Eenvoudige strategieën om de silomentaliteit tegen te gaan

Ooit gehoord van een informatiesilo? Kort gezegd is dat wat er gebeurt als informatie en ideeën worden afgeschermd, net als graan dat in een silo wordt opgeslagen. Vanuit de silo is de informatie makkelijk toegankelijk, maar als je buiten de silo staat… tja, pech gehad. Op de werkvloer ontstaat er een silomentaliteit wanneer verschillende afdelingen, teams of kantoren functioneren als informatiesilo’s.

Als je je niet herkent in deze beschrijving van de ‘silo-mentaliteit’, dan is dat geweldig! Waarschijnlijk werk je dan in een omgeving waar communicatie en samenwerking centraal staan. Maar als je instemmend knikt, hoef je niet te wanhopen. Er zijn tal van beproefde strategieën om de ‘silo-mentaliteit’ tegen te gaan, en wij hebben vier van de beste gevonden.

Verfijn en benadruk de missie van je bedrijf

Een van de redenen waarom grote bedrijven zo vaak in ‘silo’s’ werken, is dat verschillende afdelingen soms heel verschillende doelen nastreven. De IT-afdeling van een e-commercebedrijf kan zich bijvoorbeeld richten op het oplossen van back-end-bugs, terwijl het klantenserviceteam druk bezig is met het afhandelen van verzoeken en retourzendingen van klanten. Elk team werkt aan een ander doel, met andere processen en vaardigheden, om verschillende doelen te bereiken. Volgens Ondernemer, ‘Om samenhang te creëren, moeten teamleden een overtuigende reden krijgen om deel uit te maken van de bedrijfsmissie.’ Daarom is het zo belangrijk om een bedrijfsmissie te vinden die deze ogenschijnlijk uiteenlopende doelstellingen met elkaar verbindt. Een uitspraak als: ‘Onze missie is het bieden van een onvergetelijke online winkelervaring in de onafhankelijke designwereld’ verbindt de verschillende afdelingsdoelen mooi met elkaar. Als je je bedrijfsmissie eenmaal hebt geformuleerd en aangescherpt, haal die dan ter sprake tijdens afdelingsoverschrijdende vergaderingen: zo zorg je ervoor dat iedereen op één lijn blijft.

Stimuleer ‘grensloos gedrag’

Jack Welch, de legendarische CEO die van 1981 tot 2001 aan het roer stond bij GE, had een hekel aan de ‘silo-mentaliteit’ en pleitte in plaats daarvan voor een ‘grensloze organisatie’ – zoals hij het zelf noemde. Een ‘Boundaryless Organization’ ontstaat wanneer barrières tussen hiërarchische niveaus, afdelingen en functies worden afgebroken, waardoor medewerkers teamoverschrijdend kunnen samenwerken en verschillende rollen kunnen vervullen. Het is een aanpak die op sommige werkplekken misschien beter werkt dan op andere, maar bijna alle werkplekken zouden baat kunnen hebben bij het toepassen van een van Welchs ‘boundaryless’-tactieken: de Work-Out. Kort gezegd: de Work-Out organiseert meerdaagse werksessies waarbij werkgroepen – bestaande uit medewerkers van verschillende afdelingen en andere belanghebbenden – zich richten op het oplossen van problemen of het invoeren van een nieuwe strategie. Deze sessies vinden om de 30 dagen plaats gedurende een periode van 90 dagen. Welch gelooft dat het samenbrengen van een diverse groep medewerkers om zich op een gemeenschappelijk doel te richten, ‘grensloos gedrag’ stimuleert. Dit leidt op zijn beurt tot organisatorische verandering en helpt ‘elk bedrijf, ongeacht de grootte, om te handelen en aan te voelen als een kleinere, wendbaardere en veerkrachtigere onderneming’. Aan het einde van het proces brengt het taakteam verslag uit aan het hele bedrijf tijdens een Town Hall-bijeenkomst. Nu we het daar toch over hebben…

Probeer eens een townhall-bijeenkomst

De Town Hall lijkt op een algemene bijeenkomst, in die zin dat iedereen in het bedrijf aanwezig zou moeten zijn, met één klein verschil: er is veel meer ruimte voor feedback. Qua opzet is het geïnspireerd op bijeenkomsten waar raadsleden met hun kiezers praten, waarbij de communicatielijnen worden opengezet om naar hun mening te vragen en hun zorgen aan te pakken. Workopolis geeft een paar tips voor het organiseren van een effectieve Town Hall, zoals: zorg dat je al het materiaal ruim van tevoren verspreidt; geef medewerkers de kans om anoniem vragen in te sturen; deel aan het einde van de bijeenkomst feedbackformulieren uit. Je hoeft niet wekelijks of maandelijks een Town Hall te organiseren: gezien de hoeveelheid voorbereiding die nodig is om een succesvolle Town Hall te organiseren, raden we je juist aan om ze spaarzaam in te plannen. Maar als het goed wordt uitgevoerd, zorgt een goede Town Hall voor een gevoel van saamhorigheid en een gemeenschappelijk doel op je werkplek. Het mooiste is dat het je team laat zien dat het management feedback, communicatie en samenwerking serieus neemt. Onderzoek toont aan dat een ‘silo-mentaliteit’ vaak sijpelt door van het management; via een Town Hall kunnen managers een samenwerkingsgerichte werkcultuur uitdragen.

Vergeet de geografische silo’s niet

Als je die Town Hall-bijeenkomst houdt, is er één ding dat je echt Wat je niet mag vergeten: zorg ervoor dat je medewerkers op afstand of op andere locaties, en teams die op verschillende kantoren werken, bij het geheel betrekt. Nu werken op afstand steeds meer geaccepteerd wordt en bedrijven over de hele wereld meerdere kantoren opzetten, ontstaan er ook makkelijk geografische informatiesilo’s: bedrijven zijn vaker dan ooit actief op verschillende locaties en in verschillende tijdzones. Gelukkig kan dezelfde technologie die werken op afstand en op andere locaties mogelijk maakt, ook worden ingezet om geografische silo’s tegen te gaan: maak een Slack-groep aan voor medewerkers op meerdere locaties en organiseer regelmatig een Skype-vergadering of videoconferentie (zorg er wel voor dat je verschillende tijdzones (rekening houdend met) het verschil tussen medewerkers op locatie en medewerkers elders.

De ‘silo-mentaliteit’ maakt samenwerken en communiceren lastig: gelukkig kun je de negatieve effecten ervan tegengaan en een gezondere werkcultuur creëren door een bedrijfsbrede visie te ontwikkelen, grenzeloos gedrag te stimuleren en je vergadercultuur te verbeteren.