De 5 grootste ergernissen tijdens verkoopvergaderingen

Sommige beroepen zijn echt filmisch. Journalistiek, geneeskunde en politiewerk vormen het decor voor enkele van de allerbeste films die ooit op het witte doek zijn verschenen, terwijl andere banen zich gewoon niet lenen voor epische verhalen.

Verkoop hoort absoluut thuis in de categorie filmberoepen. Zelfs een ogenschijnlijk alledaagse verkoopvergadering leent zich prima voor het grote scherm. Hoewel geen enkele kaskraker begint met een kwartaalvergadering over inkoop, de maandelijkse bijpraatsessie over de toeleveringsketen of de jaarlijkse marketingconferentie, is de bescheiden verkoopvergadering wel te zien in klassiekers, variërend van Glengarry Glen Ross, Wall Street en Ketelruimte naar The Big Short en De Wolf van Wall Street.

Je zou ook wel kunnen zeggen dat de verkoopvergadering in Hollywood niet altijd even goed uit de verf komt. Meestal is dat de plek waar een in pak gestoken alfamannetje hilarisch schaamteloze uitspraken doet als: „Zet die koffie neer!! Koffie is alleen voor degenen die deals sluiten.”

De realiteit is meestal wat alledaagser. Net als bij die vergaderingen over inkoop, toeleveringsketen en marketing zijn sommige verkoopvergaderingen geweldig, sommige zijn goed en heel veel vergaderingen zijn echt vreselijk. Maar wat zijn de belangrijkste redenen waarom verkoopvergaderingen zo vervelend zijn, en wat kunnen bedrijven doen om ze voor iedereen die erbij betrokken is wat draaglijker, of zelfs vruchtbaarder te maken?

Slechte organisatie

Misschien omdat verkopers traditioneel worden gezien als geweldige improvisatoren met een vlotte babbel, wordt voorbereiding in sommige verkoopkringen bijna als een zwakte gezien, een teken dat je niet uit je mouw kunt schudden. Die houding is doorgedrongen in interne verkoopvergaderingen en is daar een van de grootste tekortkomingen geworden.

Of het nu gaat om een telefoongesprek met een potentiële klant, een kort praatje met een klant onder het genot van een kopje koffie tijdens een aanstaande conferentie, of een maandelijkse bijeenkomst van het verkoopteam: een agenda is een must. Als je geen plan hebt, laat dat zien dat je de tijd van de andere deelnemers niet respecteert – en niet dat je het type bent dat het beste presteert als je spontaan te werk gaat.

Hetzelfde respect geldt ook voor het organiseren van verkoopvergaderingen. Managers moeten niet op een slechte week reageren door iedereen te vertellen dat ze alles moeten laten vallen en aan het eind van de vrijdagmiddag een spontane vergadering bijeen te roepen. Ze moeten regelmatig worden gepland op een tijdstip dat het hele verkoopteam schikt, waar ze zich ook bevinden, of ze moeten in ieder geval een paar dagen van tevoren worden georganiseerd.

Gebruik een planningstool kan je helpen om in beide gevallen de beste tijdstippen te vinden en is vooral handig als je verkopers hebt die verspreid zijn over verschillende landen en tijdzones. Bovendien voorkomen planningshulpmiddelen het voortdurende heen-en-weer-mailen dat gepaard gaat met grote teamvergaderingen, wat weer blijk geeft van respect voor de tijd van je teamleden, waardoor ze zich kunnen concentreren op het behalen van resultaten in plaats van uren te verspillen aan het plannen van een interne vergadering.

De toon verkeerd inschatten

Een ander stereotype in de verkoopwereld is dat van de verkoopmanager of -directeur die woede en agressie verwart met motivatie en stimulans. Druk, zo zeggen ze tegen zichzelf, verandert steenkool in diamanten. Waarschijnlijk hangt er zelfs een poster met precies die tekst aan de muur van hun kantoor.

Maar, verkopen is al een super stressvol beroep en de realiteit is dat niemand in zulke gespannen omstandigheden op zijn best presteert. Echte motivatie komt van binnenuit en de beste verkoopmanagers snappen dat en staan erachter.

Aan de andere kant van het spectrum heb je die verkoperbijeenkomst vol schouderklopjes, waar vriendjespolitiek hoogtij viert, inside-grappen worden verteld en managers iedereen ‘maat’ of ‘vriend’ noemen terwijl ze iedereen de roddels van het recente kantoorfeestje vertellen. Hoewel deze sfeer wat minder gespannen is, is ze net zo onprofessioneel.

De juiste toon voor een verkoopgesprek is er een van deskundigheid, gevolgd door een grondige en systematische analyse.

• Begin positief door de recente grote successen te benadrukken.

• Deel al het relevante nieuws en alle veranderingen binnen de organisatie.

• Geef een update over de pijplijn, geef inzicht in potentiële klanten en bekijk de algemene statistieken.

• Workshop over hoe je obstakels kunt overwinnen.

• Zorg voor een positieve en bemoedigende afsluiting van de vergadering met duidelijke doelen voor de komende periode.

Onnodige vergaderingen

Veel verkoopteams houden wekelijks vaste vergaderingen om de week goed te beginnen of af te sluiten. Hoewel het belangrijk is om planning Het kan verkopers weliswaar helpen hun agenda’s te organiseren, maar het leidt vaak tot onnodige vergaderingen die alleen maar plaatsvinden omdat ze in de agenda staan.

Die uur of twee per week lijken misschien onschuldig, maar voor een beroepsgroep waarin medewerkers zich nu al overbelast voelen, kan zo’n overbodige vergadering wel eens de druppel zijn die de emmer doet overlopen. 44 procent van de professionals Ze zien slecht georganiseerde of overbodige vergaderingen als de belangrijkste reden waarom ze geen tijd hebben om de rest van hun werk te doen, waarbij 38 procent aangeeft dat deze vergaderingen ervoor zorgen dat ze hun focus verliezen. Een belangrijke bevinding, vooral voor verkoopteams, is dat meer dan een kwart van de professionals denkt dat onproductieve vergaderingen en processen hun relatie met klanten juist verzwakken.

Zorg er dus voor dat al je vergaderingen echt nodig zijn. Een agenda voor elke vergadering helpt daarbij. Als er geen dringende punten zijn om te bespreken, kun je overwegen om die uit te stellen naar een volgende vergadering, zodat het team zich kan concentreren op het behalen van omzet.

Slechte voorbereiding en slechte omgangsvormen

Wat is er vervelender dan een ineffectieve of slecht georganiseerde vergadering? Eigenlijk, volgens ons onderzoek, van alles en nog wat:

• Bijna 90 procent van de professionals ergert zich aan telefonische vergaderingen of videovergaderingen met slechte verbinding.

• 55 procent van de mensen vindt het heel irritant als andere deelnemers tijdens vergaderingen telefoontjes aannemen of sms’jes sturen.

• Mensen die anderen onderbreken of niet naar hen luisteren, irriteren de helft van de respondenten.

• 49 procent van de werknemers ergert zich aan collega’s die te laat komen of eerder weggaan.

De kans is groot dat, als je ook maar een paar verkoopvergaderingen hebt meegemaakt, sommige of al deze dingen ook voor jou herkenbare ergernissen zijn. Het is echt aan de organisator van de vergadering om de toon te zetten en duidelijk te maken welk niveau van respect en professionaliteit er tijdens verkoopvergaderingen wordt verwacht. Dit kan persoonlijk tijdens de vergaderingen worden gedaan of via de agenda van elke vergadering. Hier zijn een paar ideeën:

• Kom en vertrek op tijd

• Geen open laptops tijdens vergaderingen, tenzij je aantekeningen maakt (en dat voor het begin van de vergadering aan iedereen uitlegt) of je 'm gebruikt voor een presentatie

• Als je je laptop om een van deze redenen gebruikt, sluit dan alle andere tabbladen en programma’s, behalve die welke nodig zijn voor de vergadering zelf

• Zet je telefoon op stil en leg hem van tafel af

• Als je inbelt, controleer dan vóór de vergadering of je videoconferentiesoftware en je wifi-verbinding goed werken — niet pas tijdens de eerste vijf minuten

Alles draait om de manager of het bedrijf

“Je moet meer telefoontjes plegen.” “We hebben ambitieuze verkoopdoelen voor dit kwartaal.” “Het bedrijf verwacht dat we een recordmaand neerzetten.” “Deze deal moet voor het einde van de maand rond zijn.” “De raad van bestuur verwacht betere resultaten.”

Goede verkopers weten dat je nooit praat over wat jij nodig van hen, wanneer je een klant ontmoet of belt. Het is aan jou, de verkoper, om je goed te verdiepen in de materie en de aandacht van de potentiële klant te winnen en vast te houden.

Hetzelfde zou moeten gelden voor de manier waarop een verkoopmanager met zijn team en tijdens teamvergaderingen omgaat. In plaats van uit te gaan van wat de manager of het bedrijf wil, moet de focus liggen op de behoeften van het team. De druk opvoeren leidt eerder tot slechtere resultaten, terwijl elkaar helpen bij het vinden van oplossingen en strategieën voor terugkerende problemen een effectief en efficiënt gebruik van tijd is.  Uiteindelijk zijn managers er om hun teamleden te ondersteunen, en wie dat in gedachten houdt, zal merken dat hun vergaderingen positieve en nuttige ervaringen zijn. Hoewel het uiten van scherpe opmerkingen zoals “Ik wil dat je je problemen aanpakt door rijk te worden!” klinkt misschien wel aantrekkelijk, net als overhemden met een contrasterende kraag en naar achteren gekamd haar, maar het is een stijl die je beter aan films kunt overlaten.

Als je op zoek bent naar manieren om je afspraken met klanten wat spannender te maken, dan hebben we een paar tips voor je hier.