Organiseer groepstherapie en workshops met Inschrijflijsten

Als therapeut of begeleider moet je een evenwicht vinden tussen cliëntenzorg, dossiervoering en outreach. Voeg daar nog groepstherapie of een weekendworkshop aan toe en je agenda kan al snel van vol naar chaotisch omslaan. Het bijhouden van aanmeldingen in e-mailconversaties, het beheren van de capaciteit en het versturen van herinneringen kost tijd die je liever aan je klinische werk zou besteden.

Er is een betere manier om groepen te organiseren zonder je avonden op te offeren. Met de Doodle-inschrijflijsten kun je tijdvakken instellen, het aantal plaatsen beperken en de gegevens van deelnemers privé houden. Klanten kiezen binnen enkele seconden een plekje uit. Jij krijgt automatische herinneringen en een schema dat perfect in je agenda past.

In deze handleiding leer je hoe je groepen en workshops van begin tot eind plant met behulp van Inschrijflijsten. Je krijgt echte voorbeelden te zien uit particuliere praktijken en campusbegeleiding. Je leert ook wanneer je Doodle-Groepspolls, de Boekingspagina of 1-op-1-gesprekken moet gebruiken voor screening en betaling. Aan het einde kun je vol vertrouwen je volgende groep starten.

De uitdaging waar therapeuten en hulpverleners voor staan

Groepswerk bestaat uit heel wat verschillende onderdelen. Alleen al het plannen kan voor stress zorgen.

• Je moet het aantal zitplaatsen beperken om groepen veilig en effectief te houden

• Je moet de vertrouwelijkheid van elk bericht dat je verstuurt waarborgen

• Je regelt de ruimtes, de verbinding voor telezorg en de tijdzones

• Je beoordeelt of deelnemers geschikt en klaar zijn

• Je vermindert het aantal no-shows met duidelijke herinneringen en uiterste termijnen

• Zo voorkom je dubbele afspraken in jouw agenda en in de agenda’s van je team

• Je ontvangt soms geld voor workshops of bijscholingssessies

Spreadsheets, e-mailketens met ‘Allen beantwoorden’ en plakbriefjes zijn niet schaalbaar. Ze leiden tot fouten en maken namen openbaar. Je hebt een eenvoudig aanmeldingsproces nodig dat je privacy respecteert, synchroon loopt met je agenda en voor klanten op elk apparaat werkt.

Waarom dit belangrijk is voor therapeuten en begeleiders

Een duidelijk aanmeldingsproces draagt bij aan de zorg en de resultaten.

• Minder tijd aan administratie betekent meer sessies met klanten

• Duidelijke presentielijsten helpen je bij het plannen van interventies

• Als je op tijd begint, bouw je vertrouwen op en verminder je de spanning

• Privéberichten beschermen je waardigheid en veiligheid

• Een betrouwbaar agendabeheer zorgt ervoor dat je praktijk soepel blijft draaien

• Beter tijdmanagement zorgt ervoor dat jij en je team minder snel uitgeput raken

De inschrijflijsten van Doodle geven structuur aan groepstherapieën en workshops. Je kiest zelf de tijdvakken, stelt een maximum aantal plaatsen in en bepaalt wat de deelnemers te zien krijgen. Doodle verstuurt bevestigingen en herinneringen, en je gekoppelde Google Calendar, Outlook of Apple Calendar wordt bijgewerkt zodra de tijdvakken vol raken.

Zet een eenvoudige, veilige aanmeldprocedure voor groepen op

Een goed aanmeldingsproces helpt cliënten om ja te zeggen en laat ze zien wat ze kunnen verwachten. Volg deze stappen om Inschrijflijsten op te stellen voor een therapiegroep of workshop.

1. Bepaal wat je te bieden hebt

   • Geef je groep een naam in duidelijke taal die klanten begrijpen

   • Voeg een korte beschrijving toe met de doelen, voor wie het bedoeld is en de basisregels

   • Geef de vorm en locatie aan, bijvoorbeeld in persoon, via Zoom of hybride

2. Stel tijdvakken en capaciteit in

   • Plan wekelijkse sessies of een eenmalige workshop

   • Beperk het aantal plaatsen per sessie, zodat dit aansluit bij je klinische plan

   • Houd rekening met wat extra tijd voor aantekeningen en het ombouwen van de zaal

3. Bescherm de privacy vanaf het begin

   • Schakel in Doodle Pro de optie ‘Deelnemersgegevens verbergen’ in, zodat namen niet zichtbaar zijn voor anderen

   • Vraag bij de aanmelding alleen om de voornaam en het e-mailadres; bewaar de medische screening voor de 1-op-1-gesprekken

4. Verminder het aantal no-shows met duidelijke grenzen

   • Stel een uiterste aanmeldingsdatum vast, bijvoorbeeld 24 uur voor de sessie

   • Zet automatische herinneringen aan om voor elke vergadering even naar buiten te gaan

5. Koppel de tools die je al gebruikt

   • Synchroniseer je agenda, zodat Doodle alleen tijdstippen voorstelt die echt beschikbaar zijn

   • Voeg bij elk tijdvak een link toe voor Zoom, Google Meet, Microsoft Teams of Cisco Webex

   • Gebruik aangepaste huisstijl om je logo en kleuren toe te voegen

6. Plan de opmeting en pasvorm

   • Gebruik een Doodle 1:1-link om een kort kennismakingsgesprek in te plannen

   • Als de workshop betaald is, incasseer dan de betaling voor de screening of neem contact op met Stripe via de Boekingspagina's of via een 1-op-1-gesprek

Stel de capaciteit op de juiste manier in

De groepsgrootte is van invloed op de veiligheid en de resultaten. Stel in de inschrijflijsten het aantal plaatsen per tijdslot zo in dat het overeenkomt met je werkwijze.

• Groepen op basis van vaardigheden werken misschien goed met 10 tot 12 plaatsen

• Procesgroepen hebben vaak 6 tot 8 zetels

• Workshops kunnen worden uitgebreid tot 25 tot 40 plaatsen met een mede-begeleider

Als je veel aanmeldingen verwacht, voeg dan later een tweede tijdvak toe. Je kunt ook een tijdvak aanmaken dat alleen uit tekst bestaat, met de titel Schrijf je in op de wachtlijst en mensen op de vrije plaatsen zetten zodra die vrijkomen.

Houd de gegevens van de deelnemers vertrouwelijk

Vertrouwelijkheid begint al bij de aanmelding. Als je ‘Deelnemersgegevens verbergen’ inschakelt, zie alleen jij de namen. Vraag in je openbare beschrijving niet om medische gegevens. Beperk klinische vragen tot je 1-op-1-screening of je EHR-intakeformulieren.

Voeg een korte toestemmingsverklaring toe aan de beschrijving:

• Deelname is vrijwillig

• Groepsregels over respect en vertrouwelijkheid

• Contactgegevens voor noodgevallen als je direct hulp nodig hebt

Voeg links naar telezorg toe zonder extra e-mails

Voeg bij elk tijdvak je videolink toe, zodat klanten die in hun bevestiging krijgen. Doodle werkt met Zoom, Google Meet, Microsoft Teams en Cisco Webex. Voor groepen die fysiek bijeenkomen, vermeld je de naam van de ruimte, hoe je het gebouw binnenkomt en tips voor parkeren.

Praktische tips voor drukbezette therapeuten en hulpverleners

Gebruik deze tips om Inschrijflijsten op te stellen die in de praktijk echt werken.

Tip 1: Maak één Inschrijflijst per groep – Houd een angstgroep van 8 weken gescheiden van een rouwgroep. Zo voorkom je verwarring en wordt het bijhouden van de agenda een stuk makkelijker.

Tip 2: Bied twee of drie tijdstippen aan – voeg dinsdag om 18.00 uur, woensdag om 12.00 uur en zaterdagochtend toe. Klanten kiezen dan het tijdstip dat het beste past bij hun werk- en gezinsleven.

Tip 3: Stel een duidelijke uiterste inschrijfdatum vast – Sluit de inschrijvingen 24 uur voor de eerste sessie. Zo heb je tijd om de deelnemerslijst door te nemen en de groepsrichtlijnen te versturen.

Tip 4: Gebruik automatische herinneringen – Stel herinneringen in voor 24 uur en 2 uur voor elke sessie. Dit alleen al zorgt ervoor dat er minder mensen niet komen opdagen of te laat komen.

Tip 5: Houd namen privé – Schakel ‘Deelnemersgegevens verbergen’ in Doodle Pro in om de vertrouwelijkheid te waarborgen. Gebruik initialen in alle bestanden die je exporteert.

Tip 6: Synchroniseer je agenda – Koppel Google Calendar, Outlook of Apple Calendar. Doodle voorkomt conflicten en stelt tijdstippen voor die bij je werkelijke agenda passen.

Tip 7: Gebruik 1:1 voor de selectie - Koppel een Doodle 1:1 aan voor een kort gesprek voorafgaand aan de groepsbijeenkomst. Bied drie tot vijf tijdstippen aan en laat Doodle de boekingen en bevestigingen regelen.

Tip 8: Vraag de betaling aan wanneer dat nodig is – Gebruik voor betaalde workshops of bijscholingssessies de Doodle-Boekingspagina of de 1:1-optie met Stripe om de kosten bij de boeking te innen. Kies voor ‘nu betalen’ of ‘reserveren en later betalen’.

Tip 9: Voeg bufferblokken toe – Plan 15 minuten voor en na elk tijdvak in. Zo houd je genoeg tijd over voor je aantekeningen en kun je je tijd beter indelen.

Tip 10: Deel aanmeldingen veilig – Stuur uitnodigingen per e-mail rechtstreeks vanuit Doodle naar maximaal 1000 contacten, of deel een link met samenwerkingspartners. De namen van de deelnemers worden niet zichtbaar gemaakt.

Tip 11: Gebruik Zapier om systemen op elkaar af te stemmen – Koppel Doodle via Zapier aan je EPD-intake of e-mailprogramma. Voeg nieuwe aanmeldingen automatisch toe aan een segment, zonder dat je ze handmatig hoeft in te voeren.

Tip 12: Schrijf snel duidelijke beschrijvingen – Gebruik in Doodle Pro door AI gegenereerde beschrijvingen en pas daarna de toon en lengte aan. Zo bespaar je tijd en behoud je toch je professionele stijl.

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden

Vermijd deze valkuilen bij het opstellen van Inschrijflijsten voor groepstherapie en workshops.

Tools en oplossingen die het plannen makkelijk maken

Zo ondersteunt Doodle therapeuten en begeleiders bij elke stap.

Praktijkvoorbeelden uit de therapiepraktijk

Belangrijkste punten

• Gebruik inschrijflijsten om duidelijke tijdsvakken, maximaal aantal deelnemers en herinneringen vast te leggen voor groepen en workshops

• Waarborg de vertrouwelijkheid door de gegevens van deelnemers te verbergen en medische gegevens uit openbare velden te houden

• Koppel je agenda en videotools aan elkaar, zodat klanten de juiste tijden en links krijgen

• Gebruik 1:1 voor de screening en de Boekingspagina met Stripe voor betaalde evenementen

• Met groepspolls kun je tijdstippen kiezen voordat je je Inschrijflijst publiceert

Ga aan de slag met een betere planning

Je helpt cliënten om echte verandering te realiseren. Je planning moet dat werk ondersteunen. Gebruik de Inschrijflijsten van Doodle om tijdvakken in te stellen, het aantal plaatsen te beperken en namen vertrouwelijk te houden. Voeg herinneringen toe, koppel je agenda en laat Doodle de bevestigingen regelen, zodat jij je kunt concentreren op de zorg.

Maak binnen enkele minuten je eerste inschrijflijst aan. Als je ook screeninglinks of betaalde registratie nodig hebt, voeg dan een Boekingspagina of 1:1 toe en koppel Stripe. Doodle werkt samen met Google Calendar, Outlook en Apple Calendar, en ook met Zoom, Google Meet, Microsoft Teams en Cisco.

Klaar om je planning te vereenvoudigen? Maak een Doodle aan en ontdek hoe therapeuten en begeleiders elke week uren tijd besparen.