Het geheim van succesvolle virtuele donorbijeenkomsten

Als een door en door Britse Brit vind ik maar weinig dingen zo verschrikkelijk als wanneer het onderwerp geld ter sprake komt in een gesprek. Toen mijn Nederlandse vrouw me eens vertelde dat ze tijdens bijeenkomsten met haar studievrienden regelmatig over hun huidige salarissen praten, schaamde ik me zo erg dat ik bijna ter plekke om een scheiding had gevraagd. In plaats daarvan gedroeg ik me als een echte Brit, voegde ik dit verhaal toe aan mijn enorme passief-agressieve logboek en ging ik een kopje thee zetten.

Als er iets ergers is dan praten over geld, het is (brrr!) vragen voor geld, en dat is precies waarom ik de slechtste verkoper ooit zou zijn. Ik zou nog geen vuur aan een eskimo kunnen verkopen, of water aan iemand die verdwaald is in de woestijn. Echt waar. Ik zou gewoon een zwak „Sorry, ouwe jongen“ mompelen en dat levensreddende spul gratis weggeven om maar geen gedoe over de prijs te hebben.

En als er iets ergers is dan om geld vragen, dan is het wel om geld vragen online, en daarom gaan mijn hart en mijn diepste bewondering uit naar degenen die precies dat als taak hebben: ervoor zorgen dat waardevolle non-profitorganisaties en ngo’s drijvend.

Natuurlijk is het voeren van dit soort gesprekken letterlijk dagelijkse kost voor major gift officers (MGO’s) en fondsenwervers. Maar meestal worden deze langdurige relaties in de loop van de tijd en tijdens talloze kopjes koffie opgebouwd. Daarvoor is het soort vertrouwen en begrip nodig waarvan we altijd dachten dat je dat alleen face-to-face kon opbouwen.

Maar net als bij zoveel aspecten van ons leven heeft de COVID-pandemie die theorie op de proef gesteld. En net als op veel andere gebieden van ons professionele leven hebben we ontdekt dat je deze relaties ook op afstand kunt onderhouden. Het vraagt alleen om een iets andere aanpak. Gelukkig voor jullie, lezers: hoewel ik misschien geen bier kan verkopen aan een vrijgezellenfeest of over geld kan praten zonder te krimpen, weet ik wel het een en ander over online vergaderingen.

Het geheim achter een waanzinnige virtuele donorbijeenkomst is eigenlijk dat er vijf geheimen zijn:

1. Zorg dat je altijd, met een ruime marge, degene bent die het best voorbereid is tijdens het gesprek.

2. Wees nog nieuwsgieriger dan een rechercheur in een misdaadserie uit de jaren ’80.

3. Zorg ervoor dat je bijeenkomst net zo nauwkeurig wordt gepland als een topbruiloft.

4. Zorg ervoor dat alles altijd volkomen duidelijk blijft.

5. De opvolging kan het allemaal maken of breken.

Door je goed voor te bereiden heb je veel minder wonderen nodig

Het is altijd heel belangrijk dat de vertegenwoordiger van de non-profitorganisatie goed voorbereid is als hij of zij een gesprek met een donateur aangaat, maar dat geldt nog meer als het contact online plaatsvindt en de natuurlijke warmte en verbondenheid van een persoonlijk gesprek wegvallen. Als initiatiefnemer van het gesprek is het de taak van de MGO of fondsenwerver om ervoor te zorgen dat het gesprek soepel en prettig verloopt.

Dit begint zodra het gesprek van start gaat. Als je een paar makkelijke ijsbrekers achter de hand hebt, helpt dat om een gevoel van gemeenschap en saamhorigheid te creëren – zeker nu, nu zo velen van ons meer geïsoleerd zijn en de gebruikelijke gezelligheid op de werkvloer missen. Begin met een rondje voorstellen en vertel iets persoonlijks of verrassends over jezelf; zo kan iedereen beter een band met je opbouwen en misschien doen ze je wel nageven.

Wat betreft de onderwerpen die je voor de vergadering nog even moet doornemen:

• Zorg ervoor dat je een goed beeld hebt van hun organisatie, de geschiedenis ervan en hun achtergrond op het gebied van donaties aan goede doelen. Wie hebben ze eerder gesteund? Hoe zag die relatie eruit?

• Zorg er ook voor dat je honderd procent zeker bent van de eerdere contacten tussen je non-profitorganisatie en de potentiële donateur. Is er een paar jaar geleden een reeks gesprekken geweest? Doneert hij of zij al op een bescheidener niveau?

• Probeer (zonder opdringerig te zijn) wat meer te weten te komen over de persoon die je gaat ontmoeten. Hoe lang werkt hij of zij al bij de huidige organisatie? Waar heeft hij of zij eerder gewerkt? Heeft hij of zij een gezin? Heeft hij of zij een persoonlijke band met je organisatie, of gaat het meer om een zakelijke band?

Het leven zit vol vragen

Probeer je virtuele donorbijeenkomst in te gaan met meer vragen dan een quizpresentator. Waarom? Omdat wij mensen allemaal één ding gemeen hebben: we praten graag over onszelf. Over onszelf praten voelt fijn, en daarom zorgen mensen die ons toestaan of zelfs aanmoedigen om over onszelf te praten er ook voor dat we ons goed voelen.

Zoals dat weten alle verkopers — tja, zelfs ik weet dit — je moet ja-nee-vragen vermijden en in plaats daarvan meer open vragen stellen. Naarmate het gesprek vordert en er vertrouwen ontstaat, moet je ook belangrijkere, grootsere onderwerpen ter sprake brengen. Aanbevolen gespreksonderwerpen voor donorgesprekken zijn onder andere:

• Wat trok je aan in onze organisatie?

• Welke goede doelen liggen je persoonlijk na aan het hart?

• Als je het in het grotere geheel bekijkt, hoe belangrijk vind je ons werk dan eigenlijk?

• Kijk naar het grote geheel. Welke veranderingen zou je graag in de wereld zien?

• Denk je wel eens na over je eigen nalatenschap of die van je organisatie? Hoe zou je willen dat die eruitziet?

Plannen zijn nutteloos, maar plannen maken is essentieel

Hoe boeiend en overtuigend de inhoud van je vergadering ook is, het maakt geen enkel verschil als je de vergadering is niet goed georganiseerd Om te beginnen. Onlinevergaderingen zijn hierin meer betrokken.

1. Zorg ervoor dat je een tijdstip kiest dat voor je deelnemers goed uitkomt. Vaak zijn er bij donorbijeenkomsten meerdere deelnemers betrokken, zowel van de donororganisatie als van de non-profitorganisatie, en is het bijna onmogelijk om die agenda’s op elkaar af te stemmen. Zonder inzicht in hun bomvolle agenda's, meestal duurt het een paar dagen en moet er tientallen e-mails heen en weer worden gestuurd om een geschikt tijdstip te vinden. Voordat iemand het dan toch weer moet verzetten.

Een Een online planningsprogramma kan van onschatbare waarde zijn voor non-profitorganisaties. Je kunt een poll versturen om te zien welke datum en tijd het beste bij alle deelnemers past, of – nog makkelijker – je MGO kan een boekbare agenda aanmaken waarin al hun beschikbare tijden al zijn ingevuld en gesynchroniseerd met hun schema. Die agenda kunnen ze dan via een directe URL naar potentiële donateurs sturen, waar donateurs gewoon het tijdstip kunnen kiezen dat hen het beste uitkomt. Er wordt automatisch een uitnodiging gegenereerd en de agenda’s van alle deelnemers worden bijgewerkt. In door vrijwilligers geleide organisaties waar tijd schaars is en vrijwilligersuren beperkt zijn, is een online planningsprogramma net een persoonlijke assistent voor een fractie van de kosten.

2. Hoe informeel de vergadering ook is, het is altijd een goed idee om een agenda rond te sturen. Daarmee laat je zien dat je ieders tijd waardeert, dat je grondig en goed voorbereid bent, en dat er uiteindelijk een aantal doelen voor de vergadering zijn. De agenda moet minstens een paar dagen voor de afspraak met alle deelnemers worden gedeeld, zodat iedereen zich in de inhoud kan verdiepen en indien nodig feedback kan geven.

3. Zorg er vervolgens voor dat alle deelnemers een werkende link naar de vergadering krijgen. Ook hier kan een online planningstool je weer tijd en moeite besparen. Doodle bijvoorbeeld, synchroniseert direct met je Zoom-account. Zoom-links kunnen automatisch worden toegevoegd aan elke vergadering die via Doodle wordt gepland of verplaatst.

a. Kies een platform dat past bij je geplande programma. Als je een presentatie moet geven, zorg er dan voor dat je weet hoe je je presentatie kunt delen.

b. Controleer nog even of iedereen die mogelijk moet inloggen voor het gesprek toegang heeft tot deze link.

c. Moeten deelnemers zich aanmelden bij de videoconferentiesoftware die je gebruikt? Zo ja, laat ze dat dan van tevoren weten, zodat ze tijdens de vergadering geen tien minuten kwijt zijn aan inloggen.

4. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat alles aan jouw kant in orde is. Dat betekent dat je zorgt voor een uitstekende wifi-verbinding; dat je achtergrond er professioneel en uitnodigend uitziet; dat er geen achtergrondgeluiden zijn; dat alle apparatuur, zoals je luidspreker of koptelefoon, goed werkt, en dat je niet gestoord wordt. Oefen je gesprek, loop even door hoe het gesprek zou kunnen verlopen en controleer of er geen technische problemen zijn.

De helderheid van naastenliefde

Tot nu toe gaat het prima. Even kennismaken, een paar vragen stellen en hopelijk wat raakvlakken ontdekken. Natuurlijk zal geen enkele ontmoeting er waarschijnlijk toe leiden dat een donateur zomaar zijn chequeboekje tevoorschijn haalt (bestaan chequeboekjes eigenlijk nog?) en vraagt hoeveel nullen je erop wilt hebben. Het belangrijkste doel van fondsenwerving voor grote donaties is het opbouwen van een langdurige en vruchtbare relatie tussen de non-profitorganisatie en de donateurs.

Op een gegeven moment moet je het verzoek echter wel doen. Als het zover is, moet je zowel openstaan voor het verzoek als duidelijk zijn over wat je precies vraagt. Als het om een donatie gaat, wees dan bereid om je bredere doel te schetsen en vervolgens precies aan te geven welke rol de donateur volgens jou kan spelen om je te helpen dat doel te bereiken.

Je doel bij het aangaan van een online gesprek met een donateur hoeft niet altijd een donatie te zijn. Als het om een nieuwe relatie gaat of een allereerste gesprek, is je doel misschien gewoon om de volgende afspraak vast te leggen. Misschien heb je al een stevige band opgebouwd en wil je hem of haar uitnodigen om in je bestuur te komen zitten, of zelfs om met zijn of haar organisatie als vrijwilliger mee te doen aan een aankomend evenement.

Het is nog niet voorbij

De nabespreking van een vergadering begint al voordat iedereen op de rode knop klikt. Reserveer vijf minuten in je agenda voor wat laatste vragen over de vergadering zelf. Denk bijvoorbeeld aan:

• Was het makkelijk om deze vergadering in te plannen en eraan mee te doen?

• Vond je de bijeenkomst boeiend?

• Is er nog iets anders waarover je graag meer had willen horen of zien?

Door deze vragen te stellen, kun je je virtuele donorgesprekken elke keer weer een beetje verbeteren. Ze laten ook duidelijk zien dat je non-profitorganisatie zich inzet voor voortdurende verbetering en openstaat voor feedback.

Tot slot moet je absoluut binnen 24 uur een bedankmail sturen. Het zou ideaal zijn als je in die mail ook het gesprek en de volgende stappen nog even samenvat. Als het even wat langer duurt om dat voor te bereiden, stuur dan voorlopig gewoon even een bedankje.

Het geheim van virtuele donateursbijeenkomsten is misschien geen wondermiddel waarmee je non-profitorganisatie overspoeld wordt met grote donaties, maar door deze tips op te volgen, creëer je de beste kansen op succes – hopelijk zonder dat je al te veel over geld hoeft te praten.

Wil je meer weten over hoe non-profitorganisaties Doodle gebruiken om hun donorbijeenkomsten te coördineren en hun doelstellingen te halen? Bekijk dan onze Pagina met oplossingen voor non-profitorganisaties.

Auteur: MATT WARNOCK

Matt is een ervaren journalist die zich heeft omgeschoold tot marketeer. Hij heeft content in zijn bloed en een bijzondere voorliefde voor tech, SaaS en B2B. Hij komt oorspronkelijk uit het VK, maar is nu een trotse Amsterdammer. Hij komt nooit bewust te laat op een vergadering, maar vindt wel dat vergaderingen van 30 minuten de norm zouden moeten zijn.