Hoe de Franklin County Suicide Prevention Coalition Doodle gebruikt om vergaderingen voor non-profitorganisaties te plannen

Productief zijn en het beste uit je tijd halen is iets waar iedereen naar verlangt – ik in ieder geval wel. Dat geldt zeker voor non-profitorganisaties, waarvan er veel krap zitten qua middelen, budget en tijd.

Vergaderingen spelen een grote rol in hoe non-profitorganisaties hun dagelijkse werkzaamheden uitvoeren, donateurs zoeken en contact met hen onderhouden, fondsenwervingscampagnes en evenementen organiseren en nog veel meer. Maar volgens de Benchmarkrapport over prioriteiten van non-profitorganisaties, 7,5 procent van de ondervraagde non-profitorganisaties noemt problemen met handmatige, papieren processen en verouderde software als een van hun grootste uitdagingen. Wat heeft dat nou met tijdmanagement te maken, vraag je je af? Heel veel.

Met zo weinig tijd te besteden te midden van een zee aan verantwoordelijkheden en taken die moeten worden uitgevoerd, kan het vertrouwen op handmatige processen de zaken ingewikkelder maken dan nodig is. En dat kan betekenen dat belangrijke donorgesprekken worden uitgesteld, beslissingen vastlopen en het werven van fondsen abrupt tot stilstand komt. Dat zijn allemaal ongewenste uitkomsten voor non-profitorganisaties.

Daarom zijn we er trots op dat we samenwerken met non-profitorganisaties zoals de Franklin County Suicide Prevention Coalition in Ohio. Deze coalitie is een door vrijwilligers gedreven gemeenschapsgroep die bestaat uit 37 leden van 19 verschillende lokale organisaties. Onder de vrijwilligers bevinden zich zowel mensen die een dierbare door zelfmoord hebben verloren als professionals uit de gezondheidszorg, het onderwijs, de publieke sector, de non-profitsector en de wetshandhaving.

De coalitie wil zelfmoord voorkomen door middel van voorlichting en bewustwording in de gemeenschap. Dit kan gericht zijn op ouders, leraren, professionals in de gemeenschap en hulpverleners op het gebied van geestelijke gezondheid.

Ik heb even gepraat met Michelle Vargas, directeur van de Coalitie voor zelfmoordpreventie in Franklin County, om te ontdekken hoe Doodle heeft bijgedragen aan het automatiseren van handmatige processen en hoe dit hun missie om zelfmoord te voorkomen beïnvloedt.

Hoeveel mensen gebruiken Doodle?

We hebben vijf leden van de coalitie die Doodle gebruiken om hun agenda’s te regelen. Daar zitten ook onze bestuursleden bij, die onze twee bestuurscommissies en drie actieteams coördineren, evenals hun maandelijkse vergaderingen. De meeste groepen bestaan uit meer dan tien mensen, dus zoals je je wel kunt voorstellen, kan het lastig zijn om vergaderingen te plannen.

Iedereen, behalve ik, is vrijwilliger, dus als we Doodle kunnen gebruiken om onze maandelijkse bijeenkomsten te regelen, bespaart dat niet alleen tijd, maar zorgt het er ook voor dat we eerder reacties krijgen van mensen die misschien met andere dingen bezig zijn – zoals werken of voor hun gezin zorgen.

Ik herinner me nog de tijd voordat ik Doodle ging gebruiken. Ik maakte dan een lijstje met beschikbare dagen en tijden voor een vergadering en stuurde dat via e-mail naar meerdere mensen. Daarna was het een heel gedoe om een tijdstip te vinden dat voor iedereen paste. Tegen de tijd dat de meesten het eens waren geworden over een vergadermoment, zei er altijd wel iemand: ‘Dat past me nu toch niet meer’.

Doodle heeft echt voor een ommekeer gezorgd op het gebied van tijd besparen voor ons, vooral voor de leidinggevenden die tientallen vergaderingen coördineren en eraan deelnemen elke maand.

Hoe belangrijk is tijdmanagement in je dagelijkse werk?

We hebben een actie-team voor data en onderzoek dat samenwerkt met allerlei verschillende diensten om echt uitgebreide rapporten op te stellen. Die delen we vervolgens met onze partners, zodat ze bijvoorbeeld kunnen vaststellen welke groepen in Franklin County het grootste risico lopen.

We hebben ook een actieteam voor voorlichting en bewustwording dat onze sprekers coördineert, zodat we ervoor kunnen zorgen dat steeds meer mensen in Franklin County de signalen van zelfmoord kunnen herkennen en weten hoe ze iemand in contact kunnen brengen met hulp.

Ons communicatieteam wil via video’s en dergelijke voorlichtingsmateriaal delen om mensen te informeren over signalen die erop kunnen wijzen dat iemand zelfmoord overweegt.

Dus door Doodle te gebruiken, zorgen de leden van al onze actieteams ervoor dat honderden uren per jaar besparen en die tijd weer kunnen besteden aan projecten die echt een verschil maken, in plaats van vast te zitten in een eindeloze e-mailwisseling en dagenlang te moeten wachten tot iedereen het eens is over een tijdstip voor een vergadering.

Waarom geloof je zo sterk in de kracht van Doodle?

Ik vind het leuk omdat het nu werkt samen met Microsoft Outlook, het is zoveel makkelijker om even naar Doodle te gaan en te zeggen: ‘Hier is mijn agenda, hier heb ik tijd.’

Sinds we Doodle gebruiken om al onze vergaderingen voor de non-profitorganisatie te coördineren, kan ik je niet vertellen hoeveel beter alles nu gaat. Over het algemeen geldt: als je tien of meer mensen benadert, is de kans groot dat er wel iemand niet reageert. Dat komt door een aantal redenen. Mensen hebben het druk. Soms vergeten ze het gewoon omdat ze meer gefocust zijn op belangrijkere zaken en hun werk. Of ze hebben de e-mail gewoon niet gezien tussen alle rommel in hun inbox. Maar dat kan voor ons en andere non-profitorganisaties een probleem zijn, omdat elke vergadering te maken heeft met een beslissing die genomen moet worden, een initiatief dat gelanceerd moet worden of communicatiemateriaal dat we moeten ontwikkelen om zelfmoordpreventie onder de aandacht te brengen.

Daarom is de mogelijkheid van Doodle om deadlines vaststellen en herinneringen sturen is echt een uitkomst voor ons. Ten eerste kunnen we een vaste deadline instellen waarop iedereen moet aangeven of hij of zij beschikbaar is. Zo ligt de verantwoordelijkheid bij iedereen en niet alleen bij de organisator om de vergadering te boeken. Bovendien kunnen we bijhouden wie er wel en wie er niet op uitnodigingen heeft gereageerd – en ze dan een duwtje in de rug geven met een persoonlijk berichtje. Dat werkt best goed. Het zorgt er ook voor dat belangrijke vergaderingen niet uitgesteld worden en dat we snel verder kunnen met beslissingen en initiatieven die onze gemeenschap raken.

Daar komt nog bij dat de Coalitie draait op vrijwilligers. Dat betekent dat niemand verplicht is om bij vergaderingen aanwezig te zijn, zoals dat wel het geval zou zijn als je een fulltime baan had. Doordat we vergaderingen dus moeiteloos en snel kunnen inplannen, kunnen we de beperkte tijd van onze vrijwilligers optimaal benutten voor het algemeen belang.

Zijn er voorbeelden van hoe Doodle jou en het team heeft geholpen?

Het zijn er eigenlijk best veel. Ik plan wekelijkse vergaderingen in met allerlei verschillende partners, belangengroepen en teams binnen de Coalitie. Bij elk van die vergaderingen zitten al snel tien mensen of meer – iets wat eeuwen zou duren om te organiseren als ik Doodle niet zou gebruiken.

Die tijd kan ik dan besteden aan andere taken. Aan dingen die onze gemeenschap echt helpen, zoals wetenschappelijk onderbouwde trainingen over zelfmoordpreventie of het organiseren van conferenties.

Het helpt ook om een centraal systeem te hebben voor als er nieuwe vrijwilligers bij de Coalitie komen. Ze vragen vaak: ‘Hoe pakken we het plannen van vergaderingen aan?’ Het enige wat ik dan hoef te zeggen is: ‘Gebruik Doodle’.

De voorzitters van onze actieteams kunnen zich concentreren op de inhoud van hun vergaderingen, in plaats van zich zorgen te maken over hoe ze die moeten inplannen.

Dat helpt ons om onze doelen te halen, want elke vergadering die we hebben, is echt heel productief. Iedereen heeft tijd gehad om het benodigde materiaal voor te bereiden, dankzij de tijd die ze hebben bespaard door gebruik te maken van Doodle.

Welk advies zou je geven aan iemand die overweegt een online planningsprogramma te gaan gebruiken?

Als je werk bestaat uit planningsvergaderingen, zoals groepsbijeenkomsten of 1-op-1-gesprekken Met bepaalde teamleden, belanghebbenden of donateurs maakt Doodle het plannen een stuk makkelijker.

Ik heb gemerkt dat dit de eenvoudigste en snelste manier is om vergaderingen in te plannen. Ik denk ook dat je niet mag onderschatten hoe populair en bekend het is. Als mensen een Doodle-link krijgen, weten ze meestal meteen wat het is en reageren ze gewoon. Er zijn geen mensen die me vragen: ‘Wat is dit en hoe gebruik ik het?’

Als je alles bij elkaar optelt wat Doodle voor je kan doen, merk je echt wel hoeveel tijd je bespaart. Ik heb vroeger banen gehad waarbij ik veel meer tijd kwijt was aan het regelen van vergaderingen en bijpraatsessies.

In een organisatie als de onze, waar onze tijd wordt betaald uit belastinggeld, elke minuut die je kunt besparen bij taken zoals het plannen van afspraken, geeft je meer tijd om aan zinvolle projecten voor de gemeenschap te werken. Daar kun je echt het verschil maken.

Als je meer wilt weten over hoe Doodle non-profitorganisaties helpt bij al hun planningsbehoeften, bekijk onze pagina over oplossingen voor non-profitorganisaties.