.

Het heeft het ook nog makkelijker gemaakt om op afstand te werken. Laten we het eens bekijken vanuit het oogpunt van planning. Als je je agenda kunt automatiseren, kun je je concentreren op belangrijkere taken en je productiviteit optimaliseren.

Automatisering helpt alleen als je tool het wel bij kan houden — en veel teams komen erachter dat hun agenda dat niet kan. Hier zijn de 3 momenten waarop je je agendatool ontgroeit, van groeifasen waarin veel coördinatie nodig is tot AI-projecten waarvoor ongestoorde tijd nodig is om je erop te concentreren.

Nu 2023 ten einde loopt, kun je gerust zeggen dat onze vergadercultuur blijft veranderen.

Het maakt niet uit hoe je elkaar wilt ontmoeten, of het nu om professionele of persoonlijke redenen is, Doodle maakt het makkelijk.

Gemiddeld kun je tot wel 45 minuten per week besparen in vergelijking met handmatig plannen via e-mail.

Probeer het dus vandaag nog gratis uit.