Hoe je als freelancer het beste uit vergaderingen haalt

Als je de overstap maakt van een fulltime baan naar fulltime freelancen, zeg je vaarwel tegen een aantal vaste waarden van het kantoorleven, zoals het stressvolle woon-werkverkeer, de verplichting om een broek te dragen en de agenda vol vergaderingen. Maar hoewel je misschien blij bent dat je het drukke woon-werkverkeer achter je kunt laten, is een agenda zonder vergaderingen niet per se een goede zaak.

Als je als freelancer slim omgaat met het organiseren en bijwonen van persoonlijke afspraken, zul je al snel merken dat ze cruciaal zijn voor het opbouwen van een goede band met je klanten, het vinden van nieuwe opdrachten en het uitbreiden van je netwerk. Dus, hoe zorg je ervoor dat je als freelancer succesvolle afspraken houdt? We hebben een paar snelle tips voor je op een rijtje gezet:

Wees kieskeurig!

Of iemand je nu heeft uitgenodigd voor een afspraak, of dat jij zelf overweegt er een te regelen: vraag jezelf, voordat je het in je agenda zet, af of het een goed gebruik van je tijd is. Als freelancer is elk uur dat je in een vergadering zit immers een uur dat je niet aan een ander project werkt, en als je de reistijd erbij optelt, kunnen persoonlijke ontmoetingen behoorlijk tijdrovend worden. Aan de andere kant is een persoonlijke kick-off-afspraak met een nieuwe klant een geweldige manier om vanaf het begin een sterke band op te bouwen. En je hoeft van ons niet te horen dat een goede band kan leiden tot meer werk en geweldige mond-tot-mondreclame over jou en je diensten! Bovendien kunnen persoonlijke vergaderingen op belangrijke momenten in je werkrelatie – bijvoorbeeld wanneer je een groot nieuw project start, of wanneer een project qua omvang of richting verandert – helpen om ervoor te zorgen dat jij en je klant op één lijn zitten. Regelmatige check-ins zijn ook prima, maar volgens ons kun je dit soort gesprekken prima via de telefoon afhandelen. En vergeet ook niet om al die administratieve rompslomp voorafgaand aan de vergadering te stroomlijnen: of je nu online, via de telefoon of persoonlijk vergadert, verstrik je niet in eindeloze e-mailconversaties om een tijdstip vast te leggen: gebruik Doodle 1:1 om moeiteloos afspraken met klanten te maken.

Locatie is alles

Als freelancer is het vinden van een ontmoetingsplek niet zo simpel als even in de bedrijfskalender inloggen en vergaderruimte 3 reserveren: soms moet je creatief zijn om een goede plek te vinden om af te spreken. Als een klant voorstelt om op hun kantoor af te spreken, ga daar dan zeker op in! Dit kan een goede kans zijn om de bedrijfscultuur van je klant te peilen en je werk daarop af te stemmen. Cafés en co-workingruimtes kunnen ook goede opties zijn, maar vergeet niet om ze eerst even te verkennen. Zorg ervoor dat ze niet te lawaaierig of te druk zijn, en als je internet nodig hebt, controleer dan of de wifi snel en betrouwbaar is. Wees ook niet bang om buiten de gebaande paden te denken! Als je afspreekt om te brainstormen, ga dan eens wandelen of ga in een park zitten: misschien merk je dat de creatieve ideeën daar wel wat vlotter komen dan in een saaie vergaderruimte.

Wees professioneel

Je leidt misschien wel het vrije, flexibele leven van een freelancer, maar de basisregels voor goede vergaderingen gelden nog steeds. Wees goed voorbereid: wat het onderwerp van de vergadering ook is, zorg dat je je goed hebt ingelezen. Als je een potentiële klant ontmoet, verdiep je dan in hun werk. Als je naar een pitchafspraak gaat, zorg dan dat je genoeg pitches achter de hand hebt. Stel een agenda op: als je om een persoonlijke afspraak hebt gevraagd, stuur je klant dan van tevoren een korte agenda. Als je klant de afspraak heeft gepland maar er geen duidelijke agenda is, vraag dan beleefd of hij die met je wil delen. Maak duidelijk wat er moet gebeuren: zorg dat je na afloop van de vergadering precies weet wat je volgende stappen zijn, wie ervoor verantwoordelijk is en wat het globale tijdschema is. Neem daarna contact op: een kort mailtje met een samenvatting van de belangrijkste punten en je plan voor de toekomst is meestal voldoende.

Grenzen stellen

Als freelancer zijn vergaderingen gewoon werk! Alle voorbereiding, administratie en opvolging moet je zelf doen. En, in tegenstelling tot de stand-up op maandagochtend bij een bedrijf met honderden medewerkers, kun je er niet mee wegkomen om in een hoekje op je telefoon te scrollen in plaats van mee te doen. Stel dus slimme grenzen – en als een klant aandringt op regelmatige face-to-face-vergaderingen of vergaderingen die veel voorbereiding vergen, breng je tijd dan in rekening.

Als freelancer zijn afspraken inplannen een belangrijke manier om contact te houden met klanten en op de hoogte te blijven van hun behoeften; door net dat beetje extra te doen en doordachte persoonlijke ontmoetingen te organiseren, creëer je kansen om een band op te bouwen, nieuwe ideeën te genereren en tijdrovende misverstanden te voorkomen. En hé, als de vergadering eenmaal voorbij is, kun je weer lekker in bed verder werken – je zijn een freelancer, tenslotte!